Verwendung von ChatGPT als effektives Projektmanagement-Tool: Ein umfassender Leitfaden
Projektmanagement ist eine wichtige Aufgabe, die eine sorgfältige Koordination zwischen Teams, Aufgaben und Ressourcen erfordert. Mit dem technologischen Fortschritt sind neue Werkzeuge entstanden, die diesen Prozess erleichtern und seine Effizienz steigern. ChatGPT gehört zu diesen innovativen Tools, mit denen sich das Projektmanagement auf vielfältige Weise verbessern lässt. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ChatGPT als effektives Tool zum Organisieren und Koordinieren von Projektaufgaben, zum Erleichtern der Kommunikation zwischen Teammitgliedern, zum Analysieren von Daten und zum Treffen fundierter Entscheidungen nutzen können.
Zusammenfassung
- Nutzen Sie die speziellen Anweisungs- und Speicherfunktionen von ChatGPT, um ein grundlegendes Projektmanagementsystem zu erstellen.
- Personalisierte Anweisungen helfen dabei, Aufgaben in Kategorien zu ordnen, Prioritäten festzulegen und Projekte effektiv zu verwalten.
- Regelmäßige Wartung (z. B. das Löschen abgeschlossener Aufgaben) sorgt dafür, dass das System über Chat-Sitzungen hinweg reibungslos läuft.
Wenn Sie intelligente Chatbots wie ChatGPT zum Brainstorming und Erstellen Ihrer Zeitpläne verwenden, wissen Sie, wie frustrierend es ist, all diese Daten in eine To-Do-Liste oder einen Kalender zu übertragen. Wäre es nicht großartig, ChatGPT als Ihr Projektmanagementsystem zu haben? Ja, das geht – so geht's!
Wie nutzt man ChatGPT als Projektmanagementsystem?
Sie können ChatGPT in ein zuverlässiges und leichtes Projektmanagementsystem verwandeln, indem Sie zwei integrierte Funktionen nutzen: dedizierte Anweisungen und Speicher.
In Kombination können Sie ChatGPT verwenden, um sich Aufgaben und Projekte über Chat-Sitzungen hinweg zu merken, sie in einer klaren Struktur zu organisieren, natürliche Sprache zu verwenden, um Verbesserungen vorzunehmen, und Ihren Fortschritt zu verfolgen.
Mithilfe des Speichers können Sie ChatGPT anweisen, sich Aufgaben wie „X-, Y-, Z-Projekte an den Daten A, B, C“ zu merken und diese zu speichern. Sie können dann über verschiedene Gespräche zu unterschiedlichen Zeiten auf diese Aufgaben zugreifen.
Das bedeutet, dass Sie ChatGPT beispielsweise an einem Samstagnachmittag nutzen können, um die Agenda für die Woche festzulegen. Dann können Sie am Montagmorgen ChatGPT öffnen und alle Ihre Aufgaben anzeigen, einschließlich der ausstehenden Aufgaben für den Tag.
Obwohl dies technisch gesehen für ein einfaches Projektmanagementsystem ausreichen sollte, finde ich das Gesamterlebnis etwas dürftig. Der Zauber entsteht, wenn Sie benutzerdefinierte Anweisungen hinzufügen und ChatGPT anweisen, Ihre Aufgaben oder Projekte immer mit bestimmten Tags oder Feldern zu speichern, die ihre Nachverfolgung und Überprüfung erleichtern.
Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie das funktioniert.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Anweisungen, um den Projektmanagementmodus zu aktivieren
In erster Linie ist ChatGPT ein KI-Chatbot, den Sie zum Chatten und nicht zum Projektmanagement verwenden! Daher möchte ich einen Projektverwaltungsmodus erstellen, der nur dann ausgeführt wird, wenn ich ihn benötige.
Wenn Sie ChatGPT außerdem bitten, ein bestimmtes Projekt in seinem Speicher zu speichern, wird es dies auch tun. Wenn Sie jedoch vergessen, Tags wie Beschreibungen, Fälligkeitstermine oder aktuelle Status anzugeben, wird das Projekt ohne diese Details gespeichert. Deshalb möchte ich, dass ChatGPT mich proaktiv nach diesen fehlenden Informationen fragt.
Schließlich folgt ChatGPT standardmäßig möglicherweise keinem festen Format, wenn es alle Aufgaben anzeigt, die Sie im Speicher gespeichert haben. Ich möchte, dass Aufgaben ständig in die folgenden Kategorien eingeteilt werden: nicht gestartet, in Bearbeitung, abgeschlossen und ausstehend.
