Was ist der Unterschied zwischen Notizen und Kommentaren in Excel?

Beim Arbeiten mit Excel-Tabellen fallen Ihnen möglicherweise zwei Optionen zum Hinzufügen von Notizen zu Zellen auf: Notizen und Kommentare. Obwohl die Verwendung scheinbar ähnlich ist, dient jede Option einem anderen Zweck. Notizen sind die traditionelle Version alter Excel-Kommentare, während die neuen Kommentare ein interaktives Gesprächserlebnis bieten. Diese Unterschiede können erhebliche Auswirkungen darauf haben, wie Sie mit anderen zusammenarbeiten oder Ihre Notizen während der Arbeit organisieren. Hier finden Sie eine einfache Erklärung des Unterschieds zwischen Notizen und Kommentaren und wie Sie diese effektiv nutzen.

Obwohl Sie mit den Kommentar- und Notiztools in Microsoft Excel einer Zelle Anmerkungen hinzufügen können, dient jedes Tool einem anderen Zweck, funktioniert auf unterschiedliche Weise und wird auf einem gedruckten Excel-Arbeitsblatt anders angezeigt. In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie sie verwenden, bevor ich ihre Ähnlichkeiten und Unterschiede zusammenfasse.

So verwenden Sie Kommentare in Microsoft Excel

Kommentare in Microsoft Excel sind Anmerkungen zu einzelnen Zellen, die in eine Reihe separater Kommentare im Konversationsstil umgewandelt werden können. Daher eignen sie sich hervorragend für kollaborative Arbeitsblätter.

Um einen Kommentar zu einer Zelle hinzuzufügen, die noch keinen Kommentar enthält, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zelle und wählen Sie dann „Neuer Kommentar“.

Alternativ können Sie die Zelle auswählen und dann auf der Registerkarte auf „Neuer Kommentar“ klicken. "Prüfung" auf dem Band.

Egal welchen Weg Sie wählen, es wird ein schwebendes Kommentarfeld angezeigt, in das Sie Ihre Kommentare schreiben können.

Obwohl Sie Kommentare in Microsoft Word formatieren können, ist dies in Microsoft Excel nicht möglich.

Wenn Sie auf den grünen Pfeil klicken oder Strg+Eingabe drücken, wird der Kommentar unter dem Namen des Benutzers gespeichert und in der oberen rechten Ecke der Zelle wird eine violette Markierung hinzugefügt, um anzuzeigen, dass ein Kommentar hinzugefügt wurde.

Bewegen Sie die Maus über eine markierte Zelle, um deren Kommentare anzuzeigen.

Sie werden auch feststellen, dass alle Kommentare mit Datums- und Zeitstempel versehen sind, sodass Sie leicht nachvollziehen können, wann sie hinzugefügt wurden.

Um einem Nachrichten-Thread einen Kommentar hinzuzufügen, wählen Sie das Feld „Antworten“ aus, geben Sie Ihren zusätzlichen Kommentar ein und drücken Sie dann Strg+Eingabe. Für eine Zelle, die bereits einen Kommentar oder Thread enthält, können keine neuen Kommentar-Threads erstellt werden. Dadurch werden widersprüchliche Kommentare in der Zelle vermieden.

ملاحظة
Jeder mit Bearbeitungsberechtigung für die Arbeitsmappe kann Kommentare hinzufügen. Benutzer mit Anzeigeberechtigung können Kommentare nur lesen.

Wenn Sie beim Konto Ihrer Organisation angemeldet sind, geben Sie @ in das Kommentarfeld ein, wählen Sie den Kollegen aus, den Sie im Kommentar erwähnen möchten, und benachrichtigen Sie ihn.

Wenn der Thread abgeschlossen ist und alle zugehörigen Aufgaben erledigt sind, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke des ersten Kommentars und wählen Sie dann „Thread auflösen“ aus. Durch diesen Schritt wird das Hinzufügen weiterer Kommentare verhindert und der Konversationsverlauf kann durch Bewegen des Mauszeigers über die Zelle angezeigt werden.

Alternativ können Sie das Thema auch dauerhaft löschen, indem Sie auf „Thema löschen“ klicken. Verwenden Sie diese Option jedoch mit Vorsicht, da Sie gelöschte Themen nicht wiederherstellen können, sobald sie gelöscht wurden! Sie können eine Notiz auch bearbeiten, indem Sie auf das Stiftsymbol klicken.

