Wann ist die Konvertierung eines Word-Dokuments in PDF die beste Option?

Das Teilen von Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil jedes professionellen Kommunikationsprozesses, doch beim Senden stellt sich häufig die Frage nach dem besten Dateiformat. Obwohl Microsoft Word die beliebteste Wahl für die Textbearbeitung ist, bietet PDF Vorteile, die es in vielen Situationen zur intelligenteren Wahl machen. Von der Beibehaltung der Formatierung bis hin zur geräteübergreifenden Kompatibilität geht es bei der Konvertierung von Dokumenten ins PDF-Format nicht nur um die Form, sondern auch darum, sicherzustellen, dass der Inhalt intakt und ohne Änderungen oder Störungen ankommt.

Wenn ich ein Microsoft Word-Dokument fertigstelle und es an andere senden möchte, speichere ich es häufig im Portable Document Format (kurz PDF). Durch diesen Schritt wird eine konsistente, archivierte Kopie aller Dokumente erstellt, wodurch die Möglichkeit späterer Probleme verringert wird.

Rat
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Word-Dokument als PDF zu speichern. Drücken Sie zunächst F12, um das Dialogfeld „Speichern unter“ zu öffnen, und wählen Sie im Feld „Dateityp“ die Option „PDF“ aus. Oder drücken Sie Strg+P, um die Druckoptionen zu öffnen, und ändern Sie dann den Drucker auf „Microsoft Print to PDF“ (oder eine ähnliche Option).

1. Gespeichertes Format

Der Hauptgrund, warum ich Word-Dokumente lieber als PDF speichere und versende, besteht darin, sicherzustellen, dass Schriftarten, Bilder, Tabellen und das Gesamtlayout erhalten bleiben. Dies liegt daran, dass als PDF gespeicherte Word-Dokumente in ein Dateiformat mit festem Layout konvertiert werden, was bedeutet, dass sie die genaue Position aller Elemente auf der Seite angeben und speichern.

Angenommen, Sie haben ein Word-Dokument und möchten es per E-Mail an eine andere Person senden. Der Empfänger verfügt möglicherweise auch über Microsoft Word, aber das bedeutet nicht, dass er genau das sieht, was Sie erstellt haben, auf seinem Bildschirm, insbesondere wenn er eine ältere Version des Programms oder eine mit weniger Funktionen und Tools verwendet. Andererseits erhöht das Speichern und Senden des Dokuments als PDF die Wahrscheinlichkeit, dass die Formatierung beim Übertragen von Ihrem Gerät auf sein Gerät gleich bleibt.

Wenn Sie außerdem ein Word-Dokument senden, das eine importierte Schriftart oder einen Schrifttyp enthält, der nur für Microsoft 365-Abonnenten verfügbar ist, wird der Text durch eine Ersatzschriftart ersetzt, wenn auf dem System des Abonnenten nicht dieselbe Schriftart vorhanden ist. Da PDF-Dateien jedoch dazu neigen, die bei der Dokumenterstellung verwendeten Schriftarten einzubetten, bleiben diese unabhängig von den Einstellungen des Empfängers gleich.

ملاحظة
Bitte beachten Sie, dass das Einbetten komplexer oder großer Schriftarten in ein PDF die Dateigröße erheblich erhöhen kann.

2. Breiter Konsens

Bis Juli 2008 war PDF Eigentum von Adobe und wurde von Adobe kontrolliert. Dies bedeutete, dass Benutzer beim Öffnen der Datei möglicherweise auf Softwareeinschränkungen oder Kompatibilitätsprobleme stießen. Seitdem hat sich dieses Format jedoch zu einem offenen Standard entwickelt, was bedeutet, dass jeder PDF-Dateien auf fast jedem Gerät lesen kann, von Laptops und Desktop-Computern bis hin zu Smartphones und Tablets. Tatsächlich verfügen die meisten modernen Geräte über kostenlose integrierte PDF-Reader.

Die Zeiten, in denen ich auf meine E-Mails genervt mit der Bitte um ein Word-Dokument in einem anderen Format antworten musste, sind vorbei. Das Wichtigste in unserer schnelllebigen Welt ist, dass Benutzer das Word-Dokument, das Sie ihnen im PDF-Format gesendet haben, unterwegs anzeigen können, ohne sich mit der Navigation durch die komplizierte Benutzeroberfläche der mobilen Microsoft Word-App herumschlagen zu müssen.

