Das Formatieren von Tabellen und Analysieren von Daten ist zeitaufwändig, insbesondere wenn Zeilen und Spalten Hunderte von Variablenwerten enthalten. Google Sheets ist jetzt intelligenter und ermöglicht Ihnen die Nutzung KI-gestützter Funktionen zum automatischen Organisieren von Daten, Vorschlagen von Formeln und Zusammenfassen von Informationen, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen.
Egal, ob Sie an Wochenberichten, Finanztabellen oder Teamwork-Dateien arbeiten, die KI-Tools in Google Sheets können Ihnen dabei helfen, die Arbeit schnell und präzise zu erledigen. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie diese Tools zum ersten Mal verwenden, welche Funktionen sie bieten und wie Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Die KI-Funktionalität von Google fügt auf Gemini basierende Sprachmodelle ohne weitere Add-Ons direkt in die Zellen Ihrer Tabelle ein. Damit können Sie neuen Text generieren, Datenblöcke zusammenfassen, Einträge klassifizieren oder sogar Stimmungen erraten – alles durch die Eingabe einer einfachen Formel.
Note
Die KI-Funktionalität von Google Sheets ist Teil von Google Workspace Labs und wird von Googles Gemini AI unterstützt. Wenn Ask Gemini in Google Sheets aktiviert ist, können Sie in Ihren Tabellen problemlos auf die KI-Funktionalität zugreifen.
AI()-Funktionsstruktur
Die KI-Funktion hat zwei Argumente:
=AI(Eingabeaufforderung, [Referenzzelle_oder_Bereich])
Wo
Eingabeaufforderung (erforderlich): Eine Textzeichenfolge in Anführungszeichen, die der KI mitteilt, was Sie möchten. Sie könnten beispielsweise eine einfache Aufforderung wie „Fassen Sie diese Rezension in einem Satz zusammen“ oder was auch immer Sie sonst benötigen, schreiben.
cell_reference_or_range (optional): Diese Anweisung gibt die Zelle (oder den Zellbereich) an, die die Daten enthält, mit denen die KI arbeiten soll.
Wenn Sie die Referenz weglassen, verwendet die KI eine reine Kontextschlussfolgerung, die überraschend nützliche Ergebnisse liefern kann, während alle Zellinhalte ignoriert werden. Darüber hinaus gibt die Funktion einfachen Text zurück, sodass Sie sie an andere Formeln binden können (verwenden Sie beispielsweise die Funktion LEFT(), um nur die ersten paar Wörter abzurufen).
So verwenden Sie die AI()-Funktion
Öffnen oder erstellen Sie eine Google-Tabelle und stellen Sie sicher, dass Sie ein Konto verwenden, das auf Gemini for Workspace zugreifen kann. Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die KI-Funktion verwenden möchten. Geben Sie dann =AI() ein und beginnen Sie mit dem Schreiben der Eingabeaufforderung. Sie können natürliche Sprache verwenden, machen Sie sich also nicht zu viele Gedanken über die Syntax. Wählen Sie Ihren Datenbereich aus oder kehren Sie zu den relevanten Zellen zurück. Künstliche Intelligenz wird diese Daten nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen.
Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird in der Tabelle die Schaltfläche „Erstellen und einfügen“ angezeigt. Klicken Sie darauf und Ihre KI-generierte Antwort wird in die dafür vorgesehene Zelle im Versionsverlauf eingefügt.
Sie können den Füllpunkt auch ziehen, um die KI-Funktion auf mehrere Zeilen oder Spalten anzuwenden und so Daten stapelweise zu verarbeiten. Darüber hinaus können Sie die Ausgabe überprüfen. Wenn Sie ein neues Ergebnis erhalten möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren und einfügen“. Die Eingabeaufforderung wird neu gestartet und eine neue Antwort generiert.
Beispiele für die AI()-Funktion
Mit der KI-Funktion können Sie drei Hauptaufgaben erledigen: Text auf Basis Ihrer Daten generieren, Ihre Tabelle zusammenfassen und Einträge automatisch sortieren oder kategorisieren. Sie können auch einfache Berechnungen an Zeilen und Spalten durchführen, z. B. Addition und Subtraktion, erweiterte Berechnungen werden jedoch nicht unterstützt.
Darüber hinaus können Sie Zellinhalte interpretieren, um Stimmungen oder andere Gefühle zu ermitteln, beispielsweise den Ton von Feedback-Bewertungen. Nehmen wir beispielsweise an, Sie verfügen über eine Liste voller unverarbeiteter Kundenbewertungen aus Ihrem Online-Shop oder aus Umfragen und müssen positive, negative und neutrale Kommentare identifizieren, ohne das gesamte Feedback zu lesen, um Zeit zu sparen. Diese einfache Anfrage können Sie über die KI-Funktion eingeben:
=AI("Ist dieses Kundenfeedback positiv, negativ oder neutral?", A2)
Sie erhalten sofort eine positive, negative oder neutrale Bewertung, sodass Sie Ihren Zeitplan anpassen und schneller auf Kritik reagieren können. Um dies auf alle Notizen unten anzuwenden, ziehen Sie einfach den Füllpunkt nach unten und drücken Sie die Schaltfläche „Erstellen und Einfügen“.
