Die besten Möglichkeiten, Apple-Verknüpfungen und -Nummern zu nutzen, um Ihre Zeit effektiv zu erfassen

Zeitmanagement ist für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben von entscheidender Bedeutung. Eine der besten Möglichkeiten, diese Aufgabe zu erleichtern, ist der Einsatz der uns zur Verfügung stehenden Technologie. Apple bietet eine Reihe von Gadgets wie Kurzbefehle und Nummern, mit denen Sie Ihre Zeit effizienter erfassen können. Mit diesen Tools können Sie Ihre Produktivität steigern, Ihre Aufgaben organisieren und sicherstellen, dass Sie für alle Ihre Aktivitäten die richtige Zeit einteilen. In diesem Artikel gehen wir auf die besten Möglichkeiten ein, Apple-Tastenkombinationen und -Nummern zu verwenden, um Ihre Zeit zu erfassen und das Beste aus Ihrem Tag herauszuholen.

Die Shortcuts-App auf dem Mac verfügt über einige nützliche Aktionen, darunter eine, mit der Daten oben oder unten in einer Numbers-Tabelle hinzugefügt werden können. Ich verwende dieses Verfahren, um meine Zeit zu erfassen, indem ich die Start- und Endzeiten von Aufgaben in einer Tabelle aufzeichne, die ich dann nach Belieben analysieren kann.

So richten Sie ein Numbers-Dokument zur Zeiterfassung ein

Bevor Sie die Verknüpfung erstellen, müssen Sie ein Numbers-Dokument erstellen, zu dem die Verknüpfung Daten hinzufügen kann. Die Verknüpfung fügt diesem Dokument dann die Start- und Endzeiten für jede Aufgabe hinzu.

Öffnen Sie ein neues Numbers-Dokument und fügen Sie Spaltenüberschriften für den Aufgabennamen, das Datum, die Startzeit, die Endzeit und die Dauer hinzu.

Tippen und halten Sie das Doppelliniensymbol unten auf dem Bildschirm und ziehen Sie es nach oben, um alle Zeilen zu entfernen, die Sie können. Mit Numbers können Sie die letzte Zeile unter den Überschriften nicht entfernen, aber Sie können sie später entfernen, wenn Sie möchten.

Klicken Datei > Speichern Und öffnen Sie das Dropdown-Menü „Standort“. Wählen "iCloudDrive“.

Wählen Sie den Verknüpfungsordner. Dadurch wird sichergestellt, dass Verknüpfungen auf Ihr Numbers-Dokument zugreifen können.

Geben Sie dem Dokument einen leicht zu merkenden Namen und klicken Sie "speichern".

So erstellen Sie eine Verknüpfung zum Aufzeichnen der Startzeit einer Aufgabe

Nachdem Sie Ihre Tabelle nun fertig haben, können Sie mit der Shortcuts-App auf Ihrem Mac Ihre erste Verknüpfung erstellen. Diese Verknüpfung fragt Sie nach dem Namen der Aufgabe, an der Sie arbeiten. Nach der Eingabe werden die aktuelle Uhrzeit und das aktuelle Datum abgerufen und der Aufgabenname, das Datum und die Startzeit in einer neuen Zeile am unteren Rand des Dokuments hinzugefügt. Dadurch wird die Startzeit jeder Aufgabe aufgezeichnet.

Öffnen Sie die Shortcuts-App und tippen Sie auf das „+“-Symbol (Plus), um eine neue Verknüpfung zu erstellen. Geben Sie „Fragen“ in das Suchfeld ein und ziehen Sie eine Aktion „Um Input bitten“ zu Ihrer Verknüpfung.

Klicken Sie auf Eingabeaufforderung und geben Sie eine Eingabeaufforderung ein, in der Sie nach dem Namen der Aufgabe gefragt werden, die Sie starten möchten, z. B. „Welche Aufgabe starten Sie?“ Schreiben "das Datum" Ziehen Sie im Suchfeld eine Aktion „Geschichte” zu Ihrer Verknüpfung.

