Acht wichtige Tipps, um OneDrive optimal zu nutzen

Microsoft Onedrive Es ist ein leistungsstarkes Tool zum Speichern und Teilen von Dateien und eine ideale Wahl für neue Benutzer, die ihre Daten effektiv organisieren möchten. Von der Speicherverwaltung bis zur nahtlosen Dateifreigabe geben diese acht Tipps neuen Benutzern alles, was sie brauchen, um die Vorteile von OneDrive voll auszuschöpfen. Die Verwendung dieser Praktiken trägt dazu bei, die Produktivität zu steigern und ein nahtloses Erlebnis mit dem Service zu erreichen.

OneDrive bietet mehr Funktionen als nur das Hochladen Ihrer Dateien und deren Speicherung in der Cloud. Wenn du Neu bei OneDriveHier ist eine Liste Mit nützlichen Ratschlägen Damit Sie den richtigen Weg einschlagen können.

1 Integrieren Sie Microsoft 365-Apps mit OneDrive

Wenn Sie Microsoft 365-Desktop-Apps (wie Word, Excel und PowerPoint) verwenden, ist dies möglich Verwenden Sie OneDrive ermöglichen Automatisch speichern. Dies führt zu Laden Sie Dateien auf OneDrive hoch Alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden synchronisiert, sodass dies nicht erforderlich ist Manuell speichern.

Wenn Sie jemals eine Datei geschlossen haben, ohne sie zu speichern und den Fortschritt verloren haben, können Sie sich vorstellen, wie Ihnen diese Funktion große Kopfschmerzen ersparen kann. Darüber hinaus wird ein Verlauf der Dateiversionen gespeichert, sodass Sie Bezogen auf die Versionen Zurück, wenn nötig.

Um das automatische Speichern zu aktivieren Microsoft 365-Apps, Klicken Sie auf Wechseln „Automatisch speichern“ In der oberen Ecke linke Seite des Bildschirms.

Befolgen Sie dann die Anweisungen zur Anmeldung Microsoft-Konto dein. In diesem Schritt erstellen Sie ein Konto, falls Sie noch keins haben. danach, Wählen Sie Ihr OneDrive-Konto aus Ihr – stellen Sie sicher Kontoauswahl Korrigieren Sie, wenn es mehr als eine gibt Konto in der Liste.

Geben Sie dem Dokument dann einen Namen und klicken Sie auf „sparen” um die Datei auf OneDrive hochzuladen undAutomatisches Speichern aktivieren.

2 Verwenden Sie den persönlichen Tresor zum Speichern wichtiger Dokumente

OneDrive verfügt auch über eine Funktion Es heißt Persönlicher Tresor, das Ihren wichtigen Dokumenten (z. B. Ausweisen und Finanzunterlagen) zusätzlichen Schutz bietet. Das wirst du tun müssen Führen Sie eine zusätzliche Überprüfung durch der Identität (mithilfe der Zwei-Faktor-Authentifizierung), wenn Sie sie entsperren müssen. Der persönliche Tresor wird geschlossen Das Gleiche noch einmal nach 20 Minuten aus Inaktivität.

um es zu öffnen, Melden Sie sich bei OneDrive an Klicken Sie im Browser Ihres Computers auf Meine Dateien > Persönlicher Tresor.

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Sie können auch über die PC- und Mobilversionen von OneDrive auf Personal Vault zugreifen.

Sobald Sie den Verifizierungsprozess abgeschlossen und Personal Vault geöffnet haben, ziehen Sie die Dateien nach unten Du willst es und gibst es ein.

3 Nutzen Sie die Dateifreigabe

Mit OneDrive können Sie auch Dateien teilen, die Sie darauf hochgeladen haben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner und wählen Sie „TeilenAuf der Speisekarte.

Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, denen Sie Zugriff auf die Datei oder den Ordner gewähren möchten, und klicken Sie dann auf „إرسال".

Bedenken Sie, dass die Personen, mit denen Sie Dateien teilen, ebenfalls ein Konto benötigen Microsoft Onedrive Um es zu erreichen.

4 Stellen Sie Dateien mithilfe des Versionsverlaufs wieder her

Auf OneDrive gespeicherte Dateien, unabhängig davon, ob es sich um Dokumente oder Fotos handelt, verfügen über einen Versionsverlauf. Auf diese Weise können Sie eine frühere Version wiederherstellen, wenn Sie einige der daran vorgenommenen Änderungen rückgängig machen möchten.

Um beispielsweise die vorherige Version eines Word-Dokuments wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Versionsgeschichte“ In der Liste.

Wählen Sie im Abschnitt „Ältere Versionen“ in der linken Seitenleiste eine ältere Version der Datei aus. Klicken Sie dann auf den Link „Erholung“, das unten erscheint.

5. Dateien automatisch mit dem PC synchronisieren

Wenn Sie ein Windows-Benutzer sind, ist OneDrive bereits Teil Ihrer Installation. Es gibt einen OneDrive-Ordner, in dem Sie Ihre Dateien ablegen können, sofern Sie Windows mit einem Microsoft-Konto verwenden. Dadurch werden sie zur sicheren Aufbewahrung in die Cloud hochgeladen.

