Beste Möglichkeiten, E-Mails in Outlook für maximale Effektivität zu planen

Das Planen von E-Mails in Outlook ist nicht nur eine Funktion, sondern ein strategisches Tool, das Ihre Produktivität steigert. Wenn Sie Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt senden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zielgruppe dann erreichen, wenn sie am meisten zur Interaktion bereit ist. Durch die Organisation Ihrer Nachrichten können Sie den Zeitdruck reduzieren und die Chancen einer positiven Interaktion mit Ihren E-Mail-Empfängern erhöhen. Unabhängig davon, ob Sie in einer Büroumgebung arbeiten oder ein eigenes Unternehmen führen, werden Sie feststellen, dass die Planung von Nachrichten Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft.

Heutzutage drücke ich selten auf die Schaltfläche „Senden“, nachdem ich E-Mails in Outlook geschrieben habe. Mir ist klar geworden, dass das Verzögern oder Planen von E-Mails mir hilft, potenzielle Sendefehler zu vermeiden, sobald ich mit dem Schreiben fertig bin, und das neue Outlook für Windows vereinfacht diesen Vorgang.

Wenn ich eine E-Mail im klassischen Outlook planen wollte, musste ich ein zusätzliches Fenster öffnen und einem langen Prozess folgen. Das neue Outlook hat jedoch den Ansatz von Gmail übernommen und der Schaltfläche „Senden“ ein vereinfachtes Dropdown-Menü hinzugefügt. Ab diesem Zeitpunkt kann ich ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit für den Versand meiner E-Mail auswählen.

Dies war ein wichtiges Upgrade in Outlook angesichts der vielen Vorteile, die die Verzögerung der Zustellung von E-Mails an die Posteingänge der Empfänger mit sich bringt.

1. Geplante E-Mails bedeuten geplante Antworten

Ich habe festgestellt, dass die Planung ausgehender E-Mails jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit mir geholfen hat, mein Arbeitspensum effektiver zu bewältigen.

Erwägen Sie die Alternative, E-Mails zeitweise zu versenden. Ich weiß, dass ich in diesem Szenario wahrscheinlich im Laufe des Arbeitstages Antworten erhalten werde. Das bedeutet, dass ich ständig durch Benachrichtigungen abgelenkt werde und keine produktive Dynamik aufbauen kann.

Wenn ich andererseits beispielsweise alle meine E-Mails auf 2:3 Uhr plane, kann ich mir die Zeit zwischen 4:XNUMX und XNUMX:XNUMX Uhr als Zeitfenster für die Bearbeitung etwaiger Antworten nehmen.

2. Bestimmte Zeiten können am Arbeitsplatz effektiver sein

Der effektivste Zeitpunkt für den Versand interner E-Mails hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem davon, wie Ihr Unternehmen im Alltag abläuft. Mit der Zeit ist mir aufgefallen, dass mein Posteingang zu bestimmten Zeitpunkten des Tages überfüllter ist und an anderen Stellen an meinem Arbeitsplatz eher ähnliche Muster zu beobachten sind.

Also versuche ich, dies zu meinem Vorteil zu nutzen. Wenn ich zum Beispiel den Versand einer E-Mail an einem Freitag um 5 Uhr plane, wird sie wahrscheinlich unter vielen anderen E-Mails vergraben, wenn mein Kollege am Montagmorgen seinen Posteingang öffnet. Einige Studien haben ergeben, dass E-Mails, die für Donnerstagmorgen geplant sind, die beste Öffnungsrate aufweisen, da die Leute möglicherweise erwägen, ihre Posteingänge vor Ende der Woche zu leeren. Es gibt auch ein Argument dafür, E-Mails mitten am Tag einzuplanen, da die Leute ihre E-Mails oft checken, wenn sie aus der Mittagspause zurückkommen.

Kurz gesagt: Wenn ich E-Mails plane, denke ich darüber nach, ihre Wirkung zu verbessern. Wenn ich auf „Senden“ klicke, ohne über den Zeitpunkt nachzudenken, verliert meine Nachricht möglicherweise an Wirksamkeit und ich muss möglicherweise länger warten, bis ihr Inhalt bestätigt wird.

3. Ich respektiere meine Kollegen

Ich beschäftige mich oft abends mit meinen E-Mails, da meine regulären Arbeitszeiten manchmal mit wichtigeren Aufgaben überfüllt sind. Allerdings arbeiten nicht alle gleich und ich kann nicht erwarten, dass meine Kollegen in ihrer Freizeit meine E-Mails sehen. Aus diesem Grund plane ich E-Mails, die ich spät in der Nacht verfasse, so ein, dass sie am Vormittag des nächsten Tages versendet werden.

