So halten Sie Ihre Dateien auf Ihrem Mac in einfachen und effektiven Schritten organisiert

Beim Organisieren von Dateien auf Ihrem Mac geht es nicht nur darum, Ordnung zu schaffen. Es ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität und Zeitersparnis. Angesichts der zunehmenden Anzahl von Dateien und Dokumenten, mit denen wir täglich zu tun haben, ist es notwendig, wirksame Methoden zu entwickeln, um diese Daten auf leicht zugängliche Weise zu verwalten. In diesem Artikel führen wir Sie durch eine Reihe praktischer Schritte, die Ihnen dabei helfen, Ihre Dateien reibungslos zu organisieren und gleichzeitig ein System aufrechtzuerhalten, das Ihren täglichen Anforderungen entspricht und die Leistung Ihres Geräts verbessert.

Vom Herunterladen verschiedener Dateien und Ordner bis zum Aufnehmen mehrerer Screenshots kann Ihr Mac schnell unübersichtlich werden, aber das ist nicht das Ende der Welt. Hier sind sechs Tipps zum Organisieren Ihrer Mac-Dateien, sodass Sie leicht darin navigieren können.

1. Verwenden Sie eine konsistente Ordnerstruktur.

Eine der häufigsten Ursachen für Überlastung auf Ihrem Mac besteht darin, Ihre Dateien überall zu speichern. Dies kann die Suche nach einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Ordner nahezu unmöglich machen, was zu Überforderung und Frustration führen kann.

Um dieser Unordnung entgegenzuwirken, verwenden Sie eine konsistente Ordnerstruktur, die Ihnen dabei hilft, Ihre Dateien effizient zu organisieren und zu navigieren. Sie können mit dieser Struktur beginnen, indem Sie Ihre Dateien an besser organisierten Orten speichern, beispielsweise auf Ihrem Desktop, in den Dokumenten- oder Dateiordnern.

Sobald Sie Ihre Dateien an einem bekannten Speicherort auf Ihrem Mac gespeichert haben, beginnen Sie damit, dort Dateien zu erstellen, um herauszufinden, womit die einzelnen Dateien darin verknüpft sind. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, erstellen Sie Ordner innerhalb dieser Ordner, um den Inhalt der einzelnen Dateien weiter zu organisieren.

Wenn Sie beispielsweise Student sind, können Sie einen Ordner für Ihre akademischen Arbeiten erstellen und dann innerhalb dieses Ordners einzelne Ordner für die einzelnen Kurse entwickeln. Darüber hinaus können Sie innerhalb dieser mit Kurstags gekennzeichneten Ordner zusätzliche Ordner erstellen, basierend auf den verschiedenen Themen, die Sie gelernt haben, um diese beim Lernen für eine Prüfung oder beim Heranziehen von Recherchen für eine wissenschaftliche Arbeit leicht zu finden.

Indem Sie Ihren Mac in Ordnern organisieren und eine einheitliche Struktur beibehalten, können Sie verhindern, dass die Navigation umständlich wird, da nicht zueinander passende, an verschiedenen Orten verstreute Dateien es schwierig machen können, das zu finden, was Sie brauchen.

2. Benennen Sie Dateien um, um spezifischer zu sein.

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner auf Ihren Mac herunterladen, wird diese/r häufig mit einem unklaren Namen importiert. Dieser Name kann aus verschiedenen Buchstaben und Zahlen bestehen, die zwischen zufälligen Wörtern zusammengefügt sind, die nichts mit dem Inhalt der Datei zu tun haben.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, den heruntergeladenen Inhalten gleich einen bestimmten Namen zu geben, der den Inhalt explizit beschreibt, damit Sie sie später leicht finden können. Dadurch wird auch die Möglichkeit ausgeschlossen, dass Ihr Mac von Hunderten in der Finder-App herumschwirrenden Dateien vom Typ „unbenannter Ordner“ geplagt wird.

Wenn Sie auf Ihrem Mac mehrere Dateien gespeichert haben und diese über ungefilterte Titel verfügen, können Sie eine Gruppe davon auf einmal umbenennen. Dadurch können Ordner schneller ausgewählt und benannt werden, ohne dass Zeit mit dem Wechseln von einer Datei zur anderen verschwendet wird.

