Der Umgang mit großen Excel-Dateien kann lästig sein, insbesondere wenn die Datei langsamer wird oder sich überhaupt nicht öffnen lässt. Wenn Sie eine Tabelle mit Tausenden von Zeilen oder mehreren Blättern haben, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, diese effizient zu nutzen. Das Aufteilen dieser Datei in kleinere Teile kann die beste Lösung sein, um die Leistung zu steigern und das Durchsuchen, Drucken oder Teilen zu erleichtern. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie große Excel-Dateien effektiv in mehrere Dateien aufteilen können, ohne die Daten oder die Formatierung zu beeinträchtigen.
Schnelle Tipps
- Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Excel-Arbeitsmappe in kleinere Dateien aufzuteilen.
- Sie können einzelne Arbeitsblätter aufteilen, indem Sie sie manuell kopieren und in neue Dateien einfügen.
- Mit dem VGA-Code-Editor in Excel können Sie den Export mehrerer Arbeitsblätter automatisieren.
- Sie können auch aus mehreren Online-Lösungen von Drittanbietern wählen.
Offiziell besteht eine Microsoft Excel-Datei nur aus 1,048,576 Zeilen und 16,384 Spalten. Niemand braucht eine größere Excel-Datei, oder? Nun, Sie wären überrascht. Auch wenn Ihre Excel-Tabelle nicht so groß ist, möchten Sie sie möglicherweise in überschaubarere Teile aufteilen.
Dieser Artikel zeigt Ihnen verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun.
So teilen Sie eine große Excel-Datei in mehrere Dateien auf
Lassen Sie uns verschiedene Möglichkeiten (sowohl formale als auch externe) durchgehen, um große Tabellen in kleinere Tabellen aufzuteilen.
manuell
Die vielleicht einfachste (wenn auch nicht die eleganteste) Möglichkeit zum Aufteilen von Dateien besteht darin, nur Maus- und Tastaturkürzel zu verwenden. So geht's:
1. Wählen Sie durch Ziehen die Zeilen und Spalten aus, die Sie teilen möchten, und kopieren Sie sie anschließend. Sie können dies tun, indem Sie im Kontextmenü (Rechtsklick) „Kopieren“ auswählen oder die Tastenkombination (Strg + C) verwenden.
2. Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe (Strg+N) und fügen Sie die Zellen in die neue Tabelle ein. Sie können auch das Kontextmenü oder die Tastenkombination (Strg+V) verwenden.
Wenn Ihre Daten anders formatiert sind als die leere Tabelle, in die Sie einfügen, möchten Sie diese Einstellungen möglicherweise beibehalten. In diesem Fall müssen Sie einen Spezialeinfügevorgang durchführen. So geht's:
- 1. Kopieren Sie Ihre Daten aus dem aktuellen Arbeitsblatt (Strg+C) und öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe (Strg+N).
- 2. Klicken Sie in der neuen Tabelle auf der Registerkarte „Start“ auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche „Einfügen“.
- 3. Wählen Sie die Option, bei der die Formatierung erhalten bleibt. Wenn Sie mit der Maus über eine Option fahren, wird eine Vorschau der Tabelle angezeigt. In diesem Fall haben wir „Spaltenbreite der Quelle beibehalten“ ausgewählt.
Excel, Visual Basic für Applikationen (VBA)
Es ist möglicherweise möglich, Arbeitsmappen manuell in ein oder zwei Tabellenblätter aufzuteilen. Was aber, wenn Sie dasselbe für 30 oder 40 Blätter in einer einzigen Arbeitsmappe tun müssen? Glücklicherweise erfüllt die Programmiersprache von Excel, Visual Basic for Applications (VBA), Ihre Anforderungen. Es ist zwar komplizierter, automatisiert aber den Prozess und spart viel Zeit. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Beginnen Sie mit dem Hinzufügen von VBA zur Registerkarte „Überprüfen“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie „Menüband anpassen“.
2. Wählen Sie im Popup-Fenster ganz rechts das Feld „Entwickler“ aus.
3. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Die Registerkarte „Entwickler“ wird jetzt im Excel-Menü angezeigt.
Sie können jetzt VBA öffnen und eine spezielle Operation programmieren, um Arbeitsblätter in separate Dateien zu exportieren:
1. Sie müssen VBA-Code für Ihre Arbeitsmappe aktivieren, indem Sie ihn im richtigen Format speichern. Speichern Sie Ihre Datei als „Excel-Arbeitsmappe mit Makros“. Sie können diese Option aus dem Dropdown-Menü im Explorer auswählen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Entwickler“ auf die Schaltfläche „Visual Basic“, um den Code-Editor zu öffnen.
3. Wenn das neue Fenster geöffnet wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Sheet1, dann auf Einfügen und dann auf Modul.
4. In der Liste wird ein neues „Modul“ angezeigt. Ändern Sie den Namen, um die auszuführende Aufgabe zu beschreiben, zum Beispiel „export_sheet“. Leerzeichen sind nicht erlaubt.
5. Geben Sie Folgendes in den Editor ein:
6. Wählen Sie dann das Blatt aus, das Sie in eine separate Datei exportieren möchten, öffnen Sie Visual Basic erneut und klicken Sie auf das Symbol „Ausführen“, um den Vorgang auszuführen.
7. Bei erfolgreichem Abschluss erhalten Sie eine Nachricht und Ihre Arbeit wird separat gespeichert.
Externe Anwendungen.
Wem die Programmierung zu viel ist und manuelle Arbeit nichts bringt, der kann auch auf Anwendungen von Drittanbietern zurückgreifen. Es gibt mehrere Anwendungen (Split CSV, CSV Splitter, SplitSpreadsheets), die den Prozess für Sie automatisieren. Es stehen zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Optionen zur Verfügung. Seien Sie jedoch wie bei allen Apps von Drittanbietern vorsichtig.
Große Excel-Dateien können die Leistung beeinträchtigen oder sogar zu Datenbeschädigungen führen. Eine korrekte Partitionierung sorgt jedoch für eine höhere Benutzerfreundlichkeit und verhindert zukünftige Probleme. Unabhängig davon, ob Sie die manuelle Methode wählen oder auf automatisierte Tools zurückgreifen, stellen Sie vor jeder Änderung immer sicher, dass Sie eine Sicherungskopie erstellen. Probieren Sie die in diesem Artikel vorgeschlagenen Lösungen aus und beobachten Sie, wie sich die Leistung Ihrer Dateien schnell verbessert.
