Das Auffinden von E-Mails in Outlook kann eine Herausforderung sein, wenn sich Hunderte von Nachrichten angesammelt haben. Doch mit ein paar cleveren Tricks und Funktionen können Sie Zeit sparen und die benötigten Nachrichten ganz einfach finden. In diesem Artikel geben wir Ihnen praktische Tipps, um Ihre Suche in Outlook zu verbessern und sofort auf wichtige Nachrichten zuzugreifen, unabhängig davon, ob Sie nach alten E-Mails oder einer aktuellen Nachricht suchen.
Die Suche nach einer E-Mail in einem vollen Posteingang kann wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen wirken. Durch die intelligente Nutzung der Suchfunktionen von Outlook können Sie jedoch schnell finden, was Sie brauchen, ohne Zeit mit der Suche im Durcheinander zu verschwenden. Hier sind einige Suchtipps, die Ihnen helfen, jede E-Mail in Sekundenschnelle zu finden.
1. Verwenden Sie gezielte Schlüsselwörter oder Phrasen
Sie sollten gezielte Schlüsselwörter und Phrasen verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Suche relevante E-Mails erhält. Die Verwendung allgemeiner Begriffe wie „Plan“ oder „Bericht“ liefert zu viele Ergebnisse, sodass es schwierig ist, sie alle durchzugehen. Indem Sie Ihre Suche mit spezifischeren Begriffen wie Jahresumsatzbericht oder Oktoberplan verfeinern, können Sie die Ergebnisse auf die relevantesten E-Mails eingrenzen.
Ich empfehle außerdem, Ihre Suchbegriffe in Anführungszeichen zu setzen, da Outlook so dabei hilft, exakte Übereinstimmungen statt einzelner Wortvorkommen zu finden. Suchen Sie beispielsweise nach „Jährlicher Verkaufsbericht“ Anführungszeichen geben E-Mail-Nachrichten zurück, die genau diesen Ausdruck enthalten, statt separater Instanzen von „Annual“, „Sales“ und „Report“.
Dies erleichtert das Auffinden relevanter E-Mails. Seien Sie jedoch vorsichtig – wenn die Phrase nicht genau mit dem Inhalt übereinstimmt, verpassen Sie möglicherweise das gewünschte Ergebnis.
2. Nutzen Sie logische Operatoren
Wie Excel unterstützt auch die Microsoft Outlook-Suche mehrere logische Operatoren, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Suchergebnisse zu verfeinern. Die Operatoren, die ich oft verwende, sind AND, OR und NOT. Mit dem AND-Operator können Sie E-Mails filtern, die beide Suchbegriffe enthalten; Mit OR erhalten Sie E-Mails mit einem der beiden Begriffe; Mit NOT können Sie einen bestimmten Begriff ausschließen.
Wenn Sie E-Mails über das Gehalt eines bestimmten Mitarbeiters finden möchten, beispielsweise Johns Gehalt, können Sie nach John UND Gehalt suchen. Outlook zeigt dann nur E-Mails an, in denen beides erwähnt wird. Um E-Mails zu finden, in denen Hinweise oder Ankündigungen erwähnt werden, verwenden Sie „Ankündigung“ oder „Hinweis“. Wenn Sie E-Mails finden möchten, die Berichte enthalten, aber diejenigen ausschließen, die sich auf das Budget beziehen, können Sie den Bericht und nicht das Budget verwenden.
3. Filtern Sie nach Absender oder Empfänger
Sie können E-Mails nach Absender oder Empfänger filtern, wenn Sie sich deren Namen oder E-Mail-Adresse merken. Dies ist der schnellste Weg, bestimmte E-Mails zu finden. Um E-Mails zu finden, die Sie von jemandem erhalten haben, verwenden Sie „Von: Name“ oder E-Mail-Adresse. Wenn Sie beispielsweise nach E-Mails von Joe suchen, könnten Sie nach „Von: joe“ oder „Von: [E-Mail geschützt] „. Outlook zeigt dann nur E-Mails an, die von Joe gesendet wurden.
Sie können E-Mails, die Sie an jemanden gesendet haben, auch anhand seines Namens oder seiner E-Mail-Adresse leicht finden. Verwenden Sie dazu: Name oder E-Mail-Adresse. Suchen Sie beispielsweise nach „to: joe“ oder „to:“ [E-Mail geschützt] Um alle E-Mails anzuzeigen, die Sie an Joe gesendet haben. Wenn Sie mehrere Kontakte mit demselben Namen haben, ist die Verwendung einer E-Mail-Adresse in der Regel zuverlässiger.
4. Suche innerhalb eines historischen Bereichs
Sie können nach E-Mails innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs suchen, wenn Sie sich erinnern, wann Sie sie erhalten haben. Um beispielsweise nach E-Mails zu filtern, die in der ersten Januarhälfte eingegangen sind, geben Sie „empfangen: 01/01..01/15“ ein. Sie können auch Ausdrücke in natürlicher Sprache verwenden, z. B. „empfangen: gestern“ oder „empfangen: letzten Monat“. Um gesendete E-Mails zu finden, ersetzen Sie einfach „empfangen“ durch „gesendet“.
Sie können E-Mails von einem bestimmten Tag filtern, indem Sie „empfangen: 09/10“ eingeben. Um E-Mails von einem bestimmten Datum auszuschließen, verwenden Sie einfach das –-Tag mit dem Sende- oder Empfangsoperator. Um Datumsbereiche mit Schlüsselwörtern zu kombinieren, geben Sie einfach zuerst das Schlüsselwort und dann den Datumsbereich ein. Outlook findet dann E-Mails, die innerhalb des bestimmten Datums eingehen und in denen dieses Schlüsselwort erwähnt wird.
