Täglich erhalten Sie in Ihrem Outlook-Posteingang Dutzende von Nachrichten – von der Arbeit, von Websites und aus verschiedenen Benachrichtigungen. Das macht das Auffinden wichtiger Nachrichten mühsam. Die Lösung ist einfach: Sie können Outlook so einstellen, dass Nachrichten automatisch und ohne Ihr Zutun in die entsprechenden Ordner sortiert werden. Mit dieser Funktion, bekannt als „Regeln“, können Sie Nachrichten basierend auf Absender, Adresse oder sogar Schlüsselwörtern in bestimmte Ordner verschieben. In dieser praktischen Anleitung führen wir Sie Schritt für Schritt durch die automatische E-Mail-Organisation von Outlook. So sparen Sie Zeit und behalten Ihren Posteingang im Blick.
Schnelle Tipps
- Sie können E-Mails von bestimmten Absendern oder Unternehmen einfach in Ordner filtern.
- Die Verwendung des Regelassistenten ist komplexer, bietet Ihnen jedoch mehr Kontrolle.
- Wenn Sie eine neue Regel einrichten, können Sie diese auch auf alle Ihre alten Nachrichten anwenden.
Büroangestellte erhalten täglich über 100 E-Mails. Die Verwaltung des Posteingangs kann daher schnell überfordern. Eine gute Möglichkeit, den Überblick zu behalten, ist die automatische Weiterleitung eingehender Nachrichten an verschiedene Ordner in Outlook. Richten Sie dazu eine Regel ein – entweder über eine vorhandene E-Mail oder mithilfe des Regel-Assistenten.
Option 1: Erstellen einer Regel aus einer E-Mail
Dies ist der schnellste und einfachste Weg, E-Mails aus Ihrem Posteingang in einen Ordner Ihrer Wahl zu verschieben.
Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht des Absenders, den Sie filtern möchten.
Schritt 2: Bewegen Sie den Mauszeiger über „die Regelnund wählen Sie "Regel erstellen".
Zu Schritt 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Von [Name des Absenders]
Schritt 4. kreuze das Kästchen an „Element in Ordner verschieben:“ Wählen Sie den Ordner aus dem nächsten Popup-Fenster aus.
Schritt 5. Klicken "OK".
Zu Schritt 6. Outlook informiert Sie darüber, dass die Regel erstellt wurde, und fragt Sie, ob Sie „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen möchten, die sich bereits im aktuellen Ordner befinden.“ Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Regel auf alle übereinstimmenden Nachrichten in Ihrem Posteingang anzuwenden.
Schritt 7. tippen Sie auf "OK".
Option 2: Verwenden Sie den Regelassistenten (erweiterte Methode)
Wenn Sie mehr Kontrolle über die Nachrichtenfilterung wünschen, müssen Sie den Outlook-Regel-Assistenten verwenden. Diese Methode ist zwar schwieriger und zeitaufwändiger, ermöglicht Ihnen jedoch die Automatisierung und Feinabstimmung vieler Aktionen.
Schritt 1. Gehen Sie in der Registerkarte zur Gruppe „Verschieben“ "Startseite". tippen Sie auf "die RegelnWählen Sie dann „Regeln und Warnungen verwalten …“
Schritt 2. Klicken Sie im nächsten Fenster auf „Neue Regel…“
Zu Schritt 3. innerhalb „Von vorne anfangen“, Wählen "„Wenden Sie die Regel auf die Nachrichten an, die ich erhalte.“
Schritt 4. Klicken "der nächste".
Schritt 5. Wählen Sie die verschiedenen Bedingungen aus, die Sie anwenden möchten (z. B. von Personen oder öffentlichen Gruppen).
Zu Schritt 6. Klicken Sie anschließend auf den blau unterstrichenen Text für jede Ihrer Bedingungen, um Details wie den Namen des Absenders oder die Wichtigkeitsstufe anzugeben. Klicken Sie auf "der nächste".
Schritt 7. Doppelklicken Sie im Fenster auf den Namen oder die öffentliche Gruppe. "Die Adresse der Basis", Dann klickOK".
Schritt 8. Klicken "der nächste".
Weiter zu Schritt 9. Lokalisieren „Verschieben Sie es in den angegebenen Ordner.“
Schritt 10. Klicken Sie im unteren Feld auf das blau unterstrichene Wort „Ausgewählt“ und wählen Sie den Zielordner für Ihre E-Mails aus. Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 11. Benennen Sie die Regel (z. B. „Nur an mich gesendet“) und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“. Sie können auch „Diese Regel jetzt für Nachrichten aktivieren in“ aktivieren.Posteingang Durch Auswahl dieses Kästchens.
Schritt 12. Klicken Sie abschließend auf „Ende".
Das Einrichten von Regeln in Outlook zum automatischen Verschieben von Nachrichten spart viel Zeit und sorgt für einen reibungslosen E-Mail-Versand. Sobald Sie diese Regeln einmal eingerichtet haben, werden Sie feststellen, wie Ihre E-Mails automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand geordnet bleiben. Egal, ob Sie Outlook auf dem Desktop oder im Web verwenden, Sie werden feststellen, dass das gleiche Prinzip problemlos anwendbar ist. Probieren Sie die Schritte jetzt aus und freuen Sie sich jeden Tag über geordnete, übersichtliche E-Mails.