Suchen Sie nach „Zahlen“ und ziehen Sie die Aktion „Zeile oben oder unten in der Tabelle hinzufügen“ auf Ihre Verknüpfung. Klicken Sie auf „Verlauf“ und wählen Sie aus "Wischen" Um es zu löschen. Klicken Sie auf „Zahlentabelle” und wählen Sie die zuvor erstellte Tabelle aus.

Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste "Werte", Wählen Sie dannEinfügen einer VariablenWenn dies eine Option ist, wählen Sie „Eingabe anfordern“. Dadurch wird der Aufgabenname zur Spalte „Aufgabe“ in Ihrer Tabelle hinzugefügt.

Klicken Sie auf das Symbol „+ ” (Plus) neben „Zur neuen Eingabeauswahl hinzufügen“ klicken Sie dann bei gedrückter Strg-Taste auf „Werte“, wählen Sie „Variable einfügen“ und wählen Sie „Datum“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zeitformat“ und wählen Sie „Keine“. Dadurch wird das Datum (ohne Uhrzeit) zur Spalte „Datum“ in Ihrer Tabelle hinzugefügt.

Rat
Wenn die Schaltfläche „+“ (Plus) nicht angezeigt wird, geben Sie stattdessen einen zufälligen Buchstaben in das Feld „Eingabeanforderung“ ein und füllen Sie dann den nächsten Abschnitt aus, bevor Sie zurückkehren, um „Eingabeanforderung“ erneut zum ersten Variablenfeld hinzuzufügen.

Klicken Sie auf das Symbol „+ ” (Plus), klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf „Werte“, wählen Sie „Variable einfügen“ und wählen Sie „Datum“. Wählen Sie unter „Get“ „Time“ aus. Dadurch wird die Zeit zur Spalte „Zeit“ in Ihrer Tabelle hinzugefügt.

Klicken Sie auf den Namen Ihrer Verknüpfung und ändern Sie ihn in einen beschreibenden Namen, z. B. „Zeiterfassung starten“. Ihre endgültige Verknüpfung sollte wie im Screenshot unten aussehen.

Klicken Sie auf das Symbol "ich“ im linken Bereich und wählen Sie dann „An Menüleiste anheften“. Dies erleichtert den Zugriff auf die Verknüpfung über die Menüleiste. Sie können auch auf „Tastaturkürzel hinzufügen“ klicken, um eine benutzerdefinierte Tastenkombination zum Starten der Tastenkombination hinzuzufügen.

So erstellen Sie eine Verknüpfung zum Aufzeichnen, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist

Die obige Verknüpfung zeichnet die Zeit auf, zu der Sie eine Aufgabe starten. Anschließend können Sie eine weitere Verknüpfung erstellen, um die Zeit aufzuzeichnen, die Sie anhalten. Diese Methode ist etwas einfacher, da Sie nicht nach dem Aufgabennamen fragen müssen.

Öffnen Sie Verknüpfungen und klicken Sie auf das „+“-Symbol (Plus), um eine neue Verknüpfung zu erstellen. Suchen Sie nach „Verlauf“ und ziehen Sie die Aktion „Verlauf“ auf Ihre Verknüpfung.

Ich suche nach „Zahlen“ Und ziehen Sie die Aktion „Zeile oben oder unten in der Tabelle hinzufügen“ auf Ihre Verknüpfung. Klicken Sie auf „Verlauf“ und wählen Sie „Löschen“, um die Variable zu entfernen. Klicken Sie auf „Zahlentabelle“ und wählen Sie die Tabelle aus, die Sie am Anfang des Artikels erstellt haben.

Klicken "Werte" Und tippe "X” Dies dient als Platzhalter, den wir bald löschen werden. Klicken Sie auf das „+“-Symbol (Pluszeichen) und dann bei gedrückter Strg-Taste auf „Werte“. Wählen Sie „Variable einfügen“ und dann „Datum“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zeitformat“ und wählen Sie „Keine“. Dadurch wird das Enddatum der Aufgabe zur Spalte „Datum“ in Ihrer Tabelle hinzugefügt.

Klicken Sie auf „+“ (Pluszeichen) und geben Sie „Y“ als weiteren Platzhalter ein. Klicken Sie auf „+“ (Pluszeichen) und klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf „Werte“. Wählen Sie „Variable einfügen“ und dann „Datum“. Wählen Sie im Abschnitt „Abrufen“ die Option „Zeit“. Dadurch wird die aktuelle Zeit zur Spalte „Endzeit“ in Ihrer Tabelle hinzugefügt.

