E-Mail-Organisationsregeln in der neuen Outlook-Version in einfachen Schritten einrichten

Das Organisieren von E-Mails ist ein wesentlicher Teil eines effektiven Zeitmanagements, insbesondere angesichts der steigenden Anzahl von Nachrichten, die wir täglich erhalten. Die neue Version von Outlook bietet erweiterte Tools zum Erstellen von Regeln, mit denen Sie Nachrichten automatisch kategorisieren und weiterleiten können. So sparen Sie Zeit und steigern Ihre Produktivität. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen in einfachen Schritten, wie Sie im neuen Outlook Regeln einrichten, und geben Tipps, wie Sie diese Funktion optimal nutzen.

Zusammenfassung

• Das „neue“ Outlook von Microsoft bietet einfach zu verwendende Regeln zum Organisieren Ihres Posteingangs.
• Verwenden Sie Regeln, um E-Mails automatisch nach bestimmten Kriterien oder Aktionen zu sortieren.
• Verwalten, bearbeiten, aktualisieren und löschen Sie Regeln ganz einfach in der „neuen“ Outlook-Oberfläche.

Microsoft Outlook hat nicht den guten Ruf, benutzerfreundlich zu sein. Doch die „neue“ Version des Programms, die in der Web-Version von Outlook standardmäßig enthalten ist, stellt eine echte Verbesserung beim Einrichten von Regeln für Ihren Posteingang dar.

Warum müssen Sie Grammatik verwenden?

Wenn Sie viele wichtige E-Mails erhalten, die in unterschiedliche Kategorien fallen, ist es sinnvoll, diese in verschiedene Ordner zu sortieren, um Ordnung in Ihrem Posteingang zu halten. Wenn Sie jedoch viele E-Mails erhalten und diese manuell in verschiedene Ordner sortieren, wird dies viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb ist es hilfreich, in Outlook Regeln einzurichten, damit Ihr Posteingang automatisch sortiert wird!

So richten Sie Regeln im neuen Outlook ein

Im „alten“ Outlook war das Regelsystem ziemlich klar, aber etwas verwirrend, mit vielen Dropdown-Menüs und Optionen, die etwas überwältigend waren. Allerdings sind die Regeln im „neuen“ Outlook deutlich einfacher anzuwenden und intuitiver einzurichten. Der Vorgang beginnt auf die gleiche Weise, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail klicken, für die Sie eine Regel erstellen möchten. Beachten Sie, dass Sie mit der mobilen App keine Regeln einrichten können, mit der webbasierten Version von Outlook jedoch schon.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail klicken, wird ein Menü angezeigt, das dem im alten Outlook ähnelt (nur dass es etwas moderner ist). Gehen Sie zu Regeln > Regel erstellen, um in Outlook eine neue Regel zu erstellen, oder klicken Sie auf Regeln verwalten, um auf Ihre Regelliste zuzugreifen und vorhandene Regeln zu verbessern. Sie können das Regelmenü auch finden, indem Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ klicken, die wie ein Zahnrad in der oberen rechten Ecke aussieht.

Beginnen wir mit der Erstellung einer neuen Regel. Wenn Sie auf „Regel erstellen“ klicken, beginnt Outlook automatisch mit der Einrichtung der Regel für Sie. Wenn Sie jedoch eine andere Regel im Sinn haben oder die Details weiter verfeinern möchten, können Sie auf „Mehr Auswahl“ Um alle verfügbaren Einstellungen für Ihre Outlook-Regeln anzuzeigen.

Ich empfehle, Ihren Regeln konkrete Titel zu geben, damit die Übersicht erhalten bleibt. Wird tun Outlook Es wird automatisch ein Standardtitel für Ihre Regel erstellt, Sie können ihn jedoch im oberen Feld auf dem Bildschirm „Regel-Setup“ nach Belieben ändern.