Wenn die E-Mail, die ich versende, außerdem schlechte Nachrichten oder strenge Worte enthält, möchte ich nicht, dass der Abend und die Nacht meines Kollegen durch arbeitsbezogene Angelegenheiten beeinträchtigt wird. Tatsächlich gibt es genügend arbeitsbedingte Stressfaktoren, ohne dass eine unangemessene E-Mail die Belastung erhöht.

4. Meine Kollegen respektieren mich

Ebenso möchte ich nicht, dass meine Kollegen erfahren, dass ich um 10 Uhr auf meine E-Mails antworte (hoffentlich lesen sie diesen Artikel nicht!), da sie meine Antwort möglicherweise außerhalb meiner Arbeitszeit erwarten. Indem ich meine Antworten auf den nächsten Tag verschiebe, gewinne ich wieder etwas Kontrolle über meine Zeit und lasse meine Kollegen so aussehen, als wäre ich der absolute XNUMX-to-XNUMX-Typ! Dadurch respektieren sie meine Arbeitszeiten und wissen, dass sie erst am nächsten Tag eine Antwort erhalten, wenn sie mir abends eine E-Mail schicken.

5. Es ist Zeit, Ihre Meinung neu zu formulieren oder zu ändern

Das haben wir alle schon einmal erlebt: müde, wütend oder frustriert formulieren wir eine scharf formulierte Antwort an unseren Chef, der gerade eine unangemessene Frist für eine große Aufgabe gesetzt hat. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, E-Mails hinauszuzögern, könnten Sie Ihren Job retten! In diesen Situationen stellte ich fest, dass ich durch die Planung des E-Mail-Versands am nächsten Tag Zeit hatte, mich zu beruhigen und meinen Ton zu überdenken.

Ebenso bedeutet die Planung von E-Mails, dass Sie sie im Voraus entwerfen und planen können. Beispielsweise könnte nächste Woche ein Meeting stattfinden und Sie möchten eine Tagesordnung zusammenstellen, die Sie am Tag des Meetings um 9 Uhr im Voraus an Ihre Kollegen senden, um Ihren Arbeitsablauf zu verwalten. In der Zwischenzeit können sich die Dinge ändern. Sie können also zu Ihrer E-Mail-Adresse zurückkehren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Vor allem eine übereilte Antwort auf eine E-Mail kann unüberlegt wirken. Ich würde zumindest den Eindruck erwecken, dass ich der E-Mail genügend Zeit gegeben habe und dachte, dass es sich lohnt.

So bearbeiten, senden oder stornieren Sie eine geplante E-Mail

Geplante E-Mails befinden sich in Ihrem Ordner „Entwürfe“. Sie müssen also sofort dorthin gehen, um eine geplante E-Mail zu bearbeiten, zu senden oder abzubrechen.

Um die E-Mail zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende E-Mail in den Entwürfen aus, klicken Sie auf das Stiftsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „E-Mail bearbeiten.“

Sie können das gleiche Dropdown-Menü auch verwenden, um die E-Mail durch Klicken sofort zu versenden „Jetzt senden.“

Um eine E-Mail abzubrechen, bewegen Sie bei geöffnetem Ordner „Entwürfe“ den Mauszeiger über die entsprechende E-Mail und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.

Dinge, die Sie beachten sollten

Obwohl das Planen von E-Mails viele Vorteile hat, gibt es einige wichtige Dinge, die ich immer im Hinterkopf habe.

• Eine sofortige Übermittlung kann erforderlich sein: Manchmal ist eine sofortige Übermittlung oder Reaktion notwendig oder effektiver.
• Überprüfen Sie sorgfältig Datum und Uhrzeit des Zeitplans: Es kann leicht passieren, dass man aus Versehen das falsche Datum oder die falsche Uhrzeit auswählt, deshalb lege ich großen Wert darauf, das richtig hinzubekommen.
• Denken Sie an Zeitreisen: kann bedeuten „Morgen„Etwas ist beim Versenden der E-Mail anders als das, was sie beim Schreiben bedeutete. Ebenso möchte niemand um 3 Uhr eine E-Mail erhalten, die mit „Guten Morgen“ beginnt.
• Zeitplanzeit ändern: Wenn Sie E-Mails so planen, dass sie jeden Tag zur gleichen Zeit versendet werden, können sie vorhersehbar und damit weniger effektiv werden.

Das neue Outlook ermöglicht Ihnen nicht nur die einfache Planung von E-Mails, sondern verfügt auch über weitere großartige Funktionen. Damit können Sie E-Mails in Ihrem Posteingang „auf Eis legen“, um sie später zu bearbeiten, und Ihre E-Mail-Ordner „leeren“, um sie zu organisieren.