5. Identifizieren Sie E-Mails, die Anhänge enthalten
Mit Outlook können Sie E-Mails filtern, die Anhänge enthalten. Wenn die gesuchte E-Mail einen Anhang enthält, können Sie nach Schlüsselwort, Anhangstyp, Größe oder sogar dem Namen des Anhangs suchen. Um alle E-Mails mit Anhängen zu finden, geben Sie einfach hasattachments:yes in die Suchleiste ein. Um E-Mails zu filtern, die Anhänge von einem bestimmten Kontakt enthalten, verwenden Sie John hasattachments:yes.
Um E-Mails zu filtern, die einen bestimmten Anhangtyp enthalten, beispielsweise eine PDF-Datei, können Sie hasattachments:yes attachment:pdf verwenden. Sie können auch nach Anhanggröße suchen: >10 MB. Wenn Sie den genauen Dateinamen kennen, geben Sie Anhang: „Dateiname.pdf“ ein, um die E-Mail zu identifizieren, die diesen bestimmten Anhang enthält.
Rat
Wussten Sie, dass Sie in Outlook auch mehrere E-Mails als Anhang weiterleiten können? Es handelt sich um eine nützliche Funktion, die nicht viele Benutzer nutzen.
6. Nutzen Sie erweiterte Suchoptionen
Mit der erweiterten Suche in Outlook können Sie verschiedene Suchparameter kombinieren, um ein präziseres Sucherlebnis zu erzielen. Sie können E-Mails nach Betreffzeile, Schlüsselwörtern, Absender oder Empfänger, Anhängen, Datum und mehr filtern. Durch die gleichzeitige Verwendung mehrerer Filter können Sie die Ergebnisse eingrenzen und genau das finden, wonach Sie suchen.
Jeder zusätzliche Filter, den Sie anwenden, verringert die Anzahl der zu sortierenden E-Mails. Um mehrere Filter mit dieser Funktion zu kombinieren, klicken Sie auf die Suchleiste, dann auf die drei horizontalen Punkte ganz rechts und wählen Sie Suchtools > Erweiterte Suche. Im erscheinenden Dialogfenster können Sie so viele Details wie möglich eingeben, um Ihre Suchergebnisse weiter einzugrenzen.
7. Speichern Sie wiederholte Suchvorgänge
Wenn Sie häufig nach E-Mails suchen, die dieselben Kriterien verwenden, können benutzerdefinierte Suchordner Ihnen die Mühe ersparen, sie jedes Mal neu zu erstellen. Geben Sie zunächst Ihre Suchkriterien über die Suchleiste an, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Ergebnisse erhalten. Gehen Sie dann zu Ordner > Neuer Suchordner und wählen Sie „Suchordner erstellen“. Benutzerdefiniert", und klicken Sie auf "اختيار".
Benennen Sie als Nächstes den Suchordner und klicken Sie auf „Standards“, Wählen Sie dann die spezifischen Bedingungen aus, die Sie zuvor angegeben haben, und klicken Sie auf „OK„. Dieser Ordner wird nun im Panel auf der linken Seite angezeigt. Um nach E-Mails zu suchen, die denselben Kriterien entsprechen, klicken Sie auf „Ordner durchsuchen“, Outlook filtert E-Mails heraus, auch neue, die Sie kürzlich erhalten haben.
8. Filtern Sie gelesene/ungelesene E-Mails
Ein Suchfilter, den ich besonders nützlich finde, ist das Filtern von E-Mails nach ihrem Lesestatus. Mein Posteingang enthält über 500 ungelesene E-Mails und ich muss fast immer nach wichtigen E-Mails suchen, die ich mindestens einmal gelesen habe. Mithilfe des Filters „read:true“ zeigt Outlook nur E-Mails an, die andere Kriterien erfüllen und tatsächlich gelesen wurden. Ungelesene E-Mails werden ausgeschlossen und die Ergebnisse werden eingeschränkt.
Wenn ich eine E-Mail zum späteren Lesen hinterlasse und sie dann vergesse, verwende ich read:false, um ungelesene E-Mails herauszufiltern, und wende Datums- oder andere Filter an, um die genaue Nachricht zu finden. Intelligent eingesetzt können beide Faktoren die Anzahl der Suchergebnisse deutlich reduzieren, insbesondere in Kombination mit anderen Suchkriterien.
Die Suche nach relevanten E-Mails in einem Posteingang, der zur Mülldeponie geworden ist, kann schwierig sein. Nachdem Sie diese Tipps zur Verwendung der Outlook-Suchtools kennengelernt haben, dürfte es Ihnen jetzt viel leichter fallen, die benötigten E-Mails zu finden. Durch die Anwendung dieser Techniken sparen Sie sich dabei viel Zeit und Mühe.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Outlook problemlos durchsuchen und die gewünschten Nachrichten im Handumdrehen finden. Denken Sie daran, dass der effektive Einsatz von Suchtools Ihnen viel Aufwand ersparen und Ihre E-Mail-Verwaltung wesentlich reibungsloser gestalten kann. Ganz gleich, ob Sie nach einer alten Nachricht suchen oder eine bestimmte Konversation schnell finden müssen, mit diesen Tipps wird Ihre Outlook-Erfahrung produktiver.