Nachdem Sie ein Thema aufgelöst haben, ändert sich die Farbe des Zellentags von Lila zu Grau und die Schaltfläche „Neuer Kommentar“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ des Menübands wird grau. Dies bedeutet, dass Sie für diese Zelle kein neues Kommentarthema beginnen können.

Alternativ können Sie das Thema erneut öffnen und weitere Kommentare hinzufügen, indem Sie den Mauszeiger über die Zelle bewegen und auf den Pfeil „↺“ in der oberen rechten Ecke klicken.

Um alle offenen und gelösten Kommentare in einem Arbeitsblatt anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte „Überprüfen“ des Menübands auf „Kommentare anzeigen“. Als Nächstes können Sie im Bereich „Kommentare“ weitere Anmerkungen zu offenen Threads hinzufügen, einen neuen Thread für die ausgewählte Zelle starten oder auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke klicken, um nur offene oder gelöste Threads anzuzeigen.

ملاحظة
Im Kommentarbereich werden nur Kommentare zu den aktiven Arbeitsblattzellen angezeigt. Wenn Sie über die Registerkarten unten im Excel-Fenster zu einem anderen Arbeitsblatt navigieren, wird das Kommentarfeld aktualisiert und zeigt die Kommentare in diesem Blatt an.

Wenn Sie Kommentare auf gedruckten Kopien des Arbeitsblatts anzeigen möchten, klicken Sie zuerst auf den Start des Dialogfelds „Seite einrichten“ in der Ecke der Gruppe „Seite einrichten“ auf der Registerkarte „Seitenlayout“. Wählen Sie dann im Dialogfeld „Seite einrichten“ auf der Registerkarte „Blatt“ die Option „Am Ende des Blatts“ aus und klicken Sie auf „OK“.

ملاحظة
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle Notizen im Arbeitsblatt gedruckt. Nur Kommentare können nicht gedruckt werden, wenn die Tabelle auch Notizen enthält.

Gehen Sie nun nach dem Drücken von Strg+P zum Ende der Druckvorschau, um zu sehen, wie die Themen im Ausdruck angezeigt werden, und drucken Sie das Blatt dann aus, wenn Sie fertig sind!

So verwenden Sie Notizen in Microsoft Excel

Notizen in Microsoft Excel sind einfache Anmerkungen, die einzelnen Zellen zugeordnet sind. Es wird normalerweise verwendet, um dem Zelleninhalt Kontext hinzuzufügen, kann aber auch als Add-on verwendet werden, um zu vermeiden, dass zu viele Informationen in eine Zelle gestopft werden.

Um einer Zelle eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zelle und wählen Sie dann „Neue Notiz“. Sie können einer Zelle, die bereits eine Notiz enthält, keine Notiz hinzufügen.

Alternativ können Sie die Zelle auswählen, zu der Sie die Notiz hinzufügen möchten, und dann auf der Registerkarte „Überprüfen“ des Menübands auf „Notizen“ > „Neue Notiz“ klicken.

Als Nächstes wird unter Ihrem Microsoft-Benutzernamen ein Notizfeld mit einem blinkenden Cursor angezeigt, in das Sie Ihre Erklärung für diese Zelle eingeben können. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt, um den Notizbearbeitungsmodus zu verlassen, wenn Sie fertig sind.

Rat

Um die Identität Ihrer Notiz zu verbergen, wählen Sie den Benutzernamen aus und drücken Sie die Löschtaste.

Um die Schriftart in einer Notiz zu formatieren, wählen Sie den Text aus und verwenden Sie zum Formatieren Tastaturkurzbefehle – etwa Strg+B für Fettdruck, Strg+i für Kursivdruck – oder klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Notiz und wählen Sie „Kommentar formatieren“, um das Dialogfeld „Kommentar formatieren“ zu öffnen.

Rat
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rand der Notiz, um weitere Formatierungsanpassungen vorzunehmen, z. B. die Hintergrundfarbe zu ändern, einen anderen Rahmentyp auszuwählen oder die Textrichtung zu ändern.

