Wie Claude mir hilft, meinen Kalender zu verwalten (aber ChatGPT scheitert!)

Dank intelligenter Assistenten wie Claude und ChatGPT ist das Zeitmanagement jetzt noch einfacher. Beide bieten innovative Lösungen zur Vereinfachung Ihres Alltags, aber welche kann Ihnen besser dabei helfen, Ihren Zeitplan zu organisieren und Ihre Ziele zu erreichen? In diesem Artikel vergleichen wir die Fähigkeiten von Claude und ChatGPT im Hinblick auf ihre Effizienz bei der Verwaltung täglicher Aufgaben und der Planung von Ereignissen und heben die Stärken und Schwächen beider hervor.

Zusammenfassung

• Nutzen Sie KI- und ICS-Dateien, um Kalenderdaten effizient zu verwalten, Änderungen vorzunehmen und die Veranstaltungsorganisation zu vereinfachen.
• ChatGPT kann bei der Generierung von Textinhalten für ICS-Dateien helfen, hat jedoch Schwierigkeiten bei der Verarbeitung großer Dateien für die Analyse.
• Erstellen Sie ein nahtloses Kalenderverwaltungssystem, indem Sie ICS-Dateien exportieren und Claude verwenden, um die Daten zu verarbeiten und Änderungen in Ihre Kalenderanwendung hochzuladen.

Ihr Kalender ist eines Ihrer leistungsstärksten Produktivitätswerkzeuge, aber er wird nur dann effektiv sein, wenn Sie sich die Zeit nehmen, alle Ihre Ereignisse hinzuzufügen und zu verwalten. Leider kann dies sehr stressig und geradezu langweilig werden. Kann mir KI dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen?

Wie ein KI-gestütztes Kalenderverwaltungssystem funktioniert

Einer der besten Anwendungsfälle für KI-gestützte LLMs (Large Language Models) besteht darin, unstrukturierten Text zu strukturieren und für Menschen lesbar zu machen. Mir wurde klar, dass ich diese Funktion nutzen konnte, indem ich ICS-Dateien lesen und verstehen ließ – ein universelles Kalenderdateiformat zum Speichern und Teilen von Kalenderereignisdaten.

Google Kalender ermöglicht Ihnen, wie die meisten anderen digitalen Kalender-Apps, den Import oder Export von Ereignissen mithilfe von ICS-Dateien. Auch wenn diese Dateien für Sie und mich wie Unsinn erscheinen mögen, kann die KI sie problemlos scannen und verstehen. Die Idee ist also:

• Exportieren Sie meinen Kalender als ICS-Datei.
• Teilen Sie es mit einem KI-Chatbot wie Claude.
• Ich habe Claude gebeten, alle Daten zu verarbeiten und mir einen schnellen Überblick zu geben.
• Bitten Sie Claude, Änderungen und Anpassungen vorzunehmen.
• Erstellen Sie mit Claude eine neue ICS-Datei.
• Importiere es in meinen Kalender.

Das Schöne an diesem System ist, dass Sie umfassende Änderungen an mehreren Ereignissen gleichzeitig vornehmen können – Beschreibungen hinzufügen, Erinnerungen festlegen und Datumsbereiche ändern – und das alles, ohne sich durch endlose Menüs klicken zu müssen. Sagen Sie Claude einfach, was Sie tun möchten, und er kümmert sich um die langweiligen Teile.

Probleme bei der Verwendung von ChatGPT

Ich habe dieses System mit der kostenlosen Version von ChatGPT und Claude ausprobiert. Während Claude mit Bravour bestanden hat, hatte ich viele Probleme mit ChatGPT. Zuerst habe ich versucht, eine ICS-Datei als Anhang hochzuladen, und sie begann, meine Kalenderereignisse zu halluzinieren. Ich habe dann den Textinhalt der ICS-Datei kopiert und eingefügt, und ChatGPT weigerte sich, ihn als Eingabe zu akzeptieren. Ich glaube, der Text hat die maximale Nachrichtenlänge in ChatGPT überschritten.

Also habe ich es noch einmal mit ChatGPT Plus und dem GPT-4o-Formular versucht, und dieses Mal konnte ich die gesamte ICS-Datei als Texteingabe eingeben, aber das Formular vergaß die Eingabeaufforderung (Anweisungen) zur Verarbeitung der Daten und scheiterte daran die gewünschte Ausgabe liefern. Dies kann daran liegen, dass die Datei sehr groß war – möglicherweise außerhalb des ChatGPT-Kontextfensters.

Schließlich hatte ich mit den neueren Modellen o1 und o1-mini Erfolg, aber zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels sind sie am Limit 50 Nachrichten pro Woche. Wenn Sie Ihr Limit bereits ausgeschöpft haben, können Sie dieses System nicht nutzen.