Mein ultimativer Test zur Feststellung der Kompatibilität eines Programms besteht darin, meinen Vater – möge Gott ihm gnädig sein – damit interagieren zu lassen. Als ich ihm ein Microsoft Word-Dokument schickte, hatte er Schwierigkeiten, es zu öffnen, fand die Benutzeroberfläche komplex und nahm unbeabsichtigte Änderungen daran vor. Als ich ihm eine PDF-Datei schickte, konnte er sie problemlos auf seinem Tablet und Telefon öffnen, darin blättern und hineinzoomen, ohne dass es zu Problemen kam, und nahm keine unbeabsichtigten Änderungen am Inhalt vor. Wir können also mit Sicherheit sagen, dass PDF-Dateien diesen Kompatibilitätstest bestehen.

3. Gesperrte Inhalte

Obwohl einige Programme das Bearbeiten von PDF-Dateien ermöglichen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Inhalt bearbeitet wird, beim Senden eines Dokuments in diesem Format geringer als bei einem Word-Dokument. Darüber hinaus bleiben bei Änderungen an einer PDF-Datei häufig Spuren der Bearbeitung zurück – beispielsweise das Änderungsdatum in den Metadaten. So kann ich feststellen, ob andere Änderungen an der Originaldatei vorgenommen haben.

Aus diesem Grund eignen sich PDF-Dateien zum Versenden offizieller oder vertraulicher Dokumente wie Verträge oder Briefe, insbesondere wenn keine zusätzlichen Änderungen durch den Empfänger erforderlich sind. PDF-Dateien können außerdem mit einem Passwort gesichert werden und einige PDF-Editoren bieten die Möglichkeit, die Bearbeitungsberechtigungen einzuschränken.

4. Kleinere Dateigröße

PDF-Dateien sind für die Anzeige und den Druck optimiert, d. h. sie entfernen sämtliche Dokumentformatierungsdaten wie Tabellenstrukturen und Absatzeinstellungen, behalten aber gleichzeitig ihr Erscheinungsbild bei. Diese Dateien verwenden häufig Vektorgrafiken für Bilder und kodieren Text effizient mithilfe eingebetteter Schriftarten, wodurch die Dateigröße im Vergleich zu Dateien, die als Microsoft Word-Dateien gespeichert und gesendet werden, weiter reduziert wird.

Wenn Sie ein Word-Dokument als PDF-Datei speichern, können Sie durch Drücken von F12 und Auswählen von „PDF“ im Feld „Speichertyp“ eine PDF-Datei mit der Mindestgröße erstellen.

Durch diesen zusätzlichen Schritt vor dem Klicken auf „Speichern“ wird die Dateigröße reduziert, sodass das Hochladen als E-Mail-Anhang weniger Zeit in Anspruch nimmt. Außerdem kann ich bei Bedarf weitere Dateien an meine E-Mail anhängen und der E-Mail-Empfänger profitiert von schnelleren Download-Geschwindigkeiten und weniger Speicherplatz auf seinem Gerät. Bedenken Sie jedoch, dass die Erstellung einer kleinen PDF-Datei die Qualität des Inhalts leicht reduziert, obwohl dieser Unterschied normalerweise kaum wahrnehmbar ist.

Sie können nicht nur Kompatibilität, Integration und Konsistenz sicherstellen, indem Sie Microsoft Word-Dokumente als PDF speichern und senden, sondern dasselbe auch mit OneNote-Notizen, Excel-Tabellen, Outlook-E-Mails und PowerPoint-Folien tun.

Das Konvertieren von Word-Dokumenten in PDF ist nicht nur eine Formalität; Es handelt sich um eine strategische Entscheidung, die die Formatierung beibehält, unerwünschte Änderungen verhindert und eine breite Kompatibilität zwischen Geräten und Plattformen gewährleistet. Wenn Sie ein professionelles, klares Dokument liefern möchten, gibt Ihnen PDF die nötige Sicherheit. Egal, ob Sie einen Lebenslauf, einen formellen Bericht oder ein druckbares Formular senden, das stabile, sichere Format PDF macht es in vielen Situationen zur idealen Wahl.