So bereiten Sie sich Schritt für Schritt optimal auf ein erfolgreiches Meeting vor

Zur Vorbereitung auf ein wichtiges Meeting gehört mehr, als nur eine Präsentation vorzubereiten oder Notizen mitzubringen. Einfache, durchdachte Schritte können einen großen Unterschied hinsichtlich der Effizienz und des Ergebnisses eines Meetings bewirken. Von der Organisation der Tagesordnung bis hin zur Bereitschaft, die erwarteten Fragen zu beantworten – eine gute Vorbereitung hilft Ihnen dabei, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen und sicherzustellen, dass die Ziele des Meetings effektiv erreicht werden.

Die Teilnahme an einem virtuellen Meeting ohne grundlegende Vorbereitung kann für Sie und andere zu unnötigen Problemen führen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und Stress in letzter Minute zu vermeiden, gehe ich vor dem Meeting immer kurz eine Checkliste durch. Es hilft mir, Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor der Anruf beginnt.

6. Testen Sie Mikrofon und Kamera.

Es gibt nichts Frustrierenderes oder Unprofessionelleres, als an einem Meeting teilzunehmen und dann festzustellen, dass niemand Sie hören oder Ihr Video sehen kann. Wenn die Ursache lediglich ein stummgeschaltetes Mikrofon oder eine geschlossene Kamera in der App ist, lässt sich dies schnell beheben. Wenn das Problem jedoch an der Hardware oder einem tieferen Fehler in der Software liegt, kann es schnell schlimmer werden. Ebenso peinlich kann eine schlechte Audio- oder Videoqualität sein.

Um Probleme während des Meetings zu vermeiden, testen Sie immer vorher Ihre Kamera und Ihr Mikrofon. Normalerweise öffne ich die Kamera-App, nehme ein kurzes Video mit Ton auf und spiele es dann ab, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Außerdem teste ich das Mikrofon und die Kamera direkt in der Meeting-App, die ich verwenden werde. Dies ist ein einfacher Schritt, der Ihnen unnötigen Stress in letzter Minute ersparen kann.

ملاحظة
Wenn Sie zum ersten Mal eine neue Videokonferenz-App oder -Website verwenden, passen Sie Ihre Berechtigungseinstellungen an, um der App oder dem Browser Zugriff auf Ihr Mikrofon und Ihre Kamera zu gewähren.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie beim richtigen Konto angemeldet sind.

Unabhängig davon, ob Sie das Meeting geplant haben oder dazu eingeladen wurden, stellen Sie sicher, dass Sie sich mit demselben Konto anmelden, das Sie zum Erstellen oder Empfangen der Einladung verwendet haben. Wenn Sie zwischen mehreren Konten wie Zoom oder Microsoft Teams wechseln, kann die Anmeldung beim falschen Konto dazu führen, dass Sie den Link nicht öffnen oder nicht am Anruf teilnehmen können.

Wenn Sie einen Browser verwenden, werden Sie möglicherweise automatisch bei Ihrem Standardkonto angemeldet. Wenn dies nicht das richtige Konto für das Meeting ist, können Sie möglicherweise nicht daran teilnehmen. Das ist mir bei Google Meet schon mehrmals passiert. Um Verzögerungen zu vermeiden, überprüfen Sie kurz auf der App-Seite, ob Sie das richtige Konto verwenden und ändern Sie es gegebenenfalls.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist

Selbst bei aller Vorbereitung kann eine langsame Internetverbindung Ihr Meeting ruinieren. Zeitlupenvideos, abgehackter Ton oder zufällige Unterbrechungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Um derartige Peinlichkeiten zu vermeiden, überprüfe ich vor jedem Meeting meine Internetgeschwindigkeit. Wenn ich mich langsam fühle, ergreifen Sie einige Maßnahmen, um sicherzustellen, dass das Gespräch reibungslos verläuft.

Zuerst trenne ich andere Geräte vom Netzwerk, um sicherzustellen, dass das von mir verwendete Gerät über die größte Bandbreite verfügt. Schließen Sie außerdem unnötige Apps oder Downloads, die im Hintergrund laufen. Es ist auch hilfreich, näher am Router zu sein oder eine kabelgebundene Ethernet-Verbindung zu verwenden. Für alle Fälle halte ich ein Backup bereit – beispielsweise einen mobilen Hotspot –, sodass ich abgesichert bin, falls etwas schiefgeht.