Unter dem Titel können Sie die Parameter für Ihre Regel festlegen. Sie können alle möglichen Regeln festlegen, je nachdem, was Sie tun müssen. Sie können eine Regel einrichten, um alle E-Mails einer bestimmten Person oder Domäne in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Oder Sie können im Betreff oder Text der E-Mail ein bestimmtes Schlüsselwort festlegen, das Outlook signalisiert, eine bestimmte Aktion auszuführen. Scrollen Sie durch das Dropdown-Menü, um alle anpassbaren Optionen zu erkunden. Sie können für eine einzelne Regel mehrere Bedingungen festlegen, um sie durch Automatisierung spezifischer zu gestalten.

Nachdem Sie ermittelt haben, wonach Outlook suchen muss, müssen Sie eine Aktion einrichten, die Outlook ausführen soll, wenn es eine E-Mail findet, die Ihren Kriterien entspricht. Zu den Aktionen gehören das Verschieben in einen bestimmten Ordner, das Markieren als Spam, das Anheften oben oder sogar das Löschen der E-Mail. Sie müssen lediglich aus der Dropdown-Liste auswählen, was Outlook tun soll.

Hinweis zur Verarbeitung mehrerer Regeln

Nach dem Einrichten der Basis stehen darunter noch zwei weitere Optionen zur Verfügung. Die erste Option ist „Mehr Verarbeitung aus Regeln stoppen“. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Sie Outlook mitteilen, dass es, sobald Sie diese Regel auf eine E-Mail anwenden, nicht versuchen soll, andere Regeln auf dieselbe E-Mail anzuwenden. Dies macht es einfach, wenn Sie eine Faustregel haben, die nicht auf mehrere Anwendungsfälle zutrifft, wie etwa das Senden aller E-Mails von Ihrem bevorzugten Online-Shop an einen Einkaufs-Unterordner in Outlook.

Es kann jedoch Anwendungsfälle geben, in denen Sie möchten, dass Outlook weiterhin nach anwendbareren Regeln sucht. Angenommen, Sie haben eine Regel, die alle E-Mails mit Anhängen auswählt, und außerdem eine Regel, die alle E-Mails aus einer unerwünschten Domäne löscht. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail von einer Spam-Domain, die allerdings zusätzlich einen Anhang enthält. Sie möchten, dass Outlook beide Regeln ausführt, um sicherzustellen, dass Ihre unerwünschten E-Mail-Anhänge ordnungsgemäß gelöscht werden. Wenn Sie feststellen, dass Outlook E-Mails nicht wie erwartet sortiert, überprüfen Sie, ob Sie mehrere Regeln verarbeiten oder ob Sie Outlook so eingestellt haben, dass es dies stoppt.

Die zweite Option unten im Regel-Setup-Menü lautet „Regel jetzt ausführen“. Wenn diese Option ausgewählt ist, führt Outlook die Regel sofort aus und ergreift die angegebene Aktion für alle E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang, auf die die von Ihnen festgelegten Parameter zutreffen.

Regelverwaltung

Sobald Sie Regeln eingerichtet haben, können Sie diese jederzeit verwalten, bearbeiten, aktualisieren und löschen. Sie können auf alle Ihre Regeln zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail klicken, zu „Regeln“ gehen und „Regeln verwalten“ auswählen. Dadurch wird das Menü „Regeln“ geöffnet, in dem alle Ihre Regeln aufgelistet sind. Sie können auf dasselbe Menü auch zugreifen, indem Sie oben rechts auf das Einstellungszahnrad klicken und im Menü „Regeln“ auswählen. „Mail“.

Wenn Sie schon einmal Regeln im „alten“ Outlook eingerichtet haben, ist Ihnen möglicherweise aufgefallen, dass der gesamte Prozess des Einrichtens von Regeln einfacher und leichter geworden ist. Die Benutzeroberfläche und die Menüs sind jetzt einfacher zu verwenden und sehen eleganter und moderner aus. Darüber hinaus sind die Regeloptionen viel einfacher zu verwenden und die Software kann häufig vorhersagen, welche Regel Sie erstellen möchten, und den Großteil der Arbeit für Sie erledigen. Normalerweise veröffentliche ich nicht gerne „neue“ Softwareversionen, aber Microsoft hat die Regeln im „neuen“ Outlook wirklich verbessert.