Trotz der weit verbreiteten Verwendung von PDFs für den Dokumentenaustausch haben viele Nutzer das Gefühl, dass dieses Format den Anforderungen an Geschwindigkeit, Interaktivität und Benutzerfreundlichkeit nicht mehr gerecht wird. Probleme wie langsames Browsen, schwierige Bearbeitung, mangelnde Mobilkompatibilität und mangelnde Interaktivität haben viele dazu veranlasst, nach flexibleren und praktischeren Alternativen zu suchen. Die Auswahl reicht von modernen Formaten wie HTML und Markdown bis hin zu bekannten Formaten wie DOCX und EPUB – jedes mit seinen eigenen Besonderheiten. In diesem Artikel stellen wir die besten Alternativen zu PDFs vor und vergleichen sie, um Ihnen die Auswahl der für Ihren täglichen Bedarf am besten geeigneten Alternative zu erleichtern.
Egal, wer Sie sind oder was Ihr Job mit sich bringt, Sie werden wahrscheinlich von Zeit zu Zeit auf PDF-Dateien stoßen. Dieser Dateityp ist veraltet und verursacht zahlreiche Probleme auf modernen Bildschirmen, zeigt jedoch keine Anzeichen einer Verlangsamung.
Ich denke, die Notwendigkeit, PDF-Dateien loszuwerden, wird immer deutlicher, aber wodurch genau werden wir sie ersetzen?
Digitale Dokumente: Zombies sterben nicht
Das Öffnen einer 57-seitigen PDF-Datei auf dem Handy ist eine besondere digitale Qual. Man zoomt mit den Fingern auf den Bildschirm und versucht, den 8-Punkt-Text zu entziffern, der aussieht, als käme er von einem Faxgerät. Man kennt das – denn PDFs lassen sich einfach nicht aus der Welt schaffen!
PDFs wurden entwickelt, um ein konsistentes, einheitliches Layout für Dokumente bereitzustellen, das sich für den Druck eignet. Sie waren nie dafür gedacht, Dokumente auf dem Bildschirm zu verwenden. Aus diesem Grund kann das Öffnen und Anzeigen von PDFs auf Smartphones umständlich sein. Es ist, als würde man blind ein großes Buch lesen und eine Lupe verwenden, um jeweils eine ganze Seite zu betrachten.
Ihre Bank sendet Ihre Kontoauszüge jedoch immer noch im PDF-Format, Behörden senden sie immer noch im PDF-Format, und wenn Sie ein E-Book kaufen, das mehr als nur Text enthält, oder eine digitale Ausgabe einer Zeitschrift, liegt dies wahrscheinlich im PDF-Format vor. Dieses Format scheint nicht zu der Art und Weise zu passen, wie wir heutzutage Dokumente lesen, und ist daher eine ständige Quelle der Frustration.
Warum sind PDF-Dateien immer noch so allgegenwärtig?
Obwohl sich die Computerwelt rasant weiterentwickelt, ist es überraschend schwierig, sich von manchen Dingen zu trennen. Manche Unternehmen und Behörden verwenden beispielsweise immer noch Disketten, da die von ihnen verwendeten Systeme eine sehr lange Lebensdauer haben oder ein Austausch zu teuer oder zu zeitaufwändig wäre.
Ebenso haben PDF-Dateien einige Vorteile und Eigenschaften, die es schwierig machen, sie durch etwas anderes zu ersetzen:
- PDF-Dateien haben ein geschlossenes Design und sind daher die extremste und zuverlässigste Möglichkeit, sicherzustellen, dass ein Dokument genau so aussieht, wie es der Ersteller beabsichtigt hat.
- Es handelt sich um ein Format, das vollständig offline funktioniert und sich leicht speichern und archivieren lässt.
- Es handelt sich im Wesentlichen um den De-facto-Standard für die Dokumentenarchivierung, insbesondere für Aufzeichnungen mit rechtlicher Relevanz.
- Universelle PDF-Lesefunktion, in viele Geräte integriert.
Hey, das lässt PDFs irgendwie cool aussehen, also was ist daran falsch? Ich bin froh, dass Sie gefragt haben, denn jetzt können wir den PDFs auf den Grund gehen.
Schwächen von PDF-Dateien
Wie bereits erwähnt, sind PDF-Dateien zum Drucken und nicht zum Anzeigen auf einem Bildschirm konzipiert. Wir nutzen täglich unzählige verschiedene Bildschirme mit jeweils unterschiedlichen Größen, Auflösungen und Seitenverhältnissen. Da sich PDF-Dateien nicht an den Bildschirm anpassen, auf dem sie angezeigt werden, müssen Sie im Gegensatz zu der Website, die Sie gerade lesen, wahrscheinlich ständig scrollen und die Größe anpassen, um das Dokument zu lesen.
Als ich noch in der Wissenschaft tätig war, musste ich mit riesigen Mengen an PDF-Dateien arbeiten. Alle Forschungsarbeiten, die ich zum Verfassen von Forschungsberichten verwendete, lagen im PDF-Format vor. Die einzige Möglichkeit, dies effizient zu erledigen, bestand darin, meinen zweiten 27-Zoll-Dell-Monitor im Hochformat zu verwenden. So konnte ich eine ganze PDF-Seite in lesbarer Größe lesen, ohne scrollen zu müssen. Alles, was kleiner war, schleifte ich lieber mit Schleifpapier ab.