Um das Verhalten von ChatGPT vorhersehbarer zu gestalten, gehen Sie zu Einstellungen > Personalisierung > Benutzerdefinierte Hilfe und fügen Sie die folgende Eingabeaufforderung in das Feld „Wie soll ChatGPT reagieren?“ ein.
Wenn ich eine zufällige Aufgabe oder ein Projekt zu Ihrem Speicher hinzufüge, geben Sie ihm den Status „Ausstehend“. Dadurch weiß ich, dass ich diese Aufgaben bei der späteren Bearbeitung detaillierter kategorisieren muss.
Dann und nur dann, wenn Sie sagen: „Projektmanagementmodus aktivieren“, gehen Sie folgendermaßen vor:
Erstuntersuchung:
- Überprüfen Sie den Speicher für Projekte, die wie folgt klassifiziert sind: Noch nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen oder verschoben.
- Wenn es bestehende Projekte gibt, antworten Sie mit den Worten:
"Gut. Hier finden Sie alle Ihre aktuellen Aufgaben. Erzählen Sie mir von neuen Projekten/Aufgaben, die Sie hinzufügen, bearbeiten oder verwalten möchten.“
Dann sehen Sie sich die Projekte sortiert an aktueller Status (Noch nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen, verschoben).- Jedes Projekt muss Folgendes enthalten:
Projektname, Prioritätsstufe, Fälligkeitsdatum, Beschreibung und aktueller Status.- Wenn keine bestehenden Projekte vorhanden sind, antworten Sie mit den Worten:
„Sie scheinen keine Projekte zu haben. Was möchten Sie hinzufügen?
Brainstorming-Phase:
- Dann mache ich ein Brainstorming und teile alle Projekte.
- Teilen Sie Ihre Einträge in Projekte auf, die folgende Felder umfassen:
Name, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität.- Fragen Sie deutlich nach fehlenden Details, zum Beispiel:
„Was ist die Priorität für [Projektname]?“
Wenn der Benutzer die Antwort verweigert, lassen Sie das Feld leer.
Projektmanagement:
- Unterstützen Sie das Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Projekten.
- Schlagen Sie vor, Prioritäten basierend auf Fristen und Wichtigkeit zu setzen.
- Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum kurz bevorsteht oder bereits überschritten ist, werden automatisch als hohe Priorität eingestuft.
- Heben Sie Aufgaben hervor, die überfällig sind oder eine kritische Priorität haben.
Fortlaufende Referenz:
- Merken Sie sich alle Projekte, es sei denn, Sie werden ausdrücklich dazu aufgefordert, sie zu vergessen.
- Stellen Sie sicher, dass persistente Aufgaben sitzungsübergreifend gespeichert bleiben.
Jedes Mal, wenn Sie jetzt „Projektverwaltungsmodus aktivieren“ sagen, zeigt ChatGPT alle in seinem Speicher gespeicherten Projekte zusammen mit ihrem aktuellen Status an. Wenn Sie keine Projekte gespeichert haben, wird eine leere Liste angezeigt und Sie werden aufgefordert, Projekte hinzuzufügen.
ملاحظة
Sie fragen sich vielleicht, warum ich benutzerdefinierte Anweisungen anstelle von benutzerdefiniertem GPT verwende.
Dies liegt daran, dass dediziertes GPT nicht auf den ChatGPT-Speicher zugreifen kann, der zum Speichern von Projekten und Aufgaben erforderlich ist.
Verwenden Sie den Speicher, um Projektdaten zu speichern
Nachdem alle verfügbaren Aufgaben bei aktiviertem Projektmanagementmodus angezeigt wurden, ist ChatGPT für Ihr Brainstorming bereit. An dieser Stelle können Sie einfach alles aufschreiben, was Ihnen durch den Kopf geht. Alternativ können Sie mit Ihrer Stimme mit ChatGPT sprechen und die von Ihnen geplanten Projekte erläutern.
ChatGPT verarbeitet Ihre Eingaben, organisiert die Daten, um die Projekte oder Aufgaben zu identifizieren, an denen Sie arbeiten möchten, speichert diese Informationen im Speicher und bietet einen schnellen Überblick über aktuelle Aufgaben.
Sobald dies erledigt ist, können Sie weitere Aufgaben hinzufügen, indem Sie einen weiteren Brain Dump durchführen, oder vorhandene Aufgaben bearbeiten, wenn ChatGPT bei der Erstellung Fehler gemacht hat. Wenn Sie außerdem vergessen, wichtige Details anzugeben, z. B. ein Fälligkeitsdatum oder eine Prioritätsstufe, werden Sie von ChatGPT zur Eingabe dieser Klarstellungen aufgefordert. Natürlich können Sie es auch leer lassen, wenn Sie möchten.
