Tools, die Ihnen die Arbeit in Microsoft PowerPoint erleichtern, um professionelle Ergebnisse zu erzielen

Microsoft PowerPoint enthält viele Tools, die den Zugriff auf allgemeine Optionen erleichtern und die Arbeitseffizienz beim Entwerfen von Präsentationen verbessern. Diese Tools helfen Ihnen nicht nur, sich wiederholende Prozesse zu beschleunigen, sondern machen Ihre Präsentation auch attraktiver und professioneller. Durch das Erkunden dieser Tools und das Anpassen der Schnellzugriffsleiste können Sie Zeit sparen und eine bessere Kontrolle über Ihr Foliendesign erhalten.

PowerPoint bietet viele Tools zur Perfektionierung Ihrer Präsentation, von Animationen und Übergängen bis hin zu Formen und Textfeldern. Allerdings kann die Suche nach dem richtigen Tool in einer so großen Auswahl Ihren Arbeitsablauf erheblich verlangsamen. Daher ist die Verwendung der Quick Access Toolbar (QAT) des Programms die Lösung.

In anderen Microsoft-Programmen können Sie Makros erstellen, um mühsame Aufgaben zu automatisieren. Wenn Sie jedoch nicht wissen, wie man Visual Basic für Applikationen (VBA) erstellt, ist dies in PowerPoint keine Option. Auf der anderen Seite trägt die Verwendung von PowerPoint-Tastaturkürzeln zwar erheblich zur Steigerung Ihrer Effizienz bei, das Erlernen aller Tastenkombinationen ist jedoch so gut wie unmöglich.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine Gruppe von Symbolen, die sich während der Arbeit oben auf Ihrem Bildschirm befinden und die Sie anpassen können, um die von Ihnen am häufigsten verwendeten Tools einzuschließen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen Befehle, die ich seit meiner Zeit als Klassenlehrer immer in meiner Symbolleiste für den Schnellzugriff hatte, und ich erkläre, warum diese Befehle die besten sind.

ملاحظة
Ab November 2024 wird QAT nur noch in der PowerPoint-Desktop-App verfügbar sein, nicht mehr in PowerPoint für das Web.

Aktivieren und passen Sie QAT an

QAT befindet sich in der oberen linken Ecke des PowerPoint-Fensters. Wenn Sie nur das PowerPoint-Logo und den Dateinamen sehen, haben Sie QAT nicht aktiviert.

Um dies zu beheben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil auf der rechten Seite einer geöffneten Registerkarte und klicken Sie auf „Symbolleiste für den Schnellzugriff anzeigen.“

Anschließend wird QAT neben dem PowerPoint-Logo mit einigen Schaltflächen – etwa „Speichern“, „Rückgängig“, „Wiederherstellen“, „Von Anfang an beginnen“ und „Automatisch speichern“ – als Standardoptionen angezeigt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das, was Sie hier sehen, anzupassen. Um eine Schaltfläche aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Symbol und klicken Sie dann auf „Aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen.“

Um eine Schaltfläche hinzuzufügen, klicken Sie auf den AbwärtspfeilPassen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“, wählen Sie eine der in dieser Liste verfügbaren Optionen aus oder klicken Sie auf „Mehr Befehle“, um weitere Aktionen anzuzeigen, die Sie hinzufügen können.

wenn du wählst „Mehr Bestellungen“, im Optionsfenster Steckdose, Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil „Befehle auswählen aus“, um nach einem Werkzeug nach Kategorie zu suchen oder alle verfügbaren Befehle anzuzeigen. Nachdem Sie den Befehl gefunden und ausgewählt haben, der in QAT angezeigt werden soll, klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Sie werden es als nächstes sehen QAT Basierend auf Ihren Entscheidungen aktualisiert.

ملاحظة
Nicht alle Tools können einzeln hinzugefügt werden. Beispielsweise können Sie in PowerPoint bestimmte Animationen nicht hinzufügen. Wenn Sie alternativ mit der rechten Maustaste auf eine Animation klicken, um sie zu QAT hinzuzufügen, wird die gesamte Liste der Animationen hinzugefügt.

Hier sind die Tools, die ich zu QAT hinzugefügt habe, und warum.

Textfelder

Im Gegensatz zu Microsoft Word, wo Sie direkt auf der Seite tippen können, müssen Sie in PowerPoint jedes Mal, wenn Sie Text hinzufügen müssen, ein Textfeld verwenden. Wenn Sie Strg+M drücken, um eine neue Folie hinzuzufügen, werden temporäre Textfelder angezeigt, in die Sie geschriebenen Inhalt hinzufügen können. Allerdings muss ich oft zusätzliche Textfelder hinzufügen, in denen ich weitere Informationen oder Randnotizen hinzufügen kann. Aus diesem Grund haben wir QAT das Textfeld-Tool hinzugefügt.

 

Allgemeine Punkte

Viele Menschen machen den Fehler, lange Absätze mit viel Text in ihre PowerPoint-Präsentationen einzubauen. Tatsächlich sind kurze Listen mit Aufzählungszeichen eine der besten Möglichkeiten, Informationen zu präsentieren. Fast jede Folie in jeder Präsentation, die ich erstellt habe, enthält gepunkteten Text, daher ist dies ein weiteres wichtiges Werkzeug, das ich in meine QAT einbeziehe.

