Intelligente Möglichkeiten, die Vorteile der Microsoft Forms-Tools zu nutzen

Microsoft Forms ist nicht nur ein Tool zum Erstellen von Umfragen und Formularen; Sie bieten innovative Funktionen, die die Datenerfassung und -analyse schneller und einfacher machen. Mit den richtigen Tricks können Sie die Effizienz Ihres Einsatzes dieses Tools steigern und neue Möglichkeiten entdecken, die Ihnen die Organisation und Analyse von Informationen erleichtern. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über einige Tools und Tricks, die Ihre Arbeit mit Microsoft Forms verändern und produktiver machen.

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Microsoft Forms eignet sich zum Erstellen von Live-Quizzen, Umfragen und Tests und ist aufgrund seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche ein beliebtes Tool. Möglicherweise nutzen Sie jedoch nicht das volle Potenzial aus! In diesem Artikel werde ich einige der Tools und Tricks vorstellen, die Sie verwenden sollten, um das Beste aus dieser vielseitigen Software herauszuholen.

ملاحظة
Dieser Artikel verwendet Screenshots Für die Webbrowser-Version von Microsoft Forms, obwohl auf dieselben Tools auch an denselben Orten zugegriffen werden kann Microsoft Forms-Desktopanwendung.

1. Teilen Sie die Fragen anhand der vorherigen Antworten auf

Sie können anhand der bereits gegebenen Antworten bestimmen, welche Fragen den Befragten angezeigt werden. In diesem Beispiel wird der Befragte in der ersten Frage gebeten, die Sportart anzugeben, die er am meisten verfolgt.

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Die nächste Frage, die der Benutzer beantworten muss, bezieht sich direkt auf die Auswahl von Frage 1. Wenn er „Fußball“ wählt, sollte er zu Frage 2 weitergeleitet werden, in der er aufgefordert wird, seine Lieblingsfußballmannschaft zu nominieren. Wenn er sich für „Eishockey“ entscheidet, muss er in Frage 3 sein Lieblings-Eishockeyteam benennen und dabei Frage 2 überspringen. Wenn er sich schließlich für „Baseball“ entscheidet, muss er in Frage 4 sein Lieblings-Baseballteam benennen und dabei die Fragen 2 und 3 überspringen.

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Wählen Sie dazu die Frage aus, die angibt, wohin der Befragte als nächstes weitergeleitet wird (in meinem Fall Frage 1), und klicken Sie auf die drei Punkte in der unteren rechten Ecke. Klicken Sie dann auf „Zweig hinzufügen“.

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Wählen Sie nun die Frage aus, die der Person, die Ihr Formular ausfüllt, gestellt werden soll, je nachdem, welche Option sie wählt.

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Nachdem der Befragte je nach gewählter Sportart (Frage 2) seine Lieblingsmannschaft ausgewählt hat (Fragen 3, 4 oder 1), möchte ich, dass er mit Frage 5 fortfährt, in der er gefragt wird, wie oft er eine Sportveranstaltung besucht, um eine Live-Übertragung zu verfolgen Sportveranstaltung. Das bedeutet, dass ich Verzweigungen für die Fragen 2, 3 und 4 hinzufügen muss. Andernfalls wird dem Befragten eine Frage angezeigt, die nichts mit der von ihm gewählten Sportart zu tun hat.

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Wenn Sie mit dem Hinzufügen aller Verzweigungsoptionen fertig sind, klicken Sie oben im Fenster auf „Zurück“.

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Klicken Sie abschließend auf Vorschau, um sicherzustellen, dass Ihre Verzweigung erfolgreich war.

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2. Kopieren Sie Multiple-Choice-Optionen aus Excel oder Word

Müssen Sie eine lange Liste von Optionen in eine Multiple-Choice-Frage aufnehmen? Das Schreiben aller verschiedenen Antworten als einzelne Optionen wäre zeitaufwändig und würde wahrscheinlich zu einem Fehler führen.

Wenn Sie die Liste der Optionen bereits in Excel oder Word geschrieben haben, können Sie sie glücklicherweise direkt kopieren und in Microsoft Forms einfügen.

Rat
Wenn sich die Liste an einer anderen Stelle befindet, beispielsweise auf einer Website oder einem anderen Programm, wählen Sie die Liste aus, kopieren Sie sie und drücken Sie in Excel oder Word Strg+Umschalt+V, um nur den Text einzufügen. Möglicherweise müssen Sie die Daten etwas bereinigen – beispielsweise leere Zeilen entfernen –, aber diese Methode ist immer noch viel schneller als die manuelle Eingabe der Daten!