Löschen Sie die Platzhalter „X“ und „Y“, die durch „Werte“ ersetzt werden sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nichts in die Spalten „Aufgabenname“ und „Startzeit“ Ihrer Tabelle eingeben, indem Sie leere Werte an diese Spalten übergeben.

Klicken Sie auf den Namen Ihrer Verknüpfung und fügen Sie etwas Beschreibendes hinzu, z. B. „Endzeit verfolgen“. Die fertige Verknüpfung sollte wie im Screenshot unten aussehen.

Klicken Sie auf das Symbol "ich" Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen neben „An Menüleiste anheften“. Sie können auch klicken „Tastaturkürzel hinzufügen“ Wenn Sie Ihrer Verknüpfung eine benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen möchten.

Verwenden Sie Verknüpfungen zur Zeiterfassung

Nachdem Sie nun Ihre Zeiterfassungsverknüpfungen erstellt haben, können Sie diese verwenden. Wenn Sie eine Aufgabe starten, klicken Sie in der Menüleiste auf das Verknüpfungssymbol (möglicherweise müssen Sie die Menüleiste anzeigen, wenn sie ausgeblendet ist). Wählen Sie die Verknüpfung aus, die die Zeiterfassung startet. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie gefragt werden, welche Aufgabe Sie starten. Geben Sie den Namen der Aufgabe ein und klicken Sie auf Fertig.

Der Aufgabenname, das aktuelle Datum und die Startzeit werden einer neuen Zeile in Ihrer Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie möchten, können Sie an dieser Stelle die leere Zeile löschen, die wir zuvor nicht entfernen konnten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer klicken und auswählen „Zeile löschen.“

Wenn Sie mit der Arbeit an Ihrer Aufgabe aufhören, klicken Sie in der Menüleiste auf das Symbol „Verknüpfungen“ und wählen Sie die Verknüpfung aus, die Sie erstellt haben, um die Fertigstellungszeit zu verfolgen. Das Datum und die Endzeit werden Ihrer Tabelle hinzugefügt. Sie können weiterhin Verknüpfungen verwenden, um den Beginn und das Ende jeder Aufgabe aufzuzeichnen.

Berechnen Sie die Dauer der Aufgabe in Zahlen

Es ist hilfreich zu wissen, wann eine Aufgabe begonnen und beendet werden muss, aber wahrscheinlich möchten Sie auch wissen, wie lange sie dauert. Es ist sehr einfach, dies in Ihrer Tabelle zu berechnen. Klicken Sie in der Spalte „Dauer“ auf die zweite Zelle. Geben Sie „=“ ein und klicken Sie dann auf den Wert in einer Spalte „Endzeit“. Ich schreibe "-” (Minus) und geben Sie den Wert in der Spalte „Startzeit“ an. Drücken Sie die Eingabetaste und die Dauer wird berechnet.

Mit der Zeit wird Ihre Tabelle mit mehr Daten gefüllt. Sie können den Füllpunkt einer Dauerformel nach unten ziehen, um ihn auf alle Zellen in der Dauerspalte anzuwenden, genau wie in Excel. Dadurch wird die Dauer aller aufgezeichneten Aufgaben berechnet.

Sie können Numbers dann verwenden, um mit diesen Informationen fast alles zu tun, was Sie wollen, z. B. Kreisdiagramme Ihrer Aufgaben zu erstellen oder herauszufinden, für welche Aufgaben Sie mehr Zeit aufwenden. Sobald Sie die Daten mithilfe Ihrer Verknüpfungen in Ihrer Tabelle gespeichert haben, können Sie damit machen, was Sie wollen.

Zahlen werden oft übersehen, da Menschen lieber Apps wie Excel oder Google Sheets verwenden. Die Möglichkeit, über Aktionen in der Shortcuts-App Daten zu Ihrer Tabelle hinzuzufügen, macht Numbers jedoch zu einem äußerst nützlichen Werkzeug in Ihrem Arsenal. Sie müssen lediglich herausfinden, wie Sie die Vorteile am besten nutzen können.