Sie können Ihre Daten auch nach Ihren Anweisungen sortieren, indem Sie auf andere Zellen verweisen. Nehmen wir beispielsweise an, dass in Spalte C Beschreibungen verschiedener Ausgaben aufgeführt sind – etwa Flugkosten, Mittagessen und Softwareabonnements – und Sie möchten diese für Ihr Finanzteam übersichtlich unter „Reise“, „Büro“ oder „Sonstiges“ kategorisieren. Verwenden Sie einfach:
=AI("Klassifizieren Sie diese Ausgabe als Reise-, Büro- oder Sonstiges", D3)
Die KI versucht, jede Eingabe zu markieren oder zu klassifizieren, es kann jedoch vorkommen, dass einige Eingaben übersehen werden. Sie können die Ausgabe jedoch neu generieren oder die Eingabeaufforderung ändern, um die Genauigkeit bei Bedarf zu verbessern. Da diese Funktionalität noch experimentell ist, sind gelegentliche Fehler zu erwarten – vage Eingabeaufforderungen und inkonsistente Daten können das Modell verwirren.
Wie bei jedem Sprachmodell können Fehler wie Missverständnisse, Fehlinterpretationen oder unlogische Ausgaben auftreten. Überprüfen Sie die Ergebnisse immer sorgfältig, insbesondere bei kritischen Aufgaben, und verifizieren Sie die Ergebnisse, anstatt sich willkürlich darauf zu verlassen.
Zusätzlich zu diesen Aufgaben können Sie auch Textzusammenfassungen erstellen, Logos aus Text erstellen und einfache Berechnungen wie die grundlegende Zellensummierung durchführen.
=AI("Addiere die Zahlen in diesen Zellen", A1:A5)
Warnung
Für den Schutz sensibler Daten gibt es keine Garantie. Bedenken Sie, dass KI-Anfragen über Google-Server laufen. Vermeiden Sie daher die Übermittlung persönlicher oder vertraulicher Informationen über die Eingabeaufforderungen.
Dinge, die dieser Job nicht kann
Es gibt viele Dinge, die diese Funktion nicht kann. So beschränkt sich der Umfang beispielsweise auf Ihre Schadens- und Referenzdaten. Es löscht nicht das gesamte Arbeitsblatt und ruft nicht selbstständig externe Daten ab. Darüber hinaus kann keine Verbindung zum Live-Internet hergestellt werden, um Aktienkurse in Echtzeit abzurufen, das Wetter zu überprüfen oder Daten von Websites zu extrahieren.
Wenn Sie eine Analyse erstellen, wird diese zu einer statischen Momentaufnahme. Wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern, müssen Sie die KI erneut bitten, das Ergebnis zu aktualisieren. Sie können auch keine Diagramme, Grafiken oder Tabellen erstellen.
Die KI-Funktionalität in Google Sheets weist sowohl kurzfristige als auch langfristige Generierungsbeschränkungen auf. Bei Erreichen des Langzeitlimits wird die Erzeugung vorübergehend für 24 Stunden gestoppt. Es kann Ausgaben für bis zu 200 ausgewählte Zellen gleichzeitig generieren, sodass nach Abschluss der ersten Generierung weitere Zellen verarbeitet werden können.
Googles KI-gestützter Arbeitsbereich
Die KI-Funktionalität von Google ist Teil einer umfassenderen Initiative zur Integration von KI in Arbeitsplatztools. Ziele Kommende Funktionen, wie etwa „Helfen Sie mir bei der Analyse in Tabellen“, „Audioübersicht in Dokumenten“ und „Arbeitsbereichsabläufe“, um die Dateninterpretation, den Inhaltskonsum und die Workflow-Automatisierung zu vereinfachen. Diese Verbesserungen sollen tägliche Aufgaben vereinfachen, den manuellen Aufwand reduzieren und die Produktivität steigern.
Durch die Aktivierung der Interaktion in natürlicher Sprache in Google Sheets macht KI die Datenanalyse einfacher und zugänglicher, auch für nicht-technische Benutzer. Mit der Weiterentwicklung dieser Tools dürften diese die Art und Weise revolutionieren, wie Fachleute mit Daten arbeiten, wobei der Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit, Geschwindigkeit und umsetzbaren Erkenntnissen liegen wird.
Mein Tipp: Wenn diese Funktion in Ihren Google Sheets verfügbar ist, probieren Sie sie aus! Beginnen Sie mit einer einfachen Aufgabe und sehen Sie, wie effektiv Ihr Arbeitsablauf automatisiert wird.
Mit den in Google Sheets integrierten intelligenten Funktionen können Sie stundenlange manuelle Arbeit auf Minuten verkürzen. KI macht nicht nur Vorschläge; Es kann Daten organisieren und schnelle Erkenntnisse liefern, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Beginnen Sie mit dem Experimentieren mit den von uns geprüften Tools und entdecken Sie bei jeder Verwendung neue Funktionen, die die Arbeit mit Daten effizienter und einfacher machen. Ihre Tabellen sind nicht mehr nur Zellen, sondern intelligente Bereiche, die Ihnen helfen, schneller zu denken und zu organisieren.