Spezialpaste

Ein weiteres nützliches Tool, das zu QAT hinzugefügt werden kann, ist Paste Special. Ich neige dazu, dieses unterschätzte Tool zu verwenden, wenn ich Text aus einer anderen Quelle oder Folie einfüge. Beispielsweise könnten Sie ein berühmtes Zitat von einer Website oder einen Text, den Sie bereits geschrieben haben, auf eine andere Folie kopiert haben. Wenn Sie dies jedoch mit der bekannten Tastenkombination Strg+V in ein Textfeld einfügen, bleibt die Quellformatierung erhalten. Um diese Formatierung zu entfernen, platziere ich den Cursor an der Stelle, an der der Text eingefügt werden soll, klicke in QAT auf das Symbol „Inhalte einfügen“ und wähle dann „Unformatierter Text“. Wenn Sie Text einfügen, wird die Formatierung übernommen, die Sie bereits auf das Textfeld angewendet haben.

Bild hinzufügen

Eine PowerPoint-Präsentation ist keine echte Präsentation ohne Bilder. Tatsächlich geben Bilder den Ton für Ihre Diashow vor, fügen visuelle Hilfsmittel zur Unterstützung des Textes hinzu und helfen Ihnen, die Monotonie von Folien mit viel Text zu durchbrechen. Solange Sie Ihr Publikum nicht mit zu vielen Bildern überfordern, sind sie wertvolle Elemente einer PowerPoint-Präsentation. Wenn ich in QAT auf das Symbol „Bilder einfügen“ klicke, bietet mir PowerPoint die Möglichkeit, ein Bild von meinem Gerät, der Microsoft Gallery oder einer Online-Quelle hinzuzufügen.

Mittenausrichtung und Mittenausrichtung

Nachdem Sie Ihre Bilder nun über QAT hinzugefügt haben, können Sie PowerPoint zwingen, sie in der Mitte der Folie (mit anderen Worten auf halber Strecke zwischen oben und unten) oder in der Mitte der Folie (mit anderen Worten auf halber Strecke) auszurichten zwischen dem linken und rechten Rand). Sie können diese Werkzeuge auch für andere Objekte in Ihrer Präsentation verwenden, beispielsweise für Textfelder. Durch die Verwendung von „Center-Align“ und „Center-Alignment“ müssen Sie keine Objekte anklicken und an ihre Mittelposition ziehen, was bedeutet, dass das Anordnen Ihres Folienlayouts viel weniger Zeit in Anspruch nimmt.

In den Vordergrund rücken

Wenn Sie eine überfüllte Folie mit vielen überlappenden Objekten haben, müssen Sie möglicherweise schnell ein wichtiges Textfeld oder Bild in den Vordergrund bringen. Mit der Schaltfläche „In den Vordergrund bringen“ können Sie dies mit einem einzigen Klick tun, anstatt den alternativen Prozess des Auswählens, Ausschneidens und Einfügens des betreffenden Elements durchzuführen.

Gruppieren von Objekten

Um mit dem Thema des Ausrichtens und Verschiebens von Objekten auf Folien fortzufahren, verwende ich häufig das Objektgruppierungstool, um PowerPoint mitzuteilen, dass zwei oder mehr Objekte miteinander in Beziehung stehen. Im Screenshot unten habe ich eine Folie mit einem Grundriss, aber jetzt muss ich sowohl die Tische als auch alle Stühle zusammen verschieben und ihre Größe ändern. Anstatt sie einzeln zu bearbeiten, kann ich sie zunächst einzeln auswählen, während ich die Strg-Taste gedrückt halte, oder mit dem Auswahlcursor alle Objekte auf einmal auswählen. Als Nächstes klicke ich in meinem QAT auf „Objekte gruppieren“, wodurch sie von einzelnen Formen in eine Gruppenform umgewandelt werden. Anschließend kann ich den Grundriss verschieben und seine Größe ändern, während die relative Position der Objekte erhalten bleibt. Ich kann sogar alle diese Objekte zusammen verschieben, wenn ich möchte.

Rat
Doppelklicken Sie auf eine Form innerhalb einer Gruppe von Objekten, um einzelne Änderungen an diesem Objekt vorzunehmen.

Schiebemodell

Wenn Sie die Folienvorlage noch nicht verwendet haben, ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Es handelt sich um eine der verschiedenen Anzeigeoptionen in PowerPoint, mit der Sie umfangreiche Änderungen am Format Ihrer Präsentation vornehmen können. Sie können beispielsweise jeder Folie ein Logo hinzufügen, alle Schriftarten ändern oder Effekte hinzufügen, in der Gewissheit, dass sie jeder Folie mit demselben Design hinzugefügt werden. Alternativ können Sie entweder isolierte Änderungen an Folien vornehmen oder Elemente von einer Folie auf eine andere kopieren und einfügen. Allerdings setzt sich das Folienmodell durch, da es zur Konsistenz beiträgt und Zeit spart. Dies ist eines der am häufigsten verwendeten QAT-Symbole.

Die Verwendung von QAT in PowerPoint ist eine sichere Möglichkeit, Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen, dank nützlicher Tools, die jederzeit zur Auswahl bereitstehen. Es macht jedoch keinen Sinn, Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen, wenn die Datei selbst langsam ist. Nehmen Sie sich also einen Moment Zeit, um Ihre PowerPoint-Präsentation zu optimieren.