Wenn Sie in Outlook eine E-Mail mit wichtigen Besprechungs- oder Termindetails erhalten, können Sie diese direkt in eine Besprechungseinladung umwandeln, ohne die Details manuell erneut eingeben zu müssen. Diese einfache Methode spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen nahtlos in Ihren Kalender übertragen werden, sodass Sie Ihren Zeitplan effizienter organisieren können. In diesem Artikel erfahren Sie die praktischen Schritte, mit denen Ihnen dies problemlos gelingt.
Schnelle Tipps
- Verwenden Sie „Auf Besprechung antworten“ in Outlook, um schnell Kalendereinladungen aus E-Mail-Nachrichten zu erstellen.
- Das Bearbeiten direkt aus der E-Mail spart Zeit und behält den Kontext bei.
- Sie können andere einladen, Besprechungsdetails hinzufügen und Erinnerungen festlegen – alles an einem Ort.
- Ideal für Fachleute, die die Kommunikation und Terminplanung vereinfachen müssen.
Das Konvertieren einer E-Mail in eine Besprechungseinladung in Microsoft Outlook spart Zeit und verbessert den Arbeitsablauf, verhindert doppelte Planung und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Die Einrichtung ist mit den integrierten Funktionen von Outlook sehr einfach, es sind keine zusätzlichen Tools erforderlich.
Schritte zum Konvertieren einer E-Mail in ein Meeting in Outlook
Schritt 1: Melden Sie sich an bei Outlook Und öffnen Sie die E-Mail.
Schritt 2: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Antworten Sie allen entsprechend der Besprechung.
Weiter zu Schritt 3: Überprüfen Sie die automatisch ausgefüllten Felder, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
Schritt 4: Bezeichnung Datum (und Uhrzeit.
Schritt 5: Hinzufügen oder Anwesenheit ändern.
Weiter zu Schritt 6: Fügen Sie einen Standort oder Link zu Ihrer Online-Meeting-Plattform hinzu.
Schritt 7: Hinzufügen التفاصيل In den Anmerkungen.
Schritt 8: Klicken "speichern".
Schritte zum Ändern einer Besprechungseinladung
Nachdem Sie eine E-Mail mithilfe der Option „Allen bis zur Besprechung antworten“ in eine Besprechung umgewandelt haben, können Sie die Einladung Ihren Anforderungen entsprechend ändern. Hier finden Sie weitere Einzelheiten dazu, wie Sie diese Anpassungen vornehmen:
Schritt 1. Ändern Sie das Thema
Klicken Sie auf die Betreffzeile, um den Besprechungstitel zu ändern. Machen Sie es kurz und relevant.
Schritt 2. Datum und Uhrzeit einstellen
Verwenden Sie die Datums- und Uhrzeit-/Kalenderauswahl, um die Besprechungszeit festzulegen.
Schritt 3. Anwesenheit bearbeiten oder hinzufügen
Fügen Sie neue Teilnehmer hinzu, indem Sie ihre E-Mail-Adressen in das Feld „Teilnehmer einladen“ eingeben. Löschen Sie alle Empfänger, deren Anwesenheit nicht erforderlich ist.
Schritt 4. Einen Standort oder einen Meeting-Link hinzufügen
Geben Sie einen Besprechungsraumnamen ein oder fügen Sie einen Link ein. Verwenden Sie das Feld „Standort“.
Schritt 5. Aktualisieren Sie den Nachrichtentext.
Der ursprüngliche E-Mail-Inhalt wird automatisch angezeigt. Fügen Sie nach Bedarf eine Tagesordnung, Notizen oder Aktionspunkte hinzu.
Schritt 6. Legen Sie eine Erinnerung fest
Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Erinnerungen“, um auszuwählen, wann die Teilnehmer die Benachrichtigung erhalten.
Schritt 7. Anhänge hinzufügen
Verwenden Sie das Büroklammersymbol, um Dateien an das Meeting anzuhängen.
Verwenden Sie den Terminplanungsassistenten
Der Terminplanungs-Assistent von Outlook hilft Ihnen dabei, den besten Zeitpunkt für eine Besprechung zu ermitteln, indem er den Teilnehmern anzeigt, wann sie beschäftigt oder frei sind. Dies ist besonders nützlich, wenn die Koordination mit mehreren Personen erfolgt, die unterschiedliche Zeitpläne haben. So verwenden Sie es:
Schritt 1: Öffnen einer Einladung das Treffen, Dann klick auf Terminplanungsassistent
Schritt 2: Sie sehen eine Zeitplanansicht, die den Kalender jedes Teilnehmers enthält.
Weiter zu Schritt 3: Finden Sie den weißen Raum. Dieser Bereich zeigt freie Zeit an, während die blauen Kästchen arbeitsreiche Zeiten anzeigen.
Schritt 4: Legen Sie die Start- und Endzeit des Meetings fest, indem Sie das Meeting-Feld ziehen.
Schritt 5: Nutzen Sie die „Zeitvorschläge“ auf der rechten Seite.
Weiter zu Schritt 6: Zurück zur Registerkarte "Termine".
Mithilfe eines Terminplanungsassistenten können Sie Doppelbuchungen vermeiden und durch die Wahl eines für alle passenden Termins eine bessere Teilnehmerzahl gewährleisten.
Wer profitiert davon?
Manager und Teamleiter
Sie behandeln häufig Themen, die zu Besprechungen führen. Anstatt eine neue Kalendereinladung von Grund auf neu zu erstellen, können sie direkt aus der E-Mail-Konversation heraus arbeiten.
Assistentinnen der Geschäftsleitung
Ihre Aufgabe besteht häufig darin, E-Mail-Anfragen in Kalenderereignisse umzuwandeln. Diese Methode spart Zeit und behält den ursprünglichen Kontext bei.
Telearbeiter
Sie können die Vorteile einer schnellen Terminplanung nutzen, um Verzögerungen und Verwirrungen über Zeitzonen oder digitale Plattformen hinweg zu reduzieren.
Projektkoordinatoren
Sie können Aktualisierungen planen und Besprechungen effizient synchronisieren, indem sie vorhandene E-Mail-Konversationen als Grundlage verwenden.
Mit dieser einfachen Methode können Sie jede wichtige Outlook-E-Mail praktisch per Mausklick in eine Besprechungseinladung umwandeln und so den Besprechungsablauf schneller und präziser gestalten. Probieren Sie die Schritte jetzt aus und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns: Kennen Sie weitere Tipps, um die Arbeit in Outlook zu beschleunigen? Fügen Sie es in den Kommentaren hinzu und helfen Sie anderen, ihre Produktivität zu steigern.