Notizen in Microsoft Excel ähneln der Haftnotiz-App in Windows. Hier können Sie die Größe des Textfelds ändern, indem Sie auf die Ziehpunkte klicken und sie ziehen. Außerdem können Sie die Notiz an eine beliebige Stelle im Arbeitsblatt verschieben, indem Sie auf den Rand der Form klicken und ihn ziehen.

Jede Zelle, die Notizen enthält, hat in der Ecke eine rote Markierung und Sie können jederzeit mit der Maus darüberfahren, um den Inhalt anzuzeigen. Wenn Sie dies tun, wird zwischen der Notiz und der Zelle, auf die sie sich bezieht, ein Pfeil angezeigt. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn Sie viele Notizen in einem einzelnen Arbeitsblatt haben.

Andererseits können Sie Excel zwingen, alle Zellnotizen gleichzeitig anzuzeigen. Klicken Sie hierzu im Dropdown-Menü „Notizen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ des Menübands auf „Alle Notizen anzeigen“. Klicken Sie auf dieselbe Schaltfläche, um es wieder auszublenden.

Um eine Notiz zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zelle und dann auf Notiz bearbeiten.

Sie können eine Notiz auch über das Rechtsklickmenü löschen, indem Sie „Notiz löschen“ auswählen. Seien Sie jedoch vorsichtig: Wenn Sie eine Notiz einmal gelöscht haben, können Sie sie nicht wiederherstellen!

Wenn Sie Ihr Arbeitsblatt nach dem Hinzufügen von Notizen mit anderen teilen möchten, können Sie diese in Kommentare umwandeln, sodass Mitarbeiter ihre eigenen Ideen und Vorschläge hinzufügen können. Klicken Sie hierzu auf der Registerkarte „Überprüfen“ des Menübands auf „Notizen“ > „In Kommentare konvertieren“.

Anschließend wird Ihnen ein Hinweis angezeigt, dass dabei Bilder und Formatierungen entfernt werden. Wenn es Ihnen nicht gefällt, klicken Sie auf „Alle Notizen konvertieren“. Beachten Sie auch, dass Sie einzelne Notizen nicht in Kommentare umwandeln können – es gilt das „Alles oder nichts“-Prinzip!

In Kommentare umgewandelte Notizen werden nicht mit einem Zeitstempel dokumentiert, da Excel nicht genau nachverfolgen kann, wann die ursprüngliche Notiz hinzugefügt wurde.

Um beim Drucken des Arbeitsblatts Notizen anzuzeigen, klicken Sie auf den Dialogfensterstarter Seite einrichten in der Ecke des "Seiteneinrichtung"Unter der Registerkarte „Seitenlayout“, bevor Sie die Registerkarte Blatt des Dialogfelds Seite einrichten öffnen.

Als Nächstes aus dem Dropdown-Menü: Kommentare und AnmerkungenInnerhalb der Sektion "Drucken", Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Am Ende des Blattes: Mit dieser Option werden alle Kommentare und Notizen am Ende des Ausdrucks angezeigt, inklusive der Zelle, auf die sie sich beziehen, dem Autor (sofern vorhanden) und der Anmerkung. Wenn Sie diese Option auswählen, werden auch alle Kommentare im Arbeitsblatt gedruckt.
• Wie auf dem Blatt gezeigt: Wenn Sie die Option „Alle Notizen anzeigen“ im Dropdown-Menü „Notizen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ aktivieren, werden die Notizen genau so gedruckt, wie sie in Ihrer Arbeitsmappe auf dem Bildschirm angezeigt werden. Wenn Sie diese Option auswählen, werden nur die Notizen (keine Kommentare) gedruckt.

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "OK", Drücken Sie dann Strg+P, um das Arbeitsblatt zu drucken.

Kommentare vs. Notizen in Excel: Ein Vergleich

Nachfolgend finden Sie eine Übersichtstabelle, die die Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen Kommentaren und Notizen in Microsoft Excel zeigt:

In diesem Handbuch habe ich nur zwei nützliche Tools auf der Registerkarte „Überprüfen“ in Microsoft Excel behandelt, aber es gibt noch mehr! Sie können beispielsweise überprüfen, ob jeder Zugriff auf Ihre Arbeitsmappe hat, ein einzelnes Arbeitsblatt oder die gesamte Datei mit einem Kennwort schützen und alle Änderungen verfolgen.