Im Gegensatz dazu war meine Erfahrung mit Claude viel besser. Selbst mit der kostenlosen Version funktionierte das System einwandfrei. In den folgenden Abschnitten erläutere ich detailliert, wie dieses System repliziert wird.

Allerdings ist ChatGPT immer noch eine praktikable Option, wenn Sie lediglich Textinhalte für eine ICS-Datei generieren möchten, die Sie in Ihren Kalender importieren möchten. Der Bereich, in dem ich Schwierigkeiten hatte, war das Lesen von ICS-Dateien, insbesondere großen Dateien, für die Kalenderanalyse.

Schritt 1: Voraussetzungen: Exportieren Sie die ICS-Datei und fügen Sie diese Eingabeaufforderung ein

Exportieren wir zunächst den Kalender und holen uns die ICS-Datei. Wenn Sie wie ich Google Kalender verwenden, öffnen Sie es in Ihrem Browser (die Version der App unterstützt keinen Kalenderexport), klicken Sie auf das „Zahnradsymbol“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und klicken Sie auf „Einstellungen“. Klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf „Importieren und Exportieren“ und schließlich auf „Exportieren“.

Dadurch wird die ZIP-Datei auf Ihr System heruntergeladen. Entpacken Sie die Datei, um auf alle Kalender zuzugreifen, die Sie im ICS-Format exportiert haben. Ziehen Sie nun einfach die ICS-Dateien per Drag & Drop in Claudes Chat-Box, um sie als Anhang hinzuzufügen. Kopieren Sie dann die folgende Eingabeaufforderung, fügen Sie sie ein und beobachten Sie, wie die KI ihre Magie entfaltet:

Hier ist die Eingabeaufforderung, die Sie verwenden müssen:

# Interaktiver Kalenderanalyse- und Planungsassistent

Sie sind ein erfahrener Assistent im Kalendermanagement. Ich präsentiere meine Kalenderdaten im ICS-Format. Ihre Aufgabe besteht darin, mir durch interaktiven Dialog zu helfen, meine Agenda zu verstehen und zu verbessern.

## 1. Erster Kalenderüberblick

– Stellen Sie eine detaillierte Liste aller bevorstehenden Ereignisse bereit (in den nächsten 30 Tagen).

– Format: [Datum] [Uhrzeit] – [Ereignisname] (Dauer)

– Fügen Sie wiederkehrende Muster und Ereignisdetails hinzu

– Heben Sie alle Besonderheiten der Veranstaltung hervor (Teilnehmer, Orte usw.)

## 2. Zeitanalyse

– Definieren Sie alle freien Zeiträume

– Terminkonflikte oder enge Übergänge bemerken

– Fügen Sie bestimmte Zeiträume für bestimmte Aktivitäten ein, die wiederverwendet werden können

– Zeigen Sie die Verteilung von Ereignissen über verschiedene Tageszeiten an

##3. Tabelleneinblicke

– Weisen Sie auf etwaige Planungsmuster hin

– Identifizieren Sie potenzielle Terminkonflikte

– Bemerken Sie ungewöhnlich geschäftige oder schwache Zeiten

– Heben Sie alle Überlegungen zur Zeitzone hervor

## 4. Interaktive Planungsphase

Stellen Sie gezielte Fragen zu:

– Veranstaltungsdetails (Titel, Beschreibung, Dauer)

– Präferenzen der Teilnehmer

– Wiederholte Muster

– Prioritätsstufen

– Caching-Zeitbedarf

– Überlegungen zur Zeitzone

– Anforderungen an den Ort/die virtuelle Besprechung

– Links zu verwandten Veranstaltungen

## 5. Kalenderanpassungen

Nach jeder vorgeschlagenen Änderung:

– Bestätigen Sie die Änderungsdetails

– Erkundigen Sie sich nach relevanten Ereignissen oder Abhängigkeiten

– Überprüfen Sie die Einstellungen für sich wiederholende Stile

– Prüfen Sie, ob weitere Änderungen erforderlich sind

## 6. ICS erstellen

Sobald die Änderungen abgeschlossen sind:

– Erstellen Sie vollständige Einträge im ICS-Format

– Erkundigen Sie sich unbedingt nach meiner Zeitzone, bevor Sie fortfahren. Bitte teilen Sie mir mit, dass die Veranstaltungszeiten im Kalender verwechselt werden, wenn nicht die korrekte Zeitzone angegeben wird.

– Fügen Sie alle erforderlichen Felder hinzu (Zusammenfassung, Beschreibung, Standort usw.)

– Behalten Sie das richtige Importformat bei

**Hinweis:** Konzentrieren Sie sich weiterhin auf zukünftige Ereignisse und Flexibilität bei der Planung. Um wiederkehrende Muster oder Verpflichtungen zu verstehen, sollten nur vergangene Ereignisse berücksichtigt werden.

Wenn ich meine Kalenderdaten teile, beginnen Sie bitte mit der detaillierten Übersicht und warten Sie auf meine Antwort, bevor Sie mit Vorschlägen oder Änderungen fortfahren.

Schritt 2: Teilen Sie Claude die Veranstaltungsdetails mit

Nachdem Sie die Eingabeaufforderung für den Inhalt Ihrer ICS-Datei bearbeitet haben, gibt Ihnen Claude einen detaillierten Überblick über Ihren Tag und empfiehlt Änderungen, die Sie vornehmen können, um Ihre Zeit besser zu verwalten.

Jetzt können Sie mit Claude ein Gespräch führen, um Ihren Kalender zu verbessern, oder Sie können direkt spezifische Anweisungen dazu geben, welche Kalenderereignisse bearbeitet und welche neuen Ereignisse hinzugefügt werden sollen. Sie können ein Brainstorming durchführen, E-Mails oder Nachrichten kopieren und in den Chat einfügen, um Claude zusätzlichen Kontext zu bieten. Aus diesen Daten erstellt es dann für Sie einen neuen Ablauf mit wiederkehrenden und einmaligen Ereignissen – ganz nach Ihren Vorgaben. Wenn Ihnen das Aussehen Ihres neuen Tages, Ihrer neuen Woche und Ihres neuen Monats gefällt, können Sie Claude bitten, diese in eine ICS-Datei zu konvertieren.

Jetzt kann Claude keine ICS-Datei zum Herunterladen erstellen. Es kann jedoch ein Artefakt erstellt werden, das den Textinhalt der ICS-Datei enthält. Sie können auf dem Artefakt auf die Download-Schaltfläche klicken, um es als TXT-Datei auf Ihren Computer herunterzuladen.

Schritt 3: Laden Sie die ICS-Datei in Google Kalender (oder Ihre bevorzugte Kalender-App) hoch.

Nachdem Sie die TXT-Datei mit den ICS-Dateidaten heruntergeladen haben, öffnen Sie sie in einem Texteditor wie Notepad. Gehen Sie als Nächstes zu Datei > Speichern unter und fügen Sie .ics am Ende des Dateinamens hinzu. Wählen Sie als Nächstes den Speichertyp „Alle Dateien“ aus. Klicken Sie auf „Speichern“ und Sie sehen eine neue ICS-Datei auf Ihrem Desktop.

Öffnen Sie nun die Kalender-App Ihrer Wahl und importieren Sie die ICS-Datei. Gehen Sie in Google Kalender zu Einstellungen > Importieren und Exportieren, klicken Sie dann im Abschnitt „Importieren“ auf „Datei von Ihrem Computer auswählen“, suchen Sie die gerade erstellte ICS-Datei, wählen Sie den Kalender aus, in den Sie sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf „ Schaltfläche „Importieren“. Es sollte ein Popup-Fenster angezeigt werden, das Sie darüber informiert, dass alle neuen Kalenderereignisse hinzugefügt wurden.

Ihr Google Kalender ist jetzt voll mit allen neuen Ereignissen. Jede Veranstaltung ist mit den notwendigen Details gekennzeichnet, einschließlich Erinnerungen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich dort sind.

Beachten Sie, dass ICS-Dateien nur neue Ereignisse zu Ihrem Kalender hinzufügen und keine vorhandenen Ereignisse ändern oder löschen. Wenn Sie nur neue Ereignisse wünschen, können Sie einen neuen Kalender erstellen und die ICS-Datei darin importieren. Anschließend können Sie je nach den Ereignissen, auf die Sie zugreifen möchten, zwischen verschiedenen Kalendern wechseln. Wenn Sie jedoch alle Ihre alten Termine entfernen und durch neue ersetzen möchten, können Sie den alten Kalender löschen, einen neuen erstellen und dann die ICS-Datei darin importieren.

Und da haben Sie es – ein einfaches, aber leistungsstarkes System zur Verwaltung Ihres Kalenders mithilfe von KI. Indem Sie Claude ICS-Dateien lesen und schreiben lassen, können Sie globale Änderungen an mehreren Ereignissen vornehmen, indem Sie einfach sagen, was Sie wollen – Sie müssen sich nicht mehr durch Dropdown-Menüs und endlose Textdateien klicken, um jedes Ereignis manuell zu aktualisieren.