Der einfachste Weg, Besprechungen mit Outlook zu organisieren

Das Planen täglicher Besprechungen kann stressig sein, wenn Sie nicht über die richtigen Tools verfügen. Outlook bietet eine Reihe von Funktionen, die diesen Prozess einfacher und effektiver machen. Dank der intelligenten Tools können Sie Termine individuell anpassen und problemlos mit Ihren Teammitgliedern synchronisieren. In diesem Artikel erfahren Sie einfache Schritte zum Organisieren von Besprechungen mit Outlook und zum optimalen Nutzen seiner Funktionen.

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Schnelle Tipps

  • Wenn Sie Outlook zum Planen von Besprechungen verwenden, können Sie Teilnehmer einladen und sogar Notizen oder eine Tagesordnung hinzufügen.
  • Besprechungen können als einmalige Ereignisse oder nach einem wiederkehrenden Zeitplan eingerichtet werden.
  • Nutzen Sie Room Finder (falls verfügbar), um schnell Besprechungsräume zu buchen.

Wenn Sie die Kalenderfunktion in Microsoft Outlook zum Planen von Besprechungen verwenden müssen, sind Sie hier genau richtig. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um einen Termin zu erstellen, ihn in eine Besprechung umzuwandeln und die richtigen Personen einzuladen.

So planen Sie Besprechungen mit Outlook – Schritt für Schritt

Schritt 1: Öffnen Outlook Klicken Sie auf das Kalendersymbol auf der linken Seite.

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Schritt 2: Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Ihr Meeting fest. Klicken Sie auf dieses Datum und doppelklicken Sie dann auf den Zeitraum, den Sie verwenden möchten. Hinweis: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Zeitraum klicken und „Neue Besprechungsanfrage“ auswählen.

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Weiter zu Schritt 3: Sie sollten nun ein separates Fenster sehen, in dem Sie alle relevanten Besprechungsinformationen eingeben können. Erstellen Sie einen Titel für Ihr Meeting und verwenden Sie das Dropdown-Menü neben Endzeit, um die Dauer des Meetings auszuwählen.

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Schritt 4: Optional – Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen zum Haupttextfeld hinzu.

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Schritt 5: Um Personen zu dieser Besprechung einzuladen, klicken Sie oben im Terminfenster auf das Symbol „Teilnehmer einladen“. Dadurch werden ein „Von“-Abschnitt (Ihre E-Mail-Adresse) sowie erforderliche und optionale Anwesenheitsabschnitte erstellt.

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Weiter zu Schritt 6: Geben Sie in den entsprechenden Abschnitten die E-Mail-Adressen der Personen ein, die an der Besprechung teilnehmen sollen.

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Schritt 7: Fügen Sie Ihrer Besprechung einen Ort hinzu, damit die Teilnehmer wissen, wo sie ankommen. Wenn Ihre Organisation über spezielle Besprechungsräume verfügt, hat Ihr IT-Team möglicherweise einen Raumfinder implementiert. Wenn jedoch durch Klicken auf diese Schaltfläche keine neuen Informationen angezeigt werden, müssen Sie Ihren Standort manuell eingeben, wie gezeigt.

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Schritt 8: Entscheiden Sie, ob Sie dieses Treffen einmal oder wiederholt durchführen möchten. Wenn Sie wöchentlich oder monatlich dasselbe Meeting abhalten müssen, klicken Sie auf das blaue Symbol „Meeting als Wiederholung festlegen“. Es hat zwei gebogene Pfeile als Symbol.

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Weiter zu Schritt 9: Bearbeiten Sie die Optionen für wiederkehrende Besprechungen. Sie können wählen, wie oft das Meeting abgehalten werden soll und ob es auf unbestimmte Zeit wiederholt werden soll oder nach einer festgelegten Zeitspanne enden soll. In diesem Fall wählte der Benutzer eine Reihe von acht monatlichen Treffen, immer an einem Mittwochnachmittag für eine halbe Stunde.

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Schritt 10: Klicken "OK" Zur Bestätigung der Informationen zur Besprechungshäufigkeit. Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Besprechungsinformationen korrekt sind, und klicken Sie "senden". Es ist nützlich, dass Outlook Sie benachrichtigt, wenn Sie eine Besprechung mit Teilnehmern erstellen, aber vergessen, sie zu senden.

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Die Verwendung von Outlook zum Planen von Besprechungen auf diese Weise bedeutet, dass die Empfänger die Einladung als E-Mail-Nachricht erhalten. Sie nehmen die Besprechung an oder lehnen sie ab. Wenn sie außerdem Outlook-Benutzer sind, wird die Besprechung automatisch ihrem Kalender hinzugefügt, wenn sie sie annehmen. In Ihrem Kalender wird automatisch angezeigt, wer Ihre Teilnahme bestätigt hat.

Wichtiger Tipp: Wenn eine Besprechungszeit oder ein Besprechungsdatum unpassend wird, können Sie diese jederzeit bearbeiten, indem Sie die Besprechung in Ihrem Kalender öffnen und manuell bearbeiten. Empfänger können in ihrer Antwort auch einen alternativen Zeitpunkt vorschlagen. Schließlich können Sie die Besprechungswiederholung jederzeit ändern, indem Sie auf die blaue Schaltfläche „Wiederholung bearbeiten“ klicken, die sich am Ende der Wiederholungsdetails im Besprechungsfenster befindet.

Outlook macht das Planen und Organisieren von Besprechungen einfacher als je zuvor. Durch die Anwendung der oben genannten Schritte können Sie eine effektive Kommunikation mit Ihrem Team sicherstellen und Ihre Zeit effizient verwalten. Wenn Sie zusätzliche Funktionen erkunden möchten, entdecken Sie die erweiterten Einstellungen, die das Tool bietet, um Ihre Produktivität zu steigern.

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