6 Tipps und Tricks zur Verbesserung des Outlook-E-Mail-Erlebnisses, die Sie kennen sollten

Outlook ist eines der weltweit am häufigsten verwendeten E-Mail-Tools, sowohl für private als auch für berufliche Zwecke. Allerdings sind möglicherweise nicht alle Funktionen und Tipps bekannt, die das Benutzererlebnis effektiver gestalten können. In diesem Artikel behandeln wir sechs neue Tipps und Tricks zur Verbesserung Ihrer Outlook-Erfahrung, damit Sie Ihre E-Mails besser organisieren und Zeit sparen können.

Obwohl viele von uns das klassische Outlook mit geschlossenen Augen navigieren können, kann es aufgrund der neuen, aktualisierten Benutzeroberfläche von Outlook schwierig sein, einige der nützlichsten Tools des Programms zu finden. Um Ihnen hierbei zu helfen, finden Sie hier einige Tipps und Tricks zur Arbeit mit dem neuen Outlook-E-Mail-Bereich.

ملاحظة
Die Tipps und Tricks in diesem Handbuch gelten für das neue Outlook für Windows, Outlook 2024 und die webbasierte Version von Outlook.

1. Korrigieren Sie Fehler mit „Senden rückgängig machen“

Das ist uns allen schon passiert: Obwohl wir den Entwurf einer E-Mail mehrmals überprüft haben, stellen wir erst beim Senden fest, dass uns ein Fehler unterlaufen ist. Glücklicherweise bietet Ihnen das neue Outlook eine Rettungsleine, aber nur, wenn Sie Indem Sie Ihre Einstellungen im Voraus ändern. Handeln Sie also jetzt!

Klicken Sie zunächst auf das Zahnrad. "Einstellungen" In der oberen rechten Ecke des neuen Outlook-Fensters.

Klicken Sie jetzt "E-Mail„Wählen Sie dann im Menü auf der linken Seite im zweiten angezeigten Menü „Erstellen und Antworten“ aus. Gehen Sie dann zum Abschnitt Senden rückgängig machen, klicken und ziehen Sie den Schieberegler nach rechts (maximal zehn Sekunden) und klicken Sie dann auf "speichern".

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail senden, wird ein graues Feld angezeigt. "zurückziehen" Am unteren Rand des Nachrichtenbereichs, genau wie in Gmail. Denken Sie daran, dass Sie nur zehn Sekunden Zeit haben, auf „Rückgängig“ zu klicken, wenn Sie feststellen, dass Sie einen Fehler gemacht haben. Sie müssen also schnell handeln!

Nachdem Sie auf „Rückgängig“ geklickt haben, wird die Nachricht erneut als Entwurf im Bereich „Neue Nachricht“ geöffnet, sodass Sie vor dem erneuten Senden der Nachricht ggf. Änderungen vornehmen können.

Wiederherstellen von E-Mails im neuen Outlook am Arbeitsplatz oder in der Schule

Wenn Sie und Ihr E-Mail-Empfänger über ein E-Mail-Konto verfügen, das mit derselben Arbeits- oder Schuldomäne in Microsoft 365 verknüpft ist, können Sie versuchen, eine Nachricht zurückzurufen, auch wenn die Zeit zum Rückgängigmachen des Sendens abgelaufen ist. Klicken Sie hierzu im Navigationsbereich auf „Gesendete Elemente“, doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie abrufen möchten, klicken Sie im Menüband auf „Nachricht abrufen“ und klicken Sie auf „OK“. Anschließend erhalten Sie in Ihrem Posteingang einen Abrufbericht, der Ihnen mitteilt, ob Ihr Abruf erfolgreich war, abhängig davon, ob der Empfänger Ihre Nachricht tatsächlich geöffnet hat.

2. Planen Sie im Voraus, indem Sie Ihre Übertragung planen.

Das Planen neuer E-Mails in Outlook bietet viele Vorteile: Sie gewinnen mehr Zeit zum Umschreiben und können Ihre E-Mail-Leserate verbessern.

Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt im Bereich „Neue Nachricht“, einschließlich der Hinzufügung von Empfängeradressen, des Schreibens einer Betreffzeile und des Hinzufügens von Anhängen. Klicken Sie dann auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche Senden und dann auf „Übertragung planen.“

Sie können dann einen der vorgeschlagenen Sendezeitpunkte auswählen oder auf „zeitlich engagiertUm eine andere Uhrzeit und ein anderes Datum auszuwählen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "senden". Keine Sorge: Sie wurde noch nicht gesendet, aber die geplante E-Mail wartet geduldig in Ihren Entwürfen. Wenn Sie an einer geplanten E-Mail Änderungen vornehmen oder sie vorzeitig senden möchten, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol in der oberen rechten Ecke der Nachricht, nachdem Sie sie in Ihren Entwürfen ausgewählt haben.

Beachten Sie beim Planen Ihrer E-Mails die folgenden Tipps:

Überprüfen Sie das genaue Datum und die Uhrzeit sorgfältig, da es leicht passieren kann, dass Sie diese versehentlich falsch eingeben.
Denken Sie daran, durch die Zeit zu reisen! Beispielsweise kann das Wort „morgen“ beim Senden der E-Mail etwas anderes bedeuten als zum Zeitpunkt des Verfassens.