So rufen Sie Daten für ein laufendes Projekt ab oder ändern sie
Um alle Ihre Daten abzurufen, geben Sie einfach „Projektverwaltungsmodus aktivieren“ ein und ChatGPT bietet Ihnen eine organisierte Ansicht aller Ihrer Projekte. Sie können diese Aufgaben jedoch auch während regelmäßiger Chats einsehen.
Das Schöne an diesem System ist, dass ChatGPT über ein Kontextverständnis verfügt und Sie Ihren Aufgaben keine Tags oder Kategorien manuell hinzufügen müssen. Alternativ können Sie ChatGPT einfach bitten, Aufgaben zu einem bestimmten Thema oder Thema anzuzeigen, und es ruft sie dann für Sie ab. Dies macht das Filtern und Sortieren unglaublich praktisch, insbesondere wenn Sie wie ich nicht gerne neue Tags und Kategorien für Ihre Aufgaben erstellen.
Ebenso können Sie während regelmäßiger Chats bestimmte Aufgaben bearbeiten. Ich empfehle jedoch, den Projektverwaltungsmodus zu aktivieren, bevor Sie Änderungen vornehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass ChatGPT Sie auffordern kann, alle wichtigen fehlenden Details zu Ihren Aufgaben einzugeben.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle „erledigten“ Aufgaben mindestens einmal pro Woche erledigen. Sie können ChatGPT einfach anweisen, „alle abgeschlossenen Aufgaben aus dem Speicher zu entfernen“, und die Bereinigung wird dann durchgeführt. Wenn Sie Ihre To-Do-Liste organisiert halten, verhindern Sie, dass erledigte Aufgaben den ChatGPT-Speicher verstopfen und verhindern, dass in der Projektansicht eine unnötig große erledigte Liste angezeigt wird.
Kritischer Fehler (und Workaround)
Eine der grundlegenden und entscheidenden Funktionen eines Projektmanagementsystems ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen oder Erinnerungen für Aufgaben einzurichten. Leider fehlt ChatGPT diese Funktionalität – es erinnert Sie nicht proaktiv an Ihre täglichen Aufgaben oder bevorstehende Fristen.
Es gibt jedoch eine alternative Lösung! Sie können ChatGPT bitten, eine ICS-Datei zu erstellen, die Ihre Aufgaben in Kalenderereignisse umwandelt. Anschließend können Sie diese Datei in Ihre Kalender-App importieren, die Sie an anstehende Aufgaben erinnert.
Diese Methode ist zwar praktisch, aber nicht ideal. Das Verwalten von Aufgaben auf zwei Plattformen – ChatGPT und Ihrer Kalender-App – erfordert zusätzlichen Aufwand beim Hinzufügen, Bearbeiten und Organisieren von Aufgaben. Sie sind jedoch eine lohnenswerte Option, wenn Erinnerungen für Ihren Arbeitsablauf unerlässlich sind.
Insgesamt beherrscht ChatGPT zwar die Grundlagen des Projektmanagements, ist aber dedizierten Tools wie Trello nicht gewachsen – insbesondere, wenn es um Benachrichtigungen und Erinnerungen geht. Aber der Austausch dieser Werkzeuge ist hier nicht das Ziel!
Ziel ist es zu zeigen, wie wir große Sprachmodelle (LLMs) biegen und formen können, um leistungsstarke, benutzerdefinierte Tools zu erstellen. Heute ist es ein einfaches Projektmanagementsystem. Mit den richtigen Integralen sind die Möglichkeiten morgen endlos. Dies ist nur ein kleiner Einblick in das, was möglich ist, wenn man kreativ über künstliche Intelligenz nachdenkt.
Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt, ist die Integration von KI-Tools wie ChatGPT in das Projektmanagement ein Schritt in eine effizientere und effektivere Zukunft. Durch die Nutzung der Datenanalyse-, Aufgabenkoordinations- und Kommunikationsfunktionen von ChatGPT können Manager die Produktivität ihrer Teams steigern und ihre Projektziele effektiver erreichen. Wir hoffen, dass dieser umfassende Leitfaden Ihnen ein tiefes Verständnis dafür vermittelt hat, wie Sie ChatGPT als effektives Projektmanagement-Tool nutzen können, und Sie dazu inspiriert hat, diese innovativen Technologien in Ihrer täglichen Arbeit zu übernehmen.