3. Schalten Sie vor dem Beitritt alle Benachrichtigungen stumm.

Stellen Sie sich vor, Sie geben Ihren Bildschirm in einer Besprechung frei und plötzlich wird für alle sichtbar eine persönliche Nachrichtenbenachrichtigung angezeigt – ziemlich peinlich, oder? Auch wenn die Benachrichtigung nicht privat ist, können App-Benachrichtigungen oder -Erinnerungen ablenkend wirken. Daher sollten Sie sie vor Beginn des Meetings verwalten. Normalerweise schalte ich alle Benachrichtigungen aus.

Wenn Sie Windows verwenden, können Sie Benachrichtigungen deaktivieren, indem Sie die App „Einstellungen“ öffnen, zu „System“ > „Benachrichtigungen“ gehen und die Schaltfläche „Benachrichtigungen“ deaktivieren.

Um Ihre Benachrichtigungen unter macOS zu verwalten, klicken Sie auf das Apple-Menü in der oberen linken Ecke und öffnen Sie die Systemeinstellungen. Gehen Sie als Nächstes zur Registerkarte „Benachrichtigungen“, um die Einstellungen anzupassen.

2. Überprüfen Sie die Besprechungszeit sorgfältig und nehmen Sie frühzeitig teil.

Zu Beginn meiner freiberuflichen Tätigkeit habe ich einige Gelegenheiten verpasst, einfach weil ich die Zeitzonenunterschiede nicht ganz verstanden habe. Auch wenn die Verspätung unbeabsichtigt ist, kann es den Eindruck erwecken, dass Sie unglaubwürdig oder unprofessionell wirken. Aus diesem Grund achte ich immer darauf, die Uhrzeit des Treffens zu überprüfen und pünktlich zu erscheinen, insbesondere wenn ich jemanden aus einer anderen Zeitzone treffe.

Ich bitte den Kunden, die Besprechungszeit in UTC einzustellen und sie dann in meine Ortszeit umzurechnen. Ich stelle mir auch eine Erinnerung ein, um nichts zu vergessen. Wenn es sich nicht um eine vorab aufgezeichnete Einladung handelt, kann es auch hilfreich sein, sie Ihrem Zeitplan hinzuzufügen. Ich empfehle Ihnen, sich ein paar Minuten früher anzumelden, um sich vorzubereiten und eventuelle technische Probleme in letzter Minute zu lösen. Diese zusätzlichen Minuten machen einen großen Unterschied!

1. Sehen Sie sich Ihren Auftritt vor der Kamera an.

Die Art und Weise, wie wir uns vor der Kamera präsentieren, hat großen Einfluss auf den Eindruck, den wir auf potenzielle Arbeitgeber, Kunden oder Kollegen machen. Deshalb überprüfe ich vor jedem Videoanruf ein paar Dinge: Ich stelle sicher, dass die Beleuchtung nicht zu grell ist, die Kamera im richtigen Winkel steht, ich mich in der Bildmitte befinde und das Webcam-Objektiv sauber ist.

Wenn mein Hintergrund zu unordentlich ist, verwische ich ihn oder verwende die integrierten Hintergrundfilter, die in den meisten Meeting-Apps verfügbar sind. Egal ob ich meinen Stuhl zurechtrücke oder meine Haare style, ein kurzer Blick vor Beginn des Gesprächs vermeidet Überraschungen. Bei den meisten Video-Apps können Sie vor dem Beitritt eine Vorschau der Kamera anzeigen. Nehmen Sie sich also immer einen Moment Zeit, um Ihr Aussehen zu überprüfen.

Dies sind einige Schritte, die ich vor der Teilnahme an einem Meeting unternehme, um einen guten Eindruck zu hinterlassen und anderen Zeit zu sparen. Auch Sie sollten sich daran halten, damit Sie nichts überrascht.

Bei einer effektiven Meeting-Vorbereitung geht es nicht nur darum, zu wissen, was man sagen möchte. Dazu gehört auch, im Voraus zu planen, das Publikum zu verstehen und potenzielle Herausforderungen vorherzusehen. Durch die Umsetzung dieser einfachen Schritte können Sie die Erfolgschancen Ihres Meetings erhöhen und greifbare Ergebnisse erzielen, die bei allen einen positiven Eindruck hinterlassen.