Um eine Gruppe von Dateien umzubenennen, wählen Sie alle Dateien aus, die Sie umbenennen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken Sie dann im angezeigten Menü auf „Umbenennen“. Von dort aus können Sie Text hinzufügen, Text ersetzen oder die Überschriften nach Wunsch formatieren.

Allerdings ist mit dieser Methode keine so präzise Umbenennung der einzelnen Dateien möglich, als wenn Sie sie einzeln umbenennen möchten. Stattdessen können Sie sie eleganter organisieren, indem Sie jeder Gruppe einen bestimmten Namen geben und dann in chronologischer Reihenfolge nach jeder Gruppe eine Nummer hinzufügen.

Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie viele Fotos aus dem Urlaub oder von einem Reiseziel haben. Der Titel der Sammlung kann auf dem spezifischen Ort basieren, an dem die Fotos aufgenommen wurden, und die Fotos können in chronologischer Reihenfolge nach Nummern unterteilt werden.

3. Automatisieren Sie Ihre Organisation mit intelligenten Ordnern

Ein intelligenter Ordner ist ein „Live“-Ordner, der automatisch aktualisiert wird, wenn eine neue Datei den für ihn definierten Regeln entspricht. Das manuelle Organisieren von Dateien in separaten Ordnern anhand bestimmter Kriterien wie Dateityp, Erstellungsdatum oder Schlüsselwörtern entfällt.

Um einen intelligenten Ordner zu erstellen, öffnen Sie die Finder-App, wählen Sie den Ordner aus, aus dem Sie einen Ordner erstellen möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Option „Datei“ und wählen Sie dann „Neuer intelligenter Ordner“. Ein neues Menü wird angezeigt und Sie können anpassen, wie alles im Ordner organisiert werden soll.

Mit intelligenten Ordnern können Sie Fotos, Dokumente und andere Materialien aus einem bestimmten Ordner oder Ihrem gesamten Gerät aufteilen und organisieren. Es empfiehlt sich jedoch möglicherweise, die Dateien in einem bestimmten Ordner zu gruppieren, um andere Ordner, die Sie bereits organisiert haben, nicht zu überladen.

Sobald die Dateien ausgewählt und getrennt sind, werden sie aus dem ursprünglichen Ordner entfernt und im neuen Ordner abgelegt. Wenn Sie einen vorhandenen intelligenten Ordner ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Suchkriterien anzeigen“.

4. Werden Sie ein Freund der Finder-Tags

Wenn Sie mit der Finder-App noch nicht vertraut sind oder nicht alle Details beachten, sind Sie möglicherweise mit Tags nicht vertraut. Außerdem haben Sie sich vielleicht gefragt, was diese farbigen Punkte unten in der Seitenleiste sind, haben aber noch nicht nachgeschaut. Diese farbigen Punkte sind Markierungen, ähnlich wie Hashtags, mit denen Sie bestimmte Ordner und Dateien für jede Farbe einer benutzerdefinierten Kategorie zuordnen können.

Um einer Datei oder einem Ordner ein bestimmtes Tag hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie das Tag aus, mit dem Sie es verknüpfen möchten. Wenn Sie dann auf die farbige Markierung in der Seitenleiste klicken, wird sie angezeigt. Um ein Tag zu entfernen, wiederholen Sie dieselben Schritte, klicken Sie jedoch auf das Tag, dem es aktuell zugewiesen ist.

Tags eignen sich hervorragend zum schnellen Auffinden bestimmter Ordner und Dateien an mehreren Standorten. Sie können beispielsweise ein Tag mit dem Namen „Derzeit lernen“ erstellen und jeden Ordner mit dem Thema taggen, das Sie in jedem Kurs lernen. Dadurch wird der Zugriff auf Ordner über das Tag schneller, als wenn Sie mehrere Ordner durchsuchen müssen, um sie zu finden.

Beim Erstellen von Tags können Sie diese namenlos lassen und nur anhand ihrer Farbe identifizieren oder Sie können sie weiter anpassen, indem Sie ihnen benutzerdefinierte Namen geben und eine zugehörige Farbe auswählen. Sie können zwischen den Farben Rot, Blau, Orange, Gelb, Grün, Violett und Grau wählen oder keine Farbe zuordnen. Wenn ein Name vorhanden ist, bleibt neben dem Namen ein leerer Kreis.

