Häufige Gmail-Fehler, die Ihren Job gefährden könnten, und wie Sie sie vermeiden können

Der professionelle Umgang mit E-Mails ist entscheidend für die Wahrung Ihres beruflichen Rufs und die Gewährleistung der Geschäftskontinuität. Die unsachgemäße Verwendung von Gmail kann zu Fehlern führen, die schwerwiegende Probleme wie Informationslecks oder Missverständnisse bei gesendeten E-Mails verursachen. Einige dieser Fehler mögen einfach sein, aber ihre Folgen können erheblich sein und Ihren Arbeitsplatz gefährden, ohne dass Sie es merken. In diesem Artikel gehen wir auf die häufigsten Fehler ein, die viele Menschen bei der Nutzung von Gmail machen, und geben praktische Tipps, wie Sie sie vermeiden und die Professionalität Ihrer Korrespondenz bewahren können.

Unabhängig davon, ob Sie E-Mails in Ihrem Privatleben häufig nutzen oder ob Sie zum ersten Mal E-Mails am Arbeitsplatz verwenden, müssen Sie mit diesem grundlegenden Format für die Webkommunikation besonders vorsichtig sein, sonst könnten Sie in Schwierigkeiten geraten!

Versenden Sie vertrauliche Dateien ohne Verschlüsselung

E-Mails sind im einfachsten Fall nicht verschlüsselt. Jeder, der E-Mail-Daten auf ihrem Weg durch die Pipelines, aus denen das Netzwerk besteht, abfängt, kann sie als reine Textdatei lesen. Moderne E-Mail-Dienste müssen oft verschlüsselt werden, und dies liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, aber selbst dann ist es eine gute Idee, Dateianhänge in E-Mails manuell zu verschlüsseln, wenn sie sensible oder vertrauliche Informationen enthalten.

Dies ist normalerweise nicht schwieriger, als alle Dateien in einem verschlüsselten ZIP-Archiv abzulegen, was mit Anwendungen wie WinZip einfach zu bewerkstelligen ist. Sie können das ZIP-Passwort dann über einen anderen Kanal, beispielsweise per Telefonanruf, an den Empfänger senden oder sich vor dem Versenden der E-Mail auf ein Passwort einigen.

Klicken Sie in einer Massen-E-Mail auf „Allen antworten“.

Wenn Sie im Rahmen einer unternehmensweiten Ankündigung eine E-Mail erhalten oder in der E-Mail, die Sie erhalten haben, im Feld „Carbon Copy“ eine große Anzahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, sollten Sie bei der Antwort sehr vorsichtig sein. Wenn Sie eine Taste drücken „Allen antworten“, Sie kopieren alle Personen auf der Liste.

Dies nervt nicht nur all diese Leute, sondern kann auch zu einer enormen Menge an Datenverkehr auf Ihrem E-Mail-Server führen, insbesondere wenn mehr als ein paar Leute das Gleiche tun. Am besten verfassen Sie einfach eine neue E-Mail, die direkt an die Person oder die Personen gerichtet ist, mit denen Sie sprechen möchten.

Wenn Sie diese grundlegende Form der E-Mail-Etikette nicht befolgen, wird Ihr neuer Arbeitgeber nicht den besten Eindruck von Ihnen hinterlassen. Denken Sie also zweimal darüber nach, bevor Sie diesen Knopf drücken!

Vergessen Sie, dass die E-Mails Ihres Unternehmens nicht privat sind

Gehen Sie immer davon aus, dass jede Kommunikation, die Sie über ein Firmengerät, eine Firmen-App oder ein Firmenkonto tätigen, aufgezeichnet und gespeichert wird und jederzeit abgerufen und überprüft werden kann.

Wir haben alle schlechte Tage, aber das Letzte, was Sie tun sollten, ist, in einer Firmen-E-Mail unangemessene Dinge auszusprechen oder zu sagen. Auch wenn Sie denken, dass es nur zwischen Ihnen und einem anderen Kollegen geht.

Am besten sprechen Sie privat mit dieser Person oder nutzen Ihr Gerät und Ihre Ende-zu-Ende-verschlüsselte Messaging-App. Selbst dann ist das einzig wirklich private Gespräch das, das Sie mit sich selbst führen, da die Person, mit der Sie sprechen, ganz einfach einen Screenshot Ihres Gesprächs machen und ihn später gegen Sie verwenden kann.

Verwenden Sie nicht die BCC-Funktion

Es gibt zwei Arten von CC-Funktionen, und diejenige, die Sie am häufigsten verwenden sollten, ist Bcc (Blind Carbon Copy). Mit der Bcc-Funktion können Sie eine E-Mail an mehrere Personen senden, ohne dass die Empfänger die anderen Personen in der Liste sehen können. Sofern sich die Personen auf der Liste nicht bereits kennen und Sie ein allgemeines Gespräch zwischen einigen Teammitgliedern wünschen, ist es normalerweise am besten, BCC zu verwenden.

Wenn Sie eine Massen-E-Mail an Klienten oder Kunden versenden, sollten Sie auf jeden Fall eine Blindkopie der E-Mail verwenden, sonst besteht die Gefahr einer schwerwiegenden Datenschutzverletzung, die Sie in große Schwierigkeiten bringen könnte.

Es ist auch einfach zu machen. In Gmail müssen Sie beispielsweise nur auf die kleine Schaltfläche „Bcc“ klicken, und das Gleiche funktioniert auch in der neuesten Version von Microsoft Outlook.

Es ist viel besser, aus Versehen einen BCC zu verwenden als einen normalen, also seien Sie gewarnt!

Nutzung Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für persönliche Zwecke

Sie verfügen über eine eigene E-Mail-Adresse. Nutzen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens daher nicht für persönliche Zwecke wie die Kommunikation mit Ihrem Arzt, Anwalt, Freunden oder die Registrierung für Online-Konten. Es ist nicht nur ärgerlich, wenn Sie den Job wechseln, Sie verbrauchen auch Unternehmensressourcen für den persönlichen Gebrauch – was grundsätzlich inakzeptabel ist! Auch hier gilt: Ihre Firmen-E-Mails sind nicht privat!

Ignorieren Sie das juristische Kleingedruckte in geschäftlichen E-Mails

Möglicherweise sind Ihnen am Ende jeder E-Mail, die Sie von Ihrem Firmenkonto aus senden, einige kleine Buchstaben aufgefallen. Dies ist die rechtliche Richtlinie des Unternehmens in Bezug auf E-Mails, die Sie einhalten müssen, und besagt, dass der E-Mail-Inhalt Eigentum des Unternehmens ist.

Jedes Unternehmen kann hier etwas andere Regeln haben, aber Sie sollten sich in jedem Fall die Zeit nehmen, sorgfältig zu lesen, was im Kleingedruckten steht. Am wichtigsten ist, dass Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um die E-Mail-Richtlinien Ihres Unternehmens zu lesen, denn wenn Sie dies nicht tun, besteht die Gefahr, dass Sie unbeabsichtigt gegen diese Richtlinien verstoßen und Sie dann keine Entschuldigung mehr haben.

Obwohl Unternehmen heutzutage Apps wie Slack oder Microsoft Teams für die Kommunikation verwenden, wird E-Mail wahrscheinlich weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Art und Weise bleiben, wie Informationen im gesamten Unternehmen übertragen werden. Daher würden Sie sich selbst einen großen Gefallen tun, wenn Sie sicherstellen, dass Sie diese Unternehmens-E-Mail entsprechend verwenden die Regeln.