Ein weiteres großes Problem ist, dass PDFs bekanntermaßen schwierig zu handhaben sind, wenn man sie bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen möchte, insbesondere wenn man mit anderen zusammenarbeiten möchte. Für ein fertiges Dokument ist es zwar ein akzeptables Format, aber nichts bereitet mir mehr Sorgen, als ein PDF mit der Aufforderung zur Bearbeitung zu erhalten.
Das Schlimmste daran ist, dass PDF-Dateien keine digitalen Textdokumente sind, sondern lediglich gescannte Papierdokumente, die in ein PDF eingebettet sind. Daher kann Text nur mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) identifiziert werden, die oft fehlerbehaftet ist. Dies ist möglicherweise kein spezifischer Fehler von PDFs – dies ist mit jedem Dokumentformat möglich –, aber es scheint einen Grund für diese nachlässige Lösung in PDFs zu geben.
Hinzu kommt die Möglichkeit, dass PDF-Dateien Malware enthalten (obwohl dies nicht mehr häufig vorkommt) oder dass PDF-Dateien extrem groß sein können, wenn der Ersteller nicht aufpasst, und ich bin bereit, darauf zu verzichten.
Was brauchen wir wirklich von einem „portablen Dokument“?
Das Ziel des Portable Document Formats ist nicht schlecht, aber als es Anfang der 1990er Jahre entwickelt wurde, konnte niemand die Computerwelt drei Jahrzehnte später vorhersehen. Damals wurde eine PDF-Datei entweder auf einem großen Computerbildschirm (oft im vertikalen Desktop-Publishing-Format) oder auf einer gedruckten Seite angezeigt. Was wir heute von einem „Portable Document“ erwarten und was PDFs bieten, widersprechen sich.
Folgendes wünsche ich mir persönlich als alternative Formel:
- Antwort:Sollte auf allen Bildschirmgrößen funktionieren.
- Barrierefreiheit: Integrierte Unterstützung für Bildschirmleseprogramme, semantische Auszeichnung und Klangstruktur.
- Durchsuchbarkeit: Der Text muss authentisch, indexierbar und kopierbar sein.
- Zusammenarbeit: Sofortige Bearbeitungen, Kommentare und Vorschläge.
- Archivierungsunterstützung: Langfristig stabil, einheitlich und bei Bedarf für Benutzer leicht lesbar.
- Offen und kompatibel: Unterliegt keinen Anbieterbeschränkungen oder Eigentumszugehörigkeiten.
Mir ist klar, dass das eine große Herausforderung ist. Wenn es so einfach wäre, hätte es schon jemand getan. Aber wie lange werden PDFs noch Bestand haben? Werden Außerirdische nach dem Untergang der menschlichen Zivilisation noch PDFs auf Datenträgern finden? Ich hoffe nicht. Aus beiden Gründen.
Mögliche Alternativen zu PDF-Dateien
Tatsächlich gibt es heute nichts Vergleichbares zu PDFs. Eine Zeit lang waren EPUB-Dateien die Lösung. Diese Dateien sortierten Bücher oder Zeitschriften automatisch neu, damit sie besser auf den Bildschirm passten. In der Praxis funktionierte dieser Ansatz jedoch nicht vollständig, und EPUB-Dateien eignen sich hauptsächlich für Textdokumente wie Romane.
Mit Technologien wie HTML und CSS lassen sich dynamische Dokumente erstellen, die auf jedem Bildschirm ansprechend aussehen. Allerdings ist damit derzeit kein druckstabiles Dokument möglich, was für den professionellen Einsatz wichtig ist. Für die breite Öffentlichkeit, die niemals ein Dokument ausdrucken würde, mag es geeignet sein, aber es reicht nicht aus, PDFs vom Thron zu stoßen.
Markdown ist ein schlankes Format, das Struktur statt Stil in den Vordergrund stellt. In Kombination mit guter Anzeigesoftware (wie Obsidian oder Web-Viewern) wird es zu einem leistungsstarken Dokumentierungstool. Es lässt sich leicht schreiben, steuern und lesen. Allerdings bietet es nur grundlegende Layout- und Design-Kontrollen, sodass der Druck von PDFs umständlich und mühsam sein kann.
Für Dokumente, die als wichtige Daten gelten, wie Rechnungen, Verträge und Berichte, kann ein strukturiertes Format wie JSON, das Daten und Präsentation trennt, ideal sein. Es ist maschinenlesbar, flexibel und anpassbar, aber dann lässt die Lesbarkeit nach.
Letztendlich besteht der einzige Weg, PDFs aufzugeben, darin, die Unmöglichkeit eines einzigen Formats zu akzeptieren, das alles perfekt beherrscht. Wir müssen vielleicht unsere Besessenheit von absoluter Designkontrolle aufgeben, aber im Großen und Ganzen sollten große Organisationen, die sich weigern, PDFs aufzugeben, allen helfen, dieses Altdokument in den digitalen Aktenvernichter zu werfen.
PDFs sind zwar noch weit verbreitet, stellen aber in vielen Fällen nicht mehr die einzige oder beste Option dar. Formate wie HTML und Markdown bieten ein reibungsloseres Erlebnis, insbesondere für diejenigen, die interaktive, leicht zu bearbeitende und gemeinsam nutzbare Dokumente suchen. Die Wahl des idealen Formats hängt von Ihrem Verwendungszweck ab: Benötigen Sie nur ein druckbares Dokument? Oder möchten Sie interagieren, kommentieren und bearbeiten? Jede Option hat ihre Berechtigung, und die Kenntnis dieser Details kann Ihnen helfen, im täglichen Umgang mit Dokumenten fundiertere Entscheidungen zu treffen.
