Wenn Ihr Posteingang mit Nachrichten überfüllt ist, die bearbeitet werden müssen, entsteht schnell ein Durcheinander, das es schwierig macht, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Die Lösung besteht nicht nur darin, Nachrichten zu lesen, sondern sie direkt in eine klare und geordnete Aufgabenliste umzuwandeln, die Ihnen dabei hilft, Dinge zu erledigen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einfachen Schritten jede E-Mail in eine umsetzbare Aufgabe umwandeln und so Ihren Tag besser organisieren und produktiver gestalten.
Schnelle Tipps
- Verwenden Sie die in Gmail integrierte Aufgabenfunktion als einfache Lösung, um E-Mails in eine Aufgabenliste umzuwandeln.
- Leiten Sie E-Mails an Todoist weiter, um Aufgaben zu organisieren und Fälligkeitsdaten hinzuzufügen.
- Wandeln Sie Nachrichten mithilfe des integrierten Aufgabenmanagers von Outlook automatisch in Aufgaben um.
Mit E-Mails beginnt die Arbeit, sie endet jedoch selten. Wichtige Nachrichten enthalten oft Aufgaben, Termine oder Nachverfolgungen, die leicht übersehen werden können, wenn sie in Ihrem Posteingang vergraben bleiben. Durch die Konvertierung von E-Mails in Aufgabenelemente bleibt Ihr Arbeitsablauf organisiert und Sie können sicherstellen, dass Sie nichts verpassen.
Hier sind drei einfache Möglichkeiten, E-Mails mithilfe von Tools, die Sie möglicherweise bereits haben, in eine Aufgabenliste umzuwandeln.
Verwenden Sie die integrierte Aufgabenfunktion von Gmail
Wenn Sie Gmail verwenden, ist bereits eine einfache Aufgabenliste integriert. Mit Google Tasks können Sie jede E-Mail mit nur wenigen Klicks und ohne Add-Ons oder Integrationen in eine Aufgabe umwandeln. So wandeln Sie E-Mails in Gmail in Aufgaben um:
Schritt 1: في Google Mail, Öffnen Sie die Nachricht, die Sie in eine Aufgabe umwandeln möchten.
Schritt 2: Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie „Zusätzlich zu den Aufgaben.
Weiter zu Schritt 3: Klicken Sie auf die angezeigte Aufgabe und überprüfen Sie das Fälligkeitsdatum und die Details.
Sie können eine E-Mail auch direkt in den Aufgabenbereich ziehen, wenn dieser bereits geöffnet ist. Diese Methode ist schneller und ideal für die Verwaltung einfacher Aufgaben im Zusammenhang mit dem Posteingang.
E-Mails an Todoist weiterleiten
Todoist ist ein beliebter Aufgabenmanager, der sich nahtlos in E-Mail integrieren lässt. Es bietet Ihnen mehr Flexibilität als Google Tasks, insbesondere wenn Sie Kategorien, Filter und wiederkehrende Fälligkeitsdaten hinzufügen und Projekte organisieren möchten. So verwenden Sie E-Mail mit Todoist:
Schritt 1: Öffnen Todoist
Schritt 2: Klicken Sie auf Ihr Profilbild und dann "Einstellungen".
Weiter zu Schritt 3: Gehen Sie zu Integrale und klicken Sie auf Integrale addieren.
Schritt 4: Ich suche nach Browser Ihre E-Mail und klicken Sie "Zusatz".
Schritt 5: Öffnen Sie Ihre E-Mail-App und öffnen Sie die gewünschte E-Mail.
Weiter zu Schritt 6: Klicken Sie auf das Symbol Todoist Das erscheint.
Schritt 7: Füllen Sie die Details aus.
So verwenden Sie die Betreffzeile in Todoist für Kategorien und mehr
Wenn Sie eine E-Mail an Todoist weiterleiten, wird die Betreffzeile zum Aufgabennamen und Sie können sie auch verwenden, um Ihre Aufgabe schnell zu organisieren. Durch das Hinzufügen von Sonderzeichen können Sie die Aufgabe einem Projekt zuordnen, Beschriftungen hinzufügen und ein Fälligkeitsdatum festlegen. So geht's:
- Mittels „#Projektname“ wird die Aufgabe einem bestimmten Projekt hinzugefügt.
- Verwenden von @label – Fügt ein Label hinzu.
- Geben Sie den Fälligkeitstermin mit „heute“, „morgen“ oder einem Datum an.
Beispiel:
„Spesenabrechnung morgen einreichen #Arbeit @Finanzen“
Dadurch wird eine Aufgabe mit dem Namen „Spesenabrechnung einreichen“ erstellt, die morgen fällig ist, unter dem Projekt „Arbeit“ aufgeführt ist und die Bezeichnung „Finanzen“ trägt.
Verwenden Sie die Aufgabenfunktion in Microsoft Outlook
Für Benutzer von Microsoft bietet Outlook einen leistungsstarken integrierten Task-Manager, der nahtlos mit Ihrer E-Mail zusammenarbeitet. Sie können Nachrichten zur Nachverfolgung markieren oder sie in Aufgaben mit Erinnerungen und Kategorien umwandeln. So wandeln Sie eine E-Mail-Nachricht in Outlook in eine Aufgabe um:
Schritt 1: Öffnen Ausblick, Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie „Aufgabe erstellen“.
Schritt 2: tippen Sie auf „Erinnerung hinzufügen.“
Weiter zu Schritt 3: Wählen Sie nach Bedarf Fälligkeitsdatum, Priorität und Kategorie.
Wenn Sie Microsoft To Do verwenden, werden markierte E-Mails aus Outlook automatisch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.
So funktionieren Outlook-Aufgaben und markierte E-Mails
Microsoft To Do ist eine Aufgabenverwaltungs-App, die mit Outlook synchronisiert wird. Wenn Sie eine E-Mail in Outlook kennzeichnen, wird sie automatisch zu Ihrer Liste „Kennzeichnete E-Mails“ in Microsoft To Do hinzugefügt. Dadurch wird eine mit der ursprünglichen Nachricht verknüpfte Aufgabe erstellt, sodass Sie leichter darauf zugreifen können. Sie können dann direkt in „To Do“ Fälligkeitsdaten und Erinnerungen festlegen und Notizen hinzufügen.
Durch die Anwendung dieser Methoden dienen Ihre E-Mails nicht mehr nur der Informationsweitergabe, sondern werden zu klaren Aufgaben, die Sie nach und nach erledigen. Probieren Sie die Schritte aus, die wir Ihnen mitgeteilt haben, und bemerken Sie den Unterschied in Ihrer täglichen Arbeitsweise. Haben Sie zusätzliche Tools oder Tipps? Teilen Sie es mit uns und helfen Sie uns, anderen zu einer besseren Organisation und Produktivität zu verhelfen.