Stellen Sie zunächst sicher, dass sich jede Option in Excel in einer separaten Zeile oder in Word in einem neuen Absatz befindet. Wählen Sie dann alle aus und drücken Sie Strg+C.

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Gehen Sie nun zu Ihrem Formular in Microsoft Forms, klicken Sie auf Neue Frage hinzufügen und erstellen Sie dann eine „optionale“ Frage.

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Geben Sie als Nächstes die Frage ein und löschen Sie dann Option 2, indem Sie auf das Papierkorbsymbol daneben klicken.

 

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Wählen Sie abschließend den Text im Feld Option 1 aus und drücken Sie Strg+V.

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Beobachten Sie, wie jedes Element auf der Liste auf magische Weise als separate Optionen erscheint, aus denen der Befragte auswählen kann!

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3. Legen Sie das Start- und Enddatum fest

Wenn Sie einen Zeitrahmen für die Annahme von Formulareinsendungen angeben müssen, können Sie ein Start- und Enddatum festlegen.

Vielleicht haben Sie beispielsweise Ihr Formular fertig erstellt und möchten es im Voraus planen, indem Sie es an alle senden, die es ausfüllen müssen. Sie haben jedoch noch keine Informationen erhalten, die ihnen bei der Beantwortung der Fragen helfen könnten. Daher möchten Sie nicht, dass sie bereits jetzt antworten.

Öffnen Sie dazu das entsprechende Formular und klicken Sie im Menüband auf „Einstellungen“. Wählen Sie dann „Antworten akzeptieren“. Dies ist ein wichtiger Schritt, unabhängig davon, ob Sie einen Zeitrahmen festlegen oder nicht, da dadurch sichergestellt wird, dass das Formular zugänglich ist.

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Wählen Sie nun „Startdatum“, um das Datum und die Uhrzeit anzugeben, nach der das Formular verfügbar wird, und wählen Sie „Enddatum“, um das Datum und die Uhrzeit anzugeben, nach der Personen keine Antworten mehr einreichen können.

Nachdem Sie die relevanten Daten und Uhrzeiten ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf „X“ und diese neuen Einstellungen werden sofort gespeichert.

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Klicken Sie abschließend auf „Antworten sammeln“ und kopieren Sie die URL und fügen Sie sie in Ihren Webbrowser ein, um sicherzustellen, dass Ihre Änderungen wie erwartet funktionierten. Wenn das Startdatum beispielsweise in der Zukunft liegt, sollte eine Meldung angezeigt werden, dass das Formular keine Antworten akzeptiert.

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4. Mischen Sie Ihre Fragen

Dies ist ein unterschätztes Tool, das jedoch viele Vorteile bietet. Wenn Sie beispielsweise an einer akademischen Umfrage teilnehmen, trägt die Anzeige Ihrer Fragen in zufälliger Reihenfolge dazu bei, die Wahrscheinlichkeit stereotyper Antworten zu verringern und Ihnen so genauere Ergebnisse zu liefern. Wenn Sie Lehrer sind, bedeutet die Verwechslung Ihrer Fragen außerdem, dass Ihre Schüler weniger wahrscheinlich in der Lage sind, die Antworten der anderen zu kopieren!

Um diese Option zu aktivieren, klicken Sie auf "Einstellungen" Wählen Sie in der Formularleiste aus „Mischen Sie die Fragen.“

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Beachten Sie, wie Sie bestimmte Fragen sperren können. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Teilnehmer in den Fragen 1 und 2 ihren Namen und ihr Geburtsdatum eingeben, bevor sie die Umfrage abschließen, können Sie diese sperren, damit sie nicht zwischen den Fragen der Umfrage verloren gehen.

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Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "X" in der oberen rechten Ecke des Einstellungsbereichs. Ihre neuen Einstellungen werden sofort gespeichert.

Obwohl die Befragten die Fragen in zufälliger Reihenfolge sehen, werden die Antworten in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie sie beim Erstellen des Formulars geschrieben haben.

Sie können Fragen nicht mischen, wenn das Formular mehrere Abschnitte oder Seiten enthält. Sie sollten das Mischen auch vermeiden, wenn Sie die Verzweigung verwendet haben – die Verzweigung begünstigt sequentielle Fragen, während das Mischen diese logische Reihenfolge vollständig aufhebt.