Leider sind dies die einzigen Farben, aus denen Sie auswählen können, da es weder ein Farbrad noch eine Pipette gibt, um eine Farbe aus einem bestimmten Bereich zu extrahieren.

5. Räumen Sie Ihren Desktop mit Desktop-Sammlungen auf.

Der Desktop, ein beliebter Speicherort für Dateien, Screenshots und Ordner, kann schnell unübersichtlich werden, wenn er nicht richtig verwaltet wird. Zwar können Sie dort Ihr individuelles Hintergrundbild anzeigen, es kann jedoch auch zu einem Friedhof für alle möglichen Dateien werden, die Sie dort gespeichert haben.

Um dieses Problem zu lösen, versuchen Sie es mit Desktop Stacks. Mit dieser Funktion können Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch schaffen, indem Ihr Mac alle Ihre Dateien automatisch nach Datum, Tag-Zugehörigkeit oder Dokumenttyp organisiert.

Um Desktop-Stapel zu aktivieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop, wählen Sie im Menü „Ansicht“ und dann „Stapel verwenden“. Wenn Sie für eine schnellere Aktion eine Tastenkombination verwenden möchten, drücken Sie gleichzeitig Strg+Befehl+0.

Desktop-Stapel organisieren Dateien auf Ihrem Desktop nach grundlegenden Spezifikationen. Wenn Sie mit der anfänglichen Zusammenstellung nicht zufrieden sind, können Sie sie ändern, indem Sie auf den Desktop klicken, in der Symbolleiste „Ansicht“ auswählen und dann „Pakete gruppieren nach“.

Sobald Ihre Dateien gestapelt sind, können Sie auf die Desktopgruppe klicken, die erweitert wird, um den gesamten Inhalt anzuzeigen. Um sie zu schließen, klicken Sie auf den Pfeil oben in der Desktopgruppe. Die Gruppe wird dann neu gruppiert.

6. Den Download-Ordner-Workflow meistern

Wenn Sie auf Ihrem Mac etwas herunterladen, landet der Inhalt im Download-Bereich des Finders. Doch genau wie auf dem Desktop kann dieser Bereich schnell unübersichtlich und chaotisch werden.

Durch das Verschieben jeder heruntergeladenen Datei in den entsprechenden Ordner können Sie Ihren Download-Ordner am besten organisieren und die Navigation beim Importieren zukünftiger Dateien und Ordner auf Ihren Mac vereinfachen.

Bevor Sie eine Datei oder einen Ordner aus dem Ordner „Downloads“ verschieben, benennen Sie ihn außerdem entsprechend seinem Inhalt. Dadurch müssen Sie dies in Zukunft nicht mehr tun und es ist später leichter zu finden.

Wenn Sie einen stärker automatisierten Weg suchen, können Sie in der Automator-App auf Ihrem Mac einen Workflow einrichten. In der App können Sie einen Workflow einrichten, der die auf Ihren Mac heruntergeladenen Dateien automatisch anhand vordefinierter Kriterien in einen Ordner sortiert.

Dieser Workflow kann manuell ausgeführt werden oder immer dann, wenn dem Download-Ordner eine neue Datei hinzugefügt wird. Darüber hinaus können Sie in Ihren Browsereinstellungen festlegen, wo bestimmte Dateitypen nach dem Herunterladen gespeichert werden.

Das Organisieren des Download-Ordners Ihres Mac ist immer hilfreich, egal, welche Methode Sie wählen. Es vereinfacht die Ordnersuche und kann durch die einfache Identifizierung doppelter Dateien sogar Speicherplatz auf Ihrem Computer freigeben.

Auf jedem Mac sammeln sich zufällige Dateien und Ordner an, aber diese Vorschläge können Ihnen dabei helfen, eine erstklassige Organisation zu erreichen. Verabschieden Sie sich von der Zeit, in der Sie Dateien suchen müssen. Begrüßen Sie die Zeit, in der Sie sie mit nur wenigen Klicks finden können.

Egal, ob Sie einen neuen Mac haben oder schon seit einiger Zeit denselben, es ist nie zu früh, sich zu organisieren. Sobald Sie dies tun, werden Sie das Gefühl haben, einen neuen Computer gekauft zu haben.