Planen Sie den Versand Ihrer E-Mails nicht immer zur gleichen Tageszeit. Wenn Sie zu vorhersehbar werden, verlieren Ihre E-Mails möglicherweise ihre Wirkung.

3. Verleihen Sie Ihrer E-Mail-Signatur Professionalität

E-Mail-Signaturen verleihen Ihren Nachrichten eine gewisse Professionalität, indem Sie am Ende jeder gesendeten E-Mail Ihre Referenzen zeigen, Ihre Kontaktdaten weitergeben, für Ihre Marke werben und alles andere anzeigen können, was Sie kennzeichnen möchten. Und vor allem: Selbst wenn Sie eine einfache E-Mail-Signatur erstellen, die nur Ihren Namen und Ihre Telefonnummer enthält, erspart es Ihnen die Mühe, diese Angaben jedes Mal manuell einzugeben.

Klicken Sie zunächst auf das Zahnrad. "Einstellungen" In der oberen rechten Ecke des neuen Outlook-Fensters.

Tippen Sie als Nächstes auf "Die Accounts" Im ersten Menü auf der linken Seite Und "Unterschriften" In der zweiten Liste.

Wenn Sie im neuen Outlook mehr als ein Konto verwalten, wählen Sie das Konto aus, für das Sie eine Signatur erstellen möchten. Wenn Sie noch keine E-Mail-Signaturen erstellt haben, geben Sie der neuen Signatur, die Sie hinzufügen möchten, zunächst einen Namen. Nutzen Sie dann das große leere Textfeld, um Ihre Signatur zu gestalten. Verwenden Sie dazu die Formatierungstools unter dem Feld.

Wenn Sie fertig sind, wählen Sie, ob Sie die Signatur nur in alle neuen Nachrichten oder auch in weitergeleitete E-Mails und Antworten einschließen möchten. Wenn Sie diese Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Speichern“ und schließen Sie dann das Fenster oder starten Sie den Vorgang erneut, um mehrere E-Mail-Signaturen zu erstellen.

Rat
Um beim Erstellen einer E-Mail manuell eine Vorsignatur hinzuzufügen, öffnen Sie die Registerkarte „Nachricht“ in der Multifunktionsleiste, klicken Sie auf „Signatur“ und wählen Sie die entsprechende Signatur aus.

4. Halten Sie Ihren Posteingang mit Regeln sauber.

Wenn Sie zu den Menschen gehören, deren Posteingang nie voll ist, sollten Sie unbedingt das neue Regeltool von Outlook verwenden, um Ihre E-Mails automatisch zu kategorisieren. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten.

ملاحظة
Obwohl Sie im neuen Outlook E-Mail-Konten von anderen Anbietern als Microsoft hinzufügen können, können Sie nur Regeln für E-Mails erstellen, die an Ihre Microsoft-Konten gesendet werden.

Erstellen einer Absenderregel über eine empfangene Nachricht

Die erste Möglichkeit zum Erstellen einer Regel besteht darin, sich auf einen bestimmten Absender zu konzentrieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, die Sie bereits erhalten haben, und klicken Sie auf Regeln > Regel erstellen.

Um eine schnelle Regel zu erstellen, die angibt, wohin zukünftige E-Mails von diesem Absender gehen, suchen Sie einfach den Ordner und klicken Sie dann auf „OK".

Um alternativ andere Aktionen für diesen Absender zu aktivieren (wie etwa das Anheften seiner E-Mails oben in Ihrem Posteingang oder das automatische Markieren seiner E-Mails als Spam), klicken Sie auf „Weitere Optionen“ und passen Sie die Einstellungen im angezeigten Dialogfeld an.

Erstellen Sie im Dialogfeld verschiedene Regeltypen.

Eine weitere Möglichkeit zum Erstellen von Regeln ist das Dialogfeld „Regeln“, das Ihnen mehr Flexibilität und Optionen bietet. Hier können Sie auch bereits erstellte Regeln anpassen.

Wählen Sie zunächst im Navigationsbereich das Microsoft-Konto aus, für das Sie E-Mail-Regeln erstellen möchten. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start des Menübands auf Regeln > Regeln verwalten.

Bestätigen Sie anschließend Ihre Microsoft-E-Mail-Adresse in der Dropdown-Liste. „Deine Regeln für“ Dann klick "Hinzufügen einer neuen Regel".

Geben Sie der neuen Regel nun einen Namen und klicken Sie auf die Dropdown-Pfeile, um die verschiedenen Bedingungen und Aktionen anzuzeigen, die Sie zum Erstellen der Regel verwenden können.

Wenn Sie mit der Erstellung der Regeln fertig sind, klicken Sie auf "speichern".

Hier sind einige weitere Tipps, die Sie beim Erstellen von Regeln verwenden können:

• Sie sind nicht darauf beschränkt, nur eine Bedingung und eine Aktion hinzuzufügen. Sie können so viele hinzufügen, wie Sie möchten! Das Hinzufügen zu vieler Regeln kann allerdings zu Leistungsproblemen oder Komplikationen aufgrund widersprüchlicher Einstellungen führen. Gehen Sie daher selektiv vor.
• Wenn Sie über mehrere Regeln verfügen, die auf eine einzelne Nachricht angewendet werden können, wählen Sie unter der ersten Regel „Verarbeitung weiterer Regeln beenden“ aus, um das neue Outlook zu zwingen, nur diese Regel anzuwenden und die anderen zu ignorieren.
• Wählen Sie „Regel jetzt ausführen“, um die Regel auf alle E-Mails anzuwenden, die sich bereits in Ihrem Posteingang befinden. Wenn Sie diese Option deaktiviert lassen, wird die Regel nur auf zukünftige E-Mails angewendet, die in Ihrem Posteingang eingehen.

5. Verwenden Sie die Suchleiste, um Zeit zu sparen.

Generell empfehle ich, Suchleisten in Microsoft-Desktopanwendungen mit Vorsicht zu verwenden, da sie manchmal mehr Verwirrung stiften als lösen. Die neue Suchleiste in Outlook ist jedoch überraschend intuitiv und kann Ihnen die mühselige Suche in mehreren Ordnern ersparen, um schwer auffindbare E-Mails zu finden.

Klicken Sie zunächst auf die Suchleiste oben im neuen Outlook-Fenster, um erweiterte Suchoptionen zu aktivieren.

Wenn Sie möchten, können Sie gleich ein Schlüsselwort eingeben und die Eingabetaste drücken, um die Suche zu starten.

Um Ihre Chancen zu erhöhen, die gesuchte E-Mail zu finden, nehmen Sie jedoch einige Änderungen an Ihren Suchparametern vor. Klicken Sie dazu auf das Filtersymbol auf der rechten Seite der Suchleiste und arbeiten Sie sich durch die Optionen.

Sie können beispielsweise auf „Aktuelles Postfach“ klicken, um den Ordner auszuwählen, in dem sich das Element Ihrer Meinung nach befindet. Wenn Sie nicht sicher sind, lassen Sie es. Aktuelles Postfach” ist ausgewählt, und das neue Outlook durchsucht alle Ordner unter der aktiven E-Mail-Adresse, wenn Sie die Suche starten. Möglicherweise kennen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person, die die gesuchte E-Mail gesendet hat, und können diese in das Feld „Von“ eingeben. Andererseits erinnern Sie sich möglicherweise ungefähr daran, wann Sie die E-Mail erhalten haben, sodass Sie die Felder „Datum von“ und „Datum bis“ ändern können. Nachdem Sie Ihre Suchparameter verfeinert haben, klicken Sie auf „Suchen“.

Die Suchergebnisse werden im Nachrichtenbereich angezeigt, wobei die relevantesten Ergebnisse, die das neue Outlook berücksichtigt, ganz oben stehen.

6. Wechseln Sie in den Dunkelmodus

Wenn Sie täglich viele Stunden damit verbringen, Ihre E-Mails im neuen Outlook anzusehen, sollten Sie über die Umstellung auf den Dunkelmodus nachdenken. Die Verwendung des Dunkelmodus bietet viele Vorteile, darunter eine geringere Augenbelastung, eine mögliche Verlängerung der Akkulaufzeit (bei Verwendung eines Laptops) und eine verbesserte Bildschirmästhetik.

Klicken Sie zunächst auf das Symbol. "Einstellungen" In der oberen rechten Ecke des neuen Outlook-Fensters.

Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite des angezeigten Dialogfelds „Einstellungen“ auf "allgemein", Dann klick "Die Erscheinung".

Klicken Sie jetzt "Dunkel", Das neue Outlook-Fenster zeigt Ihnen sofort, wie der Dunkelmodus aussieht. Wenn Ihnen gefällt, was Sie sehen, klicken Sie auf "Sparen".

Wenn Sie alternativ den Dunkelmodus in den Windows 11-Einstellungen aktiviert haben und möchten, dass das neue Outlook diese Ansicht übernimmt, klicken Sie auf „Systemeinstellungen verwenden.“ Wenn Sie sich anschließend dazu entschließen, Ihr System in den Light-Modus zurückzusetzen, wird das neue Outlook entsprechend geändert.

Wenn Sie regelmäßig E-Mails mit wiederkehrendem Inhalt und Struktur versenden, etwa einen Wochenplan oder ein Arbeitsupdate, erstellen und speichern Sie eine E-Mail-Vorlage im neuen Outlook, um die Konsistenz zu gewährleisten, Zeit zu sparen und die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und anderen Fehlern zu verringern.

Wenn Sie diese Tipps und Tricks befolgen, können Sie Ihr Outlook-Erlebnis erheblich verbessern, Ihre E-Mails besser organisieren und Zeit sparen. Egal, ob Sie Outlook beruflich oder privat nutzen, diese Tipps helfen Ihnen, das Beste aus diesem leistungsstarken Tool herauszuholen. Probieren Sie es noch heute aus und erleben Sie den Unterschied in Ihrer Produktivität.