5. Wenn Sie fertig sind, wird eine Meldung angezeigt

Standardmäßig wird den Befragten beim Ausfüllen und Absenden des Formulars die Meldung „Ihre Antwort wurde gesendet“ angezeigt. Sie müssen nichts tun, um diesen Vorgang zu aktivieren.

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Aber warum gestalten Sie Ihre Botschaft nicht persönlicher und professioneller? Vielleicht könnten Sie eine Notiz hinzufügen, in der dem Befragten mitgeteilt wird, an wen er sich wenden kann, wenn er Fragen zur Umfrage hat, eine Ankündigung, wann die Ergebnisse veröffentlicht werden, oder sogar ein kleiner Witz über den Inhalt des Formulars, das der Befragte gerade ausgefüllt hat.

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Klicken Sie oben im Microsoft Forms-Fenster auf „Einstellungen“, scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Dankesnachricht anpassen“. Schreiben Sie dann die persönliche Nachricht, deren Antworten der Befragte sehen wird, und klicken Sie auf das „X“ in der oberen rechten Ecke, um diese Änderung zu speichern.

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Unten sehen Sie ein Beispiel für eine benutzerdefinierte Nachricht und wie sie für den Endbenutzer aussieht.

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Ihr Dankesschreiben kann nur aus reinem Text bestehen (d. h. ohne Hyperlinks oder Bilder) und Sie können bis zu 4000 Zeichen verwenden.

6. Stellen Sie fest, ob die Befragten ihre Antworten speichern und bearbeiten können

Mit der letzten Option im Menü „Einstellungen“ können Sie entscheiden, ob Personen ihre Antworten in ihrem Microsoft Forms-Konto speichern können. Darüber hinaus wird bei Auswahl eine weitere Option angezeigt, mit der Sie den Befragten erlauben können, ihre Antworten zu bearbeiten.

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Die Option „Befragten erlauben, ihre Antworten zu speichern“ aktiviert die Schaltfläche „Meine Antwort speichern“, die es den Befragten ermöglicht, eine Kopie ihrer Antworten auf Formularen aufzubewahren, wenn sie diese absenden. Wenn sie auf diese Schaltfläche klicken, können sie über die Registerkarte „Ausgefüllte Formulare“ in ihrem Microsoft Forms-Konto (sofern vorhanden) auf ihre Antwort zugreifen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie speichern und fortfahren können.

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Wenn Sie hingegen „Befragten erlauben, ihre Antworten zu bearbeiten“ auswählen, wird beim Absenden des Formulars eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Meine Antwort zur Bearbeitung speichern“ aktiviert. Wenn sie auf diese Schaltfläche klicken, können sie ihre Antwort über die Registerkarte „Ausgefüllte Formulare“ in Microsoft Forms hochladen. Außerdem wird ihnen oben auf dem Bildschirm eine zusätzliche Schaltfläche mit der Aufschrift „Ausgefüllte Formulare“ angezeigt „Antwortänderung.“

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Sie können diese Optionen jederzeit auswählen und deaktivieren, um die Berechtigungen der Antwortenden zu ändern. Wenn Sie beispielsweise das Kontrollkästchen „Befragten erlauben, ihre Antworten zu speichern“ deaktivieren, nachdem Sie es zuvor ausgewählt haben, werden die Befragten benachrichtigt, dass die URL ungültig ist, wenn sie versuchen, ihre Antworten erneut aufzurufen. Wenn Sie diese Option erneut auswählen, können Befragte, die das Formular zuvor gespeichert haben, ebenfalls wieder auf ihre Antworten zugreifen.

Nachdem Sie das Formular erstellt und die in diesem Artikel erlernten Einstellungen und Tools implementiert haben, duplizieren Sie das Formular, damit Sie und andere es als Vorlage für zukünftige Umfragen und Fragebögen verwenden können.

Durch die Nutzung der Tools und Tricks in Microsoft Forms können Sie Zeit sparen und Ihre Produktivität steigern. Von der Anpassung von Fragen bis hin zur einfachen Organisation und Analyse von Daten – diese Tricks machen das Erlebnis reibungsloser und effektiver. Probieren Sie die genannten Funktionen aus und genießen Sie ein neues Maß an Effizienz bei Ihrer täglichen Arbeit.

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