Sie können auf diesen Ordner zugreifen, indem Sie Win+E drücken, um den Datei-Explorer zu öffnen. Klicken Sie dann im Navigationsbereich auf den Ordner „[Ihr Benutzername] – Persönlich“ (er wird ein OneDrive-Symbol haben).

Darüber hinaus können Sie die automatische Dateisicherungsfunktion von OneDrive aktivieren, um Ihre Ordner „Dokumente“, „Bilder“, „Desktop“, „Musik“ und „Videos“ kontinuierlich zu synchronisieren.

Öffnen Sie dazu die OneDrive-Einstellungen, indem Sie in der Taskleiste auf das OneDrive-Symbol klicken.

Wenn Sie abgemeldet oder nie angemeldet sind, klicken Sie auf Anmelden und befolgen Sie die Anweisungen, um sich bei OneDrive anzumelden. Klicken Sie anschließend auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie im Menü „Einstellungen“.

auswählen „Synchronisieren und Sichern“ in der linken Seitenleiste und klicken Sie dann auf „Backup-Management" rechts.

Wechseln Sie zwischen den Ordnern, die Sie automatisch synchronisieren möchten, und klicken Sie auf „Änderungen speichern".

Jetzt werden die Dateien regelmäßig mit OneDrive auf Ihrem Windows-PC synchronisiert.

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Um eine ähnliche Funktion auf einem Mac nutzen zu können, müssen Sie die OneDrive-Synchronisierungs-App herunterladen.

6 Dateien offline verfügbar machen

Wenn Sie OneDrive auf dem Desktop oder auf Mobilgeräten verwenden, können Sie Dateien und Ordner offline verfügbar machen. Das bedeutet, dass Sie für den Zugriff keinen Internetzugang benötigen. Dies kann praktisch sein, wenn Sie an einen Ort mit geringer oder keiner Netzabdeckung reisen.

Öffnen Sie dazu unter Windows den OneDrive-Ordner auf Ihrem PC und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, die Sie offline verfügbar machen möchten. Wählen Sie dann im Menü „Immer auf diesem Gerät behalten“ aus.

Der Vorgang ist auf dem Mac sehr ähnlich, Sie müssen jedoch die Mac-Version von OneDrive aus dem App Store herunterladen.

Tippen Sie auf Mobilgeräten auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Datei oder dem Ordner und wählen Sie aus „Offline verfügbar machen“ In der Liste.

Die Datei oder der Ordner wird auf Ihren Computer heruntergeladen und steht für den Offline-Zugriff zur Verfügung. Bei Ordnern werden auch alle darin enthaltenen Dateien und Unterordner heruntergeladen.

7 Verwenden Sie die mobile Anwendung, um Dokumente zu scannen

Kommen wir nun zur mobilen OneDrive-App, die Sie bei Google Play oder im App Store erhalten können. Sie verfügt über eine nette kleine Funktion, mit der Sie physische Dokumente und Fotos scannen und direkt auf OneDrive hochladen können.

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Wir verwenden die iPhone-Version der OneDrive-App, aber die Schritte sind auf Android ähnlich.

Um den mobilen Scanner von OneDrive zu verwenden, klicken Sie im unteren Menü auf das Kamerasymbol.

Richten Sie die Kamera auf das Dokument, das Sie scannen möchten, und tippen Sie auf den weißen Kreis unten in der Mitte, um ein Foto davon aufzunehmen.

Klicken Sie anschließend auf „Bestätigen Sie” in der unteren rechten Ecke, um das Dokument zu verarbeiten, und klicken Sie dann im nächsten Bildschirm auf „Fertig“.

Benennen Sie als Nächstes das Dokument und klicken Sie dann auf das blaue Häkchen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um es auf OneDrive zu speichern.

8 Automatische Sicherung der Kamerarolle Ihres Telefons

Eine weitere erwähnenswerte Funktion bei der Verwendung der mobilen OneDrive-App ist die Möglichkeit, Ihre gesamte Kamerarolle zu sichern. Tippen Sie dazu auf dem iPhone auf Ihr Profilbild Gehen Sie in der oberen linken Ecke zu „Einstellungen“ > „Kamera hochladen“.

Tippen Sie anschließend auf den Schalter neben der E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrer Kamerarolle sichern möchten, um den Vorgang zu starten.

Beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der Desktop-Versionen von Microsoft 365-Apps ein Microsoft 365-Abonnement benötigen. Der zusätzliche Vorteil dieses Abonnements besteht darin, dass Sie 1 TB OneDrive-Speicherplatz erhalten (die kostenlose Version ist nur 5 GB). . Die Web- und Mobilversionen dieser Apps können kostenlos genutzt werden.

Diese acht Tipps sind wichtige Schritte für OneDrive-Neulinge, um das Beste aus diesem Tool herauszuholen. Durch die Anwendung dieser Vorgehensweisen können Sie die Dateiorganisation verbessern und die Effizienz bei der täglichen Arbeit steigern. Nutzen Sie alles, was OneDrive zu bieten hat, um ein herausragendes und effizientes Benutzererlebnis zu gewährleisten.