Geheimnisse von Microsoft Teams, die Ihre Produktivität steigern

Microsoft Teams ist nicht nur ein Messaging- oder Meeting-Tool, es verfügt auch über eine Reihe großartiger Funktionen, die vielen vielleicht unbekannt sind. Diese Funktionen können einen großen Unterschied bei der Verbesserung Ihrer täglichen Produktivität und der Rationalisierung Ihrer Abläufe machen. Egal, ob Sie die App nutzen, um mit Ihrem Team zu kommunizieren, Ihre Projekte zu verwalten oder sogar Ihre Zeit zu organisieren, diese verborgenen Geheimnisse helfen Ihnen dabei, das Beste daraus zu machen. In diesem Artikel besprechen wir die auffälligsten versteckten Funktionen in Microsoft Teams und wie man sie einfach aktiviert.

Schnelle Tipps

• Copilot in Microsoft Teams kann Besprechungen automatisch für Sie transkribieren.
• Sie können Transkripte in Echtzeit anzeigen, während das Meeting läuft oder wenn es endet.
• Sie müssen Copilot in den Teams-Einstellungen aktivieren, bevor Sie Ihr Meeting beginnen.

MS Teams ist eine der besten Meeting-Apps und konkurriert mit Apps wie Zoom und Google Meet. Wenn Sie es häufig verwenden, sind Sie wahrscheinlich mit den Grundlagen vertraut, aber Teams bietet viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht, denn in den Menüs sind eine ganze Reihe cooler Funktionen versteckt.

Hier ist ein Blick auf einige der besten versteckten Funktionen in Microsoft Teams.

1. Tastenkombinationen

Alle Microsoft-Anwendungen verfügen über Tastaturkürzel, aber es braucht Zeit, sie zu erlernen, und selbst erfahrene Benutzer kennen oft nicht alle Befehle, die ihnen Zeit sparen können. Sie können eine vollständige Liste aller MS Teams-Verknüpfungen anzeigen hier Oder indem Sie in Teams oben links neben Ihrem Profilbild auf die drei kleinen Punkte klicken und „Tastaturkürzel“ auswählen.

Es gibt viele Verknüpfungen in Teams und einige davon können Ihnen das Leben erheblich erleichtern. Zum Beispiel „Alt“, „Umschalt“ und „N“, um ein Meeting zu planen, oder „Strg“, „Umschalt“ und „M“, um das Mikrofon bei Bedarf schnell stummzuschalten.

2. Slash-Befehle

MS Teams verfügt außerdem über mehrere kursive Tastenkombinationen, auf die Sie jederzeit innerhalb eines Chats zugreifen und diese ausführen können. Geben Sie einfach „/“ ein, um die vollständige Liste anzuzeigen, und scrollen Sie dann nach unten, um die Verknüpfung auszuwählen, die Sie verwenden möchten. Es ist eine gute Idee, dies vor einem Meeting zu tun, um sich an die vielen verfügbaren Jobs zu erinnern. Auf diese Weise wissen Sie genau, was Sie eingeben müssen, wenn Sie unterwegs Ihren Status bearbeiten oder auf das Einstellungsmenü zugreifen müssen.

3. Liefermöglichkeiten

Manchmal senden Sie jemandem in Teams eine Nachricht, die dringend ist und eine schnelle Antwort erfordert. Wenn Sie die Benachrichtigung jedoch wie gewohnt versenden, bemerkt der Empfänger die Benachrichtigung unter all den anderen Nachrichten und Benachrichtigungen auf seinem Gerät möglicherweise nicht.

Hier kommt die Funktion „Lieferoptionen“ ins Spiel. Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten den Status „wichtig“ oder „dringend“ zuweisen, damit sie am anderen Ende deutlicher angezeigt werden. Mit der Einstellung „Dringend“ erhält der Empfänger weiterhin alle paar Minuten Benachrichtigungen, bis er antwortet – eine todsichere Möglichkeit, eine schnelle Antwort zu erhalten. Suchen Sie das Menü „Lieferoptionen festlegen“, indem Sie im Chat auf das „+“-Symbol klicken.

4. „Gemeinsam“-Modus

„Der Together-Modus ist nur eine kosmetische Funktion, aber er kann einen echten Unterschied darin machen, wie Sie sich während Ihrer Meetings fühlen und welche Ergebnisse Sie dabei erzielen.“ Es funktioniert, indem es die Kameraaufnahmen jeder Person aufnimmt und den Eindruck erweckt, als befänden sich alle Besprechungsteilnehmer in einem gemeinsamen Raum, wie einem echten Konferenzraum, mit einem einheitlichen gemeinsamen Hintergrund.

Um es zu verwenden, aktivieren Sie „Neue Besprechungserfahrung“ in den Teams-Einstellungen. Tippen Sie dann im Meeting auf die drei kleinen Punkte oben rechts und wählen Sie „Gemeinsam-Modus“.

5. Lob

„Lob“ ist eine tolle Funktion, mit der Sie Kollegen oder Teammitglieder loben oder mit kleinen bunten Slogans belohnen können, ähnlich den Aufklebern, die Sie in der Schule an Schüler kleben. Es gibt eine Reihe verschiedener Lobsprüche, mit denen man loben kann, wenn jemand optimistisch, kreativ, ein guter Anführer oder ein Teamplayer ist. Der geschickte Einsatz von Lob kann sich als wirksam erweisen, um die Arbeitsmoral zu steigern.

6. Nachrichten speichern

Dies ist eine kleine Funktion, die jedoch nützlich sein kann und leicht unbemerkt bleibt. Sie können wichtige Nachrichten im Chat speichern, um sie später noch einmal durchzusehen und erneut zu lesen. Sie müssen lediglich auf die drei Punkte neben der Nachricht klicken und dann „Diese Nachricht speichern“ auswählen. Sie können dann jederzeit auf Ihr Profilbild tippen und „Gespeichert“ auswählen, um alle Ihre gespeicherten Nachrichten aus früheren Besprechungen und Diskussionen anzuzeigen.

7. Genehmigungen

Schließlich gibt es noch Genehmigungen – eine weitere Funktion, die viel Zeit spart. Diese Funktion ermöglicht es Personen in Autoritätspositionen, wie Managern und Vorgesetzten, schnell und einfach Arbeiten, Dokumente und andere Anfragen des Teams zu genehmigen. Dazu müssen Sie das Approvals-Add-on auf Teams installieren. Anschließend können Mitarbeiter Genehmigungen erstellen und an relevante Parteien senden, und